1.6.2 書寫公文本跡要工整、清晰，書寫各種公文一律使用簽字筆、鋼筆或毛筆，禁止使用鉛筆或原子筆。領導簽發、批閱公文也要使用簽字筆、鋼筆或毛筆。
l.6.3 各部室、各部門在各自的工作範圍內，收集情況、部署工作方面的公文，可用部室、部門的名義發文。
各部室、各部門自行列印的公文也一定要按規定及時歸檔。翻印、複製的公文，應當視同正式公文貫徹執行，並妥善管理。
1.6.4 印章的管理
需蓋公司印章的公文(包括請示、批覆、報告、法人授權委託書、合同、協議書等)經主管領導簽發後，方可用印，簽發公文原稿和公文列印件同時歸檔。
1.6.4.2本單位統計報告、財務報表、人力資源報表、工程竣工資料等資料，需有製表人、審核及主管領導簽字後方可用印。
2．公文歸檔工作
2.1 歸檔範圍：凡在本公司工作活動中直接形成的具有查考利用價值的公文材料，均屬歸檔範圍。
2.2 歸檔時間：各部室、各部門應在每星期一前將上一星期的公文整理好後交辦公室專職文書人員立卷歸檔，應歸檔的公文，在一段時間內使用較頻繁的，可以在歸檔後借用。
2.3 歸檔要求：
2.3.1 歸檔立卷的公文必須齊全、完整、可靠。關於某個問題向上級機關的請示以及上級機關對此件的批覆必須立卷在一起，處理某件事情全過程中所產生的檔案應當盡量立卷在一起。
2.3.2凡以單位名義發出的公文，在蓋公司的印章時，正式公文連同原稿一併交辦公室專職文書人員存檔。
2.3.3為使文書工作達到規範、條理，保證業務工作日常利用，要做好日常的歸卷立檔工作。
凡是上級或外單位來文、來信等，承辦人辦完後將公文、信件交辦公室專職文書人員存，如確實需要在部室、部門存放使用的可暫存有關部室、部門，年終整理後再統一交到辦公室。任何個人都不得私自儲存應當歸檔的公文。
公文處理的有關常識和技巧
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公文處理與檔案管理的銜接處理
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