一、前言
集中採購是公司經營管理活動中非常重要的環節，全體員工和各級管理人員應按自己的崗位職責承擔與集中採購相關的責任，不得將集中採購推給財務部或個別人員身上，應上下通力合作積極參與，提公升採購效能和採購價效比，降低採購成本和採購風險，維護公司利益。各級管理人員、職能部門和財務部要加強集中採購組織管理。
二、部門職責
（一）集中採購需求部門的主要職責
需求部門集中採購流程：提出採購需求→搜尋分析合作夥伴資訊→推薦談判人→確定採購優先級別和採購時限→提供合作夥伴收集渠道、方式→制定集中採購談判方案或要點並報相關權責人審核→根據集中採購不同階段分別派人參與採購談判、採購執行、採購物流倉儲、採購貨物核對、質量檢查→驗收。
1、根據工作目標、任務和已審批的預算，向市場產品發展部與財務部提出採購需求，編制採購需求說明；
2、蒐集初次合作夥伴的基本資訊、整體實力、內部結構、運作流程、經辦人或負責人在組織中的地位、評估支付或履約能力以及在同行業中的地位；若需組織上門考察，報職能部門及分管副總同意後方能組織2人以上進行實地考察，並在採購需求中詳細描述考察內容及考察評價結果，對初次合作夥伴一般應向市場產品發展部與財務部推薦三家，最少應推薦兩家；
3、對採購的物品、貨物、服務應詳細描述材料、加工、安裝、售後、品牌、與行業內知名企業（原廠商）質量差異內容，對型號、配置、功能、服務等基本要素進行對比說明，找出每個推薦合作夥伴的品質差別，按行業慣例整體採購，絕不允許自行撤段**，特別是**因素的構成應介紹清楚，找到**差異的核心點和關鍵點，提公升後期談判與執行效率；
4、向市場產品發展部和財務部推薦第一輪或第二輪談判人，指出他們的特長與專業特點；
5、根據公司需要或業務專案執行方案，提出採購物品、貨物和服務的先後順序和具體採購時限；
6、向市場產品發展部和財務部提供合作夥伴收集渠道、方式，特別是不常見或專業性強的貨物應介紹清楚；
7、在市場產品發展部的組織下，編制集中採購談判方案或要點並報相關權責人和權責部門審核或審批，派人參與集中採購談判、採購執行、採購物流倉儲、採購貨物品牌、型號核對、質量檢查和驗收，在驗收單上簽字確認並對採購質量結果負直接責任；
8、嚴格執行公司的財經紀律，在財務部統一領導下，參與集中採購工作的其他相關事宜。
（二）市場產品發展部的主要職責
市場產品發展部集中採購組織管理流程：根據需求部門編制的採購需求說明審核各部門採購需求→確定採購檔次或**區間→預算審查，提出預算執行順序與策略→審查找價程式或考察程式→參與談判→建立紅白黑名單庫→協助財務部組織採購詢價、採購談判、採購執行、物流倉儲、採購驗收和採購核算等工作
1、對經營性採購協助財務部按營銷經費管理原則進行組織管理；
2、審查一線部門和生產部門的採購需求編寫質量，根據經營需求或合同訂單內容，確定採購檔次或**區間，提交權責領導審批後提交財務部；
3、對需求部門的採購需求進行預算審查，向財務部提出預算執行順序與策略，對不符合預算和營銷經費管理的要求予以拒絕；
4、對需求部門的詢價程式和上門組織的考察程式進行審查，向財務部提出審查意見，必要時在財務部的統一組織下對採購需求進行單獨或聯合詢價並向財務部提出採購建議；
5、在財務部的領導下，派員參與集中採購的第一輪或第二輪談判，並在談判函中簽字確認。必要時組織需求部門在談判前編寫談判要點或談判方案，對經營性採購負管理責任；
6、建立紅白黑名單庫，提出紅白黑名增加和刪除名單，報財務部經理審批同意後進行更新管理，並在辦公oa上公布；
7、協助財務部組織採購詢價、採購談判、採購執行、物流倉儲、採購驗收和採購核算等工作，提公升集中採購效能；
8、嚴格執行公司的財經紀律，做好集中採購風險防範管理，在財務部統一領導下，參與集中採購工作的其他相關事宜。
（三）行政部的主要職責
行政部集中採購組織管理流程：審核各部門非經營性採購需求→確定採購檔次或**區間→預算審查，提出預算執行順序與策略→審查找價程式或考察程式→參與談判→組織執行定點採購→協助財務部組織採購執行、採購驗收和採購核算等工作
1、對非經營性採購協助財務部按非經營性經費管理原則進行組織管理，並對所有集中採購的物流倉儲和採購驗收負直接責任；
2、審查各部門非經營性採購需求編寫質量，根據需求內容確定採購檔次或**區間，提交權責領導審批後提交財務部；
3、對需求部門的採購需求進行預算審查，向財務部提出預算執行順序與策略，對不符合預算和非經營性經費管理的要求予以拒絕；
4、對需求部門的詢價程式和上門組織的考察程式進行審查，向財務部提出審查意見，必要時在財務部的統一組織下對採購需求進行單獨或聯合詢價並向財務部提出採購建議；
5、在財務部的領導下，派員參與非經營性集中採購的第一輪或第二輪談判，並在談判函中簽字確認。必要時在談判前編寫談判要點或談判方案，對非經營性採購負管理責任；
6、按集中採購執行許可權，負責定點採購的組織執行，對執行結果負責；
7、協助財務部組織採購執行、採購驗收和採購核算等工作，提公升採購效能。對所有集中採購的物流倉儲組織人員按相關制度對供貨週期、運輸方式、物流組織、臨時倉儲等工作進行綜合管理並執行到位；對所有集中採購的貨物或服務進行全面驗收，按合同條款或談判函要求進行逐項清點驗收，在驗收單上簽字確認並對驗收結果負責；
8、嚴格執行公司的財經紀律，做好集中採購風險防範管理，在財務部統一領導下，參與集中採購工作的其他相關事宜。
（四）財務部的主要職責
財務部集中採購組織管理流程：採購前預算審查→採購前詢價審查→需求審查→確定採購級別或型別→確定採購優先級別和採購時限→審查談判方案確定談判輪次→組織需求和職能部門談判→確定合作方名次順序→採購決策→監督需求和職能部門合同簽訂→組織需求與職能部門下達供貨通知書和驗收通知書→合同支付→組織需求職能部門或行政部採購執行→行政部組織物流倉儲→行政部組織採購驗收→行政部組織採購貨物移交使用或入庫→採購結算或合同支付→採購核算和評價。
1、財務部是集中採購的組織和管理部門，代表公司對集中採購各環節進行組織領導，對採購組織管理負直接責任，按公司相關制度許可權對違規部門違規人員實施考核和獎罰，從源頭上防範集中採購各類風險的發生；
2、審查各部門提出的採購需求，嚴格檢查集中採購預算的合法性和合理性，按許可權審核或審批集中採購詢價、上門考察、採購談判、採購決策、採購執行、物流倉儲、採購驗收等人員的組織管理，嚴格執行詢價人員和上門考察人員與談判人員、多輪談判人員與決策人員、執行人員、驗收人員為不同人員組成的規定。特別是談判人員不參與決策、決策人員不參與談判且不得與**商見面的規定要堅決執行到位，杜絕各類採購事故和風險的發生；
3、對各需求部門**明顯不合理、**構成因素不清楚、可能存在內外勾結或不負責任的集中採購需求，可派出財務人員單獨或與其他職能、需求部門進行聯合詢價，力爭使每項採購按公司制度規定的標準執行；
4、組織所有集中採購的談判，全程派員參與集中採購的談判工作，監督管理職能部門和需求部門的談判行為，按財務相關制度防範集中採購過程中可能造成的風險；參與人員審批談判函並在談判函上簽字確認，對需要多輪的集中採購談判應審查需求部門在談判前編寫談判要點和談判方案；對於明顯存在**欺詐、資訊不對稱、無合作誠意、履約能力不強、不守信用或收買公司相關內部人員的**商或品牌商，財務部參與人有權立即終止現場談判並按許可權重新選擇合作夥伴，同時參照執行公司市場營銷制度中相關談判條款的規定，確保集中採購實現高價效比、高投資回報率的要求；
5、在談判中應根據預算和談判需求清晰界定雙方的責、權、利，界定採購標的質量、品牌、型號、技術引數、材質要求、供貨週期、物流倉儲方式與費用承擔方式、供貨通知方式和供貨通知權責人，明確採購標的數量、單價、總價和付款方式、驗收標準和驗收權責人、質保與維護期限和內容與質量標準、質保期滿後的付款或處理方式、違約責任等內容，讓每次集中採購談判都有乙個清晰的結論；必要時在談判合作核心要求達成後，可商定合同條款，盡量採用公司的制式合同模板或由公司起草合同。財務部談判參與人應將談判的要點詳細向財務部的合同審核人匯報清楚並提出合同審核中應注意的要點；
6、需求部門按公司合同管理制度與**商或品牌商進行合同簽訂後，組織相關職能部門與需求部門進行溝通，按實際需求或合同內容確定下單時間、規格型號、數量，相關職能部門填寫供貨通知書後，由需求部門簽字後進行再次確認，對於多次供貨的集中採購應核對集中採購的預算金額使用進度、建好供貨台賬、按期進行驗收和結算。
7、根據合同和集中採購談判達成的合作條件，組織職能部門編制集中採購物流驗收通知書，詳細填寫物流倉儲方式、到貨時間、**商或品牌商聯絡人和詳細的驗收標準，特別是驗收標準應標明品牌、規格型號、技術引數、材質要求、驗收權責人等內容，財務部簽字後提交給行政部執行，由行政部通知相關職能部門和需求部門進行貨物驗收與接收；
8、對重大採購或可能存在風險的採購財務部應派出專人參與驗收，對定點採購、零星採購、常態採購、一般的專案採購在驗收環節採用隨機抽查的方式參與驗收，對驗收中出現的各類問題應按權責及時糾正和處理，按採購金額許可權做好各類採購的審核審批工作，對採購決策參與人員應按職責進行全面審查，向公司權責領導人提出決策人員建議名單，對經常違反財務制度和財經紀律的人員應從嚴控制，無論是誰均不讓其參與集中採購的各個環節；
9、全方位代表公司做好集中採購的定期核算和評價工作，監督管理採購過程和採購結果的規範性與合法性，特別是各採購環節轉換應重點關注，提公升採購效能、降低採購成本、防範採購風險。對於集中採購中可能發生的風險或價效比較低、單價過高的各類採購審核，可行使逆向否定權；
10、在公司的統一領導下，不斷優化集中採購流程和相關採購標準，做好**商或品牌商信用管理記錄和更新，組織市場產品發展部建好**商紅白黑名單庫並按權責審批，經常查詢公司常用裝置、貨物的採購渠道和**變化資訊，總結採購組織管理工作中存在的問題並提出改進優化意見和建議，報權責領導審批後執行。
財務部可根據採購型別和採購金額對組織管理流程按制度進行優化，既能全面防範集中採購風險又便於採購執行並提公升採購效能。
集中採購流程規範
物資申購 1 物資申購人須根據月度生產計畫所需的各種原材料總量及合理庫存數，編制採購計畫及要求到貨時間說明。2.採購部計畫與生產部計畫應密切溝通與配合，防止造成生產的脫節。3 採購申請單應詳細填寫材料名稱 規格型號 數量及有關技術引數 參考 和 廠家及用途 根據採購金額的不同，經有關負責人批准簽字後...
集中採購方案
1.行業背景 近年來，隨著電力體制改革的深入開展，廠網分開，競價上網的全面實施，給電力企業帶來新的嚴峻考驗。伴隨電力企業集團物資管控力度的逐步加大，各集團搭建自主電子商務平台對下屬電力企業物資採購進行統一管控，已成為各集團物資管理資訊化工作的一項重要舉措。電力集團下屬單位眾多，且區域分散，日常物資採...
集中採購管理系統
規範採購程式，透明採購過程 合理資產配置，調控預算執行 加強監督管理，做好採購工作 一 主要功能 1 採購申請 審批 各部門根據工作需要，填寫採購申請單 相關領導對各部門提交的申購單進行審核。支援多種資金 採購 申請與審核時可參考國子固定資產管理系統中該部門已配置資產情況。2 生成採購計畫 審核通過...