下面採用舉例說明的方式，具體分析公文處理方面常見的錯誤。所舉的例子，有親身經歷的，也有道聽途說的，有現實生活中發生過的，也有虛構的。虛構也好，不虛構也罷，目的是從中吸取經驗教訓，不重複自己犯過的錯誤，不去犯別人犯過的錯誤。
一、報告與請示不分
報告與請示雖然都是上行文，但它們是兩個不同的文種。報告與請示的區別主要表現在以下四個方面：
一是發文的目的不同。報告的目的是向上級提供情況、建議，供上級決策、審議時參考，報告不得夾帶請示事項，而請示則是向上級陳述要求、想法，請上級批准、指示或解決。再進一步說，報告只是將有關情況說給上級聽一聽，不需要上級給予批覆或答覆，而請示則要求上級必須給予批覆或答覆。
二是寫作的時間不同。報告通常是事後寫作，而請示必須是事前行文，不能先斬後奏，不能放「馬後炮」。
三是結尾的用詞不同。報告的結尾常用「以上報告請審議」、「特此報告」、「專此報告」、「以上報告如無不妥，請批轉各地執行」等字樣，而請示的結尾往往是 「以上請示當否，請批覆」、「以上請求可否，請指示」、「以上辦法可否，請批示」，等等。另外，請示還應該在附註處註明聯絡人的姓名和**號碼。
四是檔案的容量不同。報告的內容可以面面俱到，也可以是專項內容，而請示必須是「一文一事」，另外還不能多頭主送、越級主送和下發。
我們在報告與請示這兩個文種的使用上經常出現錯誤。比如，違背「一文一事」的行文規矩，在乙個請示件中寫有好幾件事情，讓上級很難辦，沒法批覆。比如，報告中夾帶請示事項，既令人百思不得其解，也沒法處理。
比如，請示不用陳述的語氣和請求的語氣去寫，用的是質問的口吻，甚至連續使用若干個問號。比如，經常將請示與報告混為一體，寫的是關於什麼事項的請示報告。請示就是請示，別帶個累贅，加上「報告」兩個字。
這些問題都有悖於公文處理的相關規定，是不允許出現的。
二、平行機關之間行文錯用請示
「函」是黨政機關公文中唯一的乙個平行文，用於平行機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門請求批准某個具體問題。
我們經常發現不相隸屬的平行機關之間行文用的不是「函」，而是「請示」。比如，某部門向財政部門申請經費，不寫關於申請什麼經費的函，寫的卻是關於申請什麼經費的請示。把「函」寫成「請示」，要麼就是為了達到自己的目的，故意作出一種毫無道理的謙虛姿態，要麼就是不懂得「請示」與「函」的不同用處，不知道什麼時候該用「請示」，什麼時候該用「函」。
三、該簽署意見時不簽署
領導簽發公文應當明確簽署意見，並寫上姓名和時間，若圈閱則視為同意。審批收到的公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
我們有些同志執行這方面的規定不夠認真。比如，不論發文還是收文，也不**件中有無具體的請示事項，一律簽個名或者畫個圈就完事。有的時候只寫個姓，讓人弄不准此人到底是誰，只好根據筆跡去猜測，這也不符合公文歸檔的要求。
簽個名，畫個圈，寫個姓，讓文秘人員難以判斷領導的真實意圖。如果是發文，可以算作同意發文；如果是收文，那就表示已經看過；如果收到的檔案裡面有具體的請示事項，就實在把握不准領導是看明白了故意不表態呢？還是沒看見檔案裡面有具體的請示事項呢？
在籤不簽署意見這個問題上，我們應該自覺遵守有關規定。審批本機關製發的檔案，如果同意發文，就明確寫上「同意」兩個字，然後寫上姓名和審批日期。看完閱知性檔案，就寫上「已閱」兩個字，再把姓名和閱文日期也寫上。
見到有具體請示事項的檔案或需要辦理的檔案，就把如何答覆或辦理的具體意見寫清楚，再寫上姓名和批示日期。意見寫得具體，便於操作，便於執行，便於落實；意見寫得籠統，不好操作，不好執行，不好落實；領導不寫意見，只簽個名、寫個姓或畫個圈，下屬不知所云，就無法操作，無法執行，無法落實。
四、以傳閱代替承辦
傳閱是指兩個以上人員或部門輪流傳看乙份檔案，是機關公文處理工作中經常採用的一種公文處理方式。它既可以有效地解決檔案少與閱文人數多的矛盾，也有利於領導之間、部門之間互通訊息，了解掌握其他領導、其他部門對如何處理某一檔案的看法。通常情況下，上級機關的重要會議檔案，需要幾位領導共同批辦的檔案，主要領導在檔案上批示讓其他領導和相關部門閱知、閱辦的檔案，都應該採用傳閱的方式。
但是，傳閱絕不是只閱不辦，絕不能以傳閱代替承辦。
所謂以傳閱代替承辦的問題，與上面講的該簽署意見時不簽署的問題既相同又不盡相同。相同之處是，都沒有提出辦理意見。不同之處是，該簽署意見時不簽署的問題純屬領導的責任，以傳閱代替承辦的問題既有領導的責任，又有相關部門的責任。
做公文處理具體工作的同志經常遇到的問題是，收到乙份裡面含有具體工作要求、需要具體辦理的檔案，送給主要領導、主管領導、相關部門負責人和具體工作人員傳閱了一圈兒，誰也沒提出辦理意見，都無動於衷，最後原封不動，回到文書那裡立卷歸檔了。當上級機關過問辦理結果時，又往往互相推卸責任。這都屬於不該發生的故事。
不論主要領導、主管領導、相關部門負責人還是具體工作人員，見到上級檔案就要立即作出反映，辦不辦理都要有所反映。如果領導沒有反映，相關部門要有所反映，積極主動地向領導提出辦理意見和建議。比如，見到上級機關製發的政策法規性檔案，我們就得**執行，必要時還應該加個**按語，結合自己的實際再提幾條具體要求，與上級檔案一併貫徹執行。
這是必須要做的，不能視而不見，無動於衷。
對上級機關製發的所有檔案，我們難以做到事無鉅細逐一落實，應當區分輕重緩急，妥善地去處置，該認真的時候一定認真，該落實的事項一定落實，該用十分力氣的就用十分力氣，該用一分力氣的也別拿出兩分力氣。這需要智慧型，這也是一種領導藝術。
五、簽署意見時用詞不當
此問題不太具有普遍性，但也不是絕無僅有。比如，處理某個檔案時，主要領導想讓某某副職提出處理意見，就應該寫「請某某同志提出意見」，可是沒這樣去寫，寫的卻是「請某某同志閱示」。這就讓人分不清誰是誰的領導，誰領導誰了。
「閱示」這個詞兒不是隨便用的，只能用於下對上，絕對不可以用於上對下。副職請主要領導簽署意見，部門請分管領導簽署意見，都可以用「閱示」兩個字，而且也必須用「閱示」兩個字。不這樣用，就是不懂規矩，不尊重領導。
換個說法，「閱示」就是上級領導的專利，不能隨意把它轉讓給下級去使用。
上級請下級「閱示」，其初衷可能是出於禮貌，出於尊敬，出於謙虛，也可能是出於別的什麼考慮，但實在沒有這個必要。
六、領導幹了不該幹的活
收到上級機關製發的公文，應該先由辦公部門主任提出擬辦意見，再呈送領導批示，領導批示後再轉送相關部門去具體辦理。此做法好處多多：其一，符合黨和國家的有關規定，有據可查，有章可循；其二，能把領導從繁雜的事務性工作中解放出來，便於領導想大事、議大事、抓大事、成大事；其三，發揮辦公部門主任的「外腦」作用，「外腦」輔佐「內腦」工作，能有效地避免或減少失誤；其四，一旦出現失誤，可以怪罪辦公部門的主任，批評他瞎參謀、餿主意、亂彈琴等等。
有些單位收到上級機關製發的公文，不是先由辦公部門主任提出擬辦意見，再呈送領導批示，而是省略了 「擬辦」這道程式，直接呈送領導批示，讓領導幹了不該他幹的活。此做法的好處是可以提高工作效率，但弊端太多：其一，不符合黨和國家的有關規定，無據可查，無章可循；其二，忙了領導，閒了主任，這不對勁兒；其三，領導被事務性工作纏住，無暇顧及大事，有可能誤了大事，壞了大事；其四，領導也是人，人都有失誤的時候，何況領導那麼忙，哪有時間看那麼細，難免失誤；其五，一旦出現失誤，沒人可以怪罪，沒人可以批評。
權衡利弊，還是應該按照黨和國家的有關規定，增加辦公部門主任「擬辦」這道程式為好。
七、越權簽發公文
公文須經本機關領導人審批簽發，重要公文應當由機關主要領導人簽發。以本機關名義製發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義製發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。
有時候我們沒有完全按照上述規定去做。比如，上行文本來應該由正職簽發，個別的也有副職代簽的。出現這方面問題，不可能是故意的，可能是對有關規定不了解。
對黨和國家的有關規定，可以這樣理解和執行：其一，凡以本機關名義製發的公文，正職都可以簽發；其二，上行文必須由正職簽發，如果沒有正職，可以由主持工作的副職簽發；其三，副職可以簽發下行文或平行文，但必須是屬於自己分管工作範圍內的才能簽發；其四，副職的分工是正職給分的，副職簽發分管工作範圍內的下行文或平行文，可視為正職已經授權；其五，重要公文由正職簽發，而如何認定下行文或平行文當中的重要公文，目前卻沒有明確的說法，只能靠副職自行理解和把握，一般情況下副職覺得自己能夠負起責任的就簽發，如果覺得事情重大、自己承擔不了責任的就轉呈正職簽發。
八、成文日期寫得不準確
成文日期一般署會議通過或者領導人簽發日期；聯合行文署最後簽發機關領導人的簽發日期；電報以發出日期為準。
我們對這方面規定有所忽略，成文日期往往寫得不準確，有時候錯把部門起草日期當作成文日期，也有時候錯把打字員打字日期當作成文日期。
為避免出現類似錯誤，成文日期可以這樣掌握：其一，不論單獨行文還是聯合行文，凡屬於會議通過的，就署會議通過日期；其二，如單獨行文，凡未經會議通過的，就署領導人簽發日期；其三，如聯合行文，凡未經會議通過的，就署最後簽發機關領導人的簽發日期。
九、下行文和平行文也標註簽發人姓名
上報公文應當在發文字號右側標註簽發人，簽發人後面標註簽發人姓名。這是有根有據、毫無疑義的做法。
下行文和平行文標不標註簽發人姓名，黨和國家都沒有明確規定。目前，各級黨政機關的通常做法是下行文和平行文不標註簽發人姓名，但也有個別機關的下行文和平行文標註了簽發人姓名。
公文標不標註簽發人姓名，代表的都是發文機關的意志，絕對不是某個簽發人的意志。可見，下行文和平行文沒有必要標註簽發人姓名。
為什麼上行文應當標註簽發人姓名呢？據我理解，「上行文應當標註簽發人姓名」的規定，與「上行文由主要負責人或者主持工作的負責人簽發」的規定是一脈相承的。上行文標註了簽發人姓名，且簽發人姓名為主要負責人或者主持工作的負責人，則表明它確實不是某個副職同意上報的，而是經過主要負責人或者主持工作的負責人同意，才上報的。
再進一步說，作出「上行文應當標註簽發人姓名」的規定，等於為執行「上行文由主要負責人或者主持工作的負責人簽發」的規定加了一道防線，以防止出現由非主要負責人或者非主持工作的負責人擅自越權簽發上行文的問題。
十、將公文直接報給上級機關的領導
除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公部門按規定程式處理，不應直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送請示、意見和報告。
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