如何與員工進行有效溝通

對管理者來說，與員工進行溝通是至關重要的。因為管理者要做出決策就必須從下屬那裡得到相關的資訊，而資訊只能通過與下屬之間的溝通才能獲得；同時，決策要得到實施，又要與員工進行溝通。再好的想法，再有創見的建議，再完善的計畫，離開了與員工的溝通都是無法實現的空中樓閣。

溝通的目的在於傳遞資訊。如果資訊沒有被傳遞到所在單位的每一位員工，或者員工沒有正確地理解管理者的意圖，溝通就出現了障礙。那麼，管理者如何才能與員工進行有效的溝通呢？

一、讓員工對溝通行為及時做出反饋

溝通的最大障礙在於員工誤解或者對管理者的意圖理解得不準確。為了減少這種問題的發生，管理者可以讓員工對管理者的意圖作出反饋。比如，當你向員工布置了一項任務之後，你可以接著向員工詢問：

「你明白了我的意思了嗎？」同時要求員工把任務複述一遍。如果複述的內容與管理者的意圖相一致，說明溝通是有效的；如果員工對管理者的意圖的領會出現了差錯，可以及時進行糾正。

或者，你可以觀察他們的眼睛和其它體態舉動，了解他們是否正在接收你的資訊。二、對不同的人使用不同的語言

在同乙個組織中，不同的員工往往有不同的年齡、教育和文化背景，這就可能使他們對相同的話產生不同理解。另外，由於專業化分工不斷深化，不同的員工都有不同的「行話」和技術用語。而管理者往往注意不到這種差別，以為自己說的話都能被其他人恰當地理解，從而給溝通造成了障礙。

由於語言可能會造成溝通障礙，因此管理者應該選擇員工易於理解的詞彙，使資訊更加清楚明確。在傳達重要資訊的時候，為了消除語言障礙帶來的負面影響，可以先把資訊告訴不熟悉相關內容的人。比如，在正式分配任務之前，讓有可能產生誤解的員工閱讀書面講話稿，對他們不明白的地方先作出解答。

三、積極傾聽員工的發言

溝通是雙向的行為。要使溝通有效，雙方都應當積極投入交流。當員工發表自己的見解時，管理者也應當認真地傾聽。

當別人說話時，我們在聽，但是很多時候都是被動地聽，而沒有主動地對資訊進行搜尋和理解。積極的傾聽要求管理者把自己置於員工的角色上，以便於正確理解他們的意圖而不是你想理解的意思。同時，傾聽的時候應當客觀地聽取員工的發言而不作出判斷。

當管理者聽到與自己的不同的觀點時，不要急於表達自己的意見。因為這樣會使你漏掉餘下的資訊。積極的傾聽應當是接受他人所言，而把自己的意見推遲到說話人說完之後。

四、注意恰當地使用肢體語言

在傾聽他人的發言時，還應當注意通過非語言訊號來表示你對對方的話的關注。比如，讚許性的點頭，恰當的面部表情，積極的目光相配合；不要看表，翻閱檔案，拿著筆亂畫亂寫。如果員工認為你對他的話很關注，他就樂意向你提供更多的資訊；否則員工有可能把自己知道的資訊也怠於向你匯報。

研究表明，在面對面的溝通當中，一半以上的資訊不是通過詞彙來傳達的，而是通過肢體語言來傳達的。要使溝通富有成效，管理者必須注意自己的肢體語言與自己所說的話的一致性。比如，你告訴下屬你很想知道他們在執行任務中遇到了哪些困難，並樂意提供幫助，但同時你又在瀏覽別的東西。

這便是乙個「言行不一」的訊號。員工會懷疑你是否真正地想幫助他。五、注意保持理性，避免情緒化行為

在接受資訊的時候，接收者的情緒會影響到他們對資訊的理解。情緒能使我們無法進行客觀的理性的思維活動，而代之以情緒化的判斷。管理者在與員工進行溝通時，應該盡量保持理性和克制，如果情緒出現失控，則應當暫停進一步溝通，直至回覆平靜。

六、減少溝通的層級

人與人之間最常用的溝通方法是交談。

交談的優點是快速傳遞和快速反饋。在這種方式下，資訊可以在最短的時間內被傳遞，並得到對方回覆。但是，當資訊經過多人傳送時，口頭溝通的缺點就顯示出來了。

在此過程中捲入的人越多，資訊失真的可能性就越大。每個人都以自己的方式理解資訊，當資訊到達終點時，其內容常常與開始的時候大相徑庭。因此，管理者在與員工進行溝通的時候應當儘量減少溝通的層級。

越是高層的管理者越要注意與員工直接溝通。