公文的概念
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向資訊時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通資訊、聯絡事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規範化、制度化。
什麼是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、 批覆、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計畫要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
明確發文主旨
任何乙份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題蒐集材料和進行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每乙份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫乙份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做蒐集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。
但對於問題較為複雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的檔案，擬訂工作計畫、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文蒐集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中蒐集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計畫，首先需要查閱去年的工作計畫及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計畫等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是乙個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生乙個認識的飛躍。
擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出乙個寫作提綱。提綱是所要擬寫的檔案的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據檔案的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的檔案，可以大致安排一下檔案的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的檔案，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括檔案共分幾個部分，每乙個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。
提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是乙個很重要的構思過程，檔案的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的檔案，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脫節或相互矛盾的現象。
落筆起草、擬寫正文
結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
反覆檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的，寫檔案也同樣，尤其是重要的檔案，往往要經過幾稿才能通過。只要認真，有耐心，寫公文也不難的！
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