行政前台接待流程

行政前台的接待，主要分為**和來訪者接待，接待流程有以下規範：

**接待

1、**機旁準備紙、筆，隨時準備記錄**重點資訊。尤其對客人的姓名、**、時間、地點、事由等重要事項認真記錄並及時轉達有關部門和責任人。

2、（1）在**鈴響的第二聲和第三聲的時候接起**，首先要說「您好，奇輪顧問」，應面帶微笑，聲音應該熱情、不緊不慢，並始終保持輕鬆愉悅的聲調，杜絕發脾氣、說粗口；

（2）使用禮貌用語：如「謝謝您」，「請問有什麼可以幫你嗎？」「不用謝」等；

（3）如果因故遲接，要向來電者說「對不起，讓您久等了」；

（4）轉接**時，要禮貌的說「請稍等」，並馬上告知相關**；對方如果要求轉接領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問對方的姓名、單位；如果來電方是作廣告、推銷或與公司無關的來電要禮貌拒絕，比如先讓其先發傳真，如有需要再聯絡。或者轉接到相關部門。

3、在**即將結束時，應禮貌地說「再見」，請客戶先收線

來訪者接待

來訪前準備：

保持前台環境乾淨整潔，會議室的報刊書籍的完好無損，保證飲水機時刻有水，一次性水杯充足。接待來訪者時候，避免讓來訪者自己進入辦公區域，而是要遵循公司內部接洽者到會客區迎接；

來訪中：起立——問詢——安排接待——送客

1、起立——有訪客來時，立即起立，目光直視來訪者並點頭微笑致意，雙臂自然放於腹部，雙手疊握（右手握住左手），雙腿併攏；

2、問詢——語氣輕柔：「您好，請問您找哪一位？「請問您是哪家公司？請問貴姓？」「是否有預約？」，

3、安排接待——

了解拜訪原因，給予正確接待

（1）如果是領導預約的客人來訪，可詢問「請問貴姓，請問是哪家公司？」，確認對方的身份的確是預約後，通知領導後方可引領到老總辦公室，並倒水給客人；如果沒有預約，請來訪者稍等，立即幫其聯絡，如果領導同意來訪，引領來訪者入座，並倒水給客人，如果不同意來訪，委婉拒絕

（2）如果來訪者要找同事，給予引導入座，聯絡要找的相關人員；如果來訪者要找的同事讓其去會議室等候，前台應該帶來訪者去會議室，（如果是夏天，要開啟風扇或空調，注意風扇的風量不要太大，空調設定到26度，風速為小），為來訪者倒水後禮貌的離開。

（3）如果來訪者要找的人不在，根據來訪情況決定是否立即先聯絡相關負責人；如果如不需要，委婉告知客人相關負責人不在，是否願意等人回來，或者明天再來訪。

（4）如果是面試者，引導入座填寫簡歷，通知人力部給予及時面試。

（5）如果是快遞人員，給予簽收，郵件即時送給收件人

（6）如果是推銷人員，問清原因，給予引導接待或者回絕。

4、送客——客人離開時，要起身送客，禮貌用語：「您慢走，再見」，送至門口！等客人離開後，應即時將客人使用過的一次性杯子整理好，保持接待環境的整潔，以便接待下一批客人。

努力工作天天向上高效認真負責