行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書。公文格式規範化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發揮公文作用，維護公文嚴肅性和權威性的必要條件。鐵道部對鐵路行政機關的公文格式有嚴格的規定和要求。
本文針對實際工作中公文格式常出現的不規範現象進行了歸納分析，提出了相應的對策。
一、公文格式中常出現的不規範現象
1．發文字號標註不規範。在實際工作中，有些單位把機關的簡稱直接作為機關代字使用，致使文號太長。有的單位發文字號的年份用圓括號「（）」括入，而不是用規範的六角括號「〔〕」。
對於字型大小和字型，有的用小3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發文字號序號出現編虛位（即001），出現「××函〔2007〕001號」等不規範格式。
2．文種使用不當。有的基層單位要求上級機關投資補助的上行文，應用「請示」文種錯用為「報告」文種，無法得到上級機關的「批覆」；有的單位將對下級單位的「批覆」錯用為「函」的文種。公文標題中錯用文種，往往使公文失去其應有的嚴肅性。
有的甚至嚴重影響行文的作用和效率。
3．公文標題不規範。有些部門有不規範的做法是：一是標題中濫用符號；二是在公文標題的擬制上，冗長繁瑣。
標題中使用了多種標點符號，較多的是使用頓號和書名號；標題中「事由」概括得不簡要，**（批轉）性檔案，標題照搬照抄，層層照轉，乙個片語套乙個片語，冗長臃腫。
4．引用文號不規範。有些部門公文中，將其順序前後倒置。有的先引文號後引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。
例如，「根據鐵道部鐵辦〔2007〕12號文《關於×××的通知》」，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為「根據鐵道部《關於×××的通知》（鐵辦〔2007〕12號）」。
5．結構層次序數使用不規範。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。規範的結構層次序數要求，第一層為「
一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1．」，第四層為「⑴」。而在使用中常出現的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數與上位序數倒置；二是層次跳躍，或在「（一）」、「⑴」後加頓號，寫成「（一）、」或「⑴、」等。
6．成文日期標識不規範。常出現的問題：一是標註位置太低或太高，以至於印章距正文太遠或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送籤日期作為成文日期；四是聯合行文主辦機關簽發日期作為成文日期。
7．印章加蓋不規範。印章是公文制發機關對公文負責的憑證，必須規範使用。但常出現不規範現象：
一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。印章正確的加蓋位置：印章上弧距正文2mm—4mm。
8．附件標註不規範。一是附件和正文間隔或大或小；二是把被批轉、**、印發和發布、公布的內容作為附件處理；三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫；四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數字標識，附件名稱後加標點符號；五是附件跟附註區分不清，在印發檔案時不管是附件還是附註全當作附件，導致關係的確認錯誤。
9．抄送機關標識不規範。抄送機關標識用來標識除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。有些公文抄送單位順序不規範，未按照「主送應先路內後路外、抄送應先路外後路內」的規定標註。
有些公文常出現「抄報」，頂格標識「抄送」，回行時與「抄送」對齊，最後乙個名稱後不加句號等不規範問題。
10．公文中的**不規範。有些公文把**的頁碼混同於文字頁的頁碼放置，**的單雙頁碼表頭排放隨意。按規定，橫排的**單頁碼應置於表的左下角，雙頁碼應置於表的左上角；表頭單頁碼在訂口一邊，雙頁碼在切口一邊。
但在實際工作中常常混淆。
11．版記不規範。一是沒有版記。二是版記位置不對。
三是在發布、批轉、**、印發或有附件的公文中，將版記置於乙份公文的中間部位，即在印章之後，被發布、批轉、**、印發內容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無抄送單位時未將多餘的黑色反線刪除。五是印發機關、印發日期等專案都頂格列印，有的左空或大或少，印發日期或混同於成文日期，或用漢語數字標識。
12．發文機關標識不規範。有些單位發文機關標識不統一，不規範。有的單位用白紙制發公文，嚴重削弱了公文的權威性和嚴肅性。
二、影響公文格式規範的原因
1．思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責任心不強。
對《辦法》不熟悉，對公文格式規範化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領導對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理的規範和要求。
2．公文審核程式不規範。有的業務部門把要求以上級機關的名義上報、下發的公文直接送上級機關的領導同志審批簽發，而沒有先送上級機關的文秘部門核稿後送籤。「倒流」辦理的公文，因為沒有文書環節的登記，無法掌握公文運轉的動態，影響辦文效率，甚至會影響工作的開展。
3．人員素質有待提高。一些公文處理人員未經過系統的業務培訓和學習，不懂公文格式，對公文處理方面的規章制度不太了解，對公文印製規則標準不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質。
三、規範公文格式的對策
1．加強領導，提高思想認識。各級領導和機關工作人員要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導，安排業務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，加強對審核人員的培養和使用並保持人員的相對穩定。各級領導還要帶頭學習公文處理知識並模範遵守，提高認識，增強做好公文格式規範化工作的自覺性。
2．健全制度，規範公文辦理程式。在公文處理的各個環節都要把好關，從公文的擬稿、審核、簽發、編號、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規範，明確各環節的許可權和責任。要有嚴格的公文處理流程，實現公文處理工作的規範化、制度化和科學化。
3．加強學習，提高公文處理人員素質。要加強公文處理人員的建設，注重理論學習，刻苦鑽研，掌握必要的基礎知識、精深的專業知識，熟悉公文處理方面的知識。培養熟悉公文處理規定，有理論素養、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對穩定性。
辦公室要設立公文處理和公文審核的專門崗位或專職人員，並有專門負責公文審核把關的人員。
4．加強督查，保證公文質量。上級機關要加強對下級機關和單位公文處理工作的指導和監督檢查。制定嚴格的公文處理程式，在公文處理中做到多級審核，層層把關。
加強對公文格式規範化的管理和指導，維護公文的嚴肅性和權威性。定期組織業務培訓和學習交流，學習並借鑑好的經驗和做法，開展研討交流活動，提高公文處理人員的思想素質和業務水平。定期組織公文處理質量檢查，並設立考核考評和定期通報制度，不斷提高公文質量。
國家行政機關公文格式
1.公文用紙 a4尺寸210 297 天頭上白邊37 1 訂口左白邊28 1 版心156 225 2.公文3號仿宋，一般每面22行，每行28字。雙面印刷頁碼正，兩面誤差不超過2 左側裝訂，不掉頁，後背平整 不空，兩頁碼之間誤差不超過4 騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1 4處，允許誤差...
國家行政機關公文格式
1 範圍 本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求 印刷要求 公文中各要素排列順序和標識規則。本標準適用於國家各級行政機關製發的公文。其他機關可參照執行。使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。2 引用標準 下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出...
行政公文處理中常見的格式問題分析
1.3 版記部分 1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞 詞目均用黑體標引，且詞目之間空格不均。規範的標識 主題詞 三字用黑體，詞目用小標宋體3號字型，詞目間空一字。1.3.2.印發機關和印發時間。印發機關和印發日期在抄送機關之下，印發機關左空一字，印發日期右空一字。但有的公文經常將二者左右頂格。2...