公文寫作技巧

公文寫作和辦理培訓稿

第一部分檔案辦理

一、公文定義：

《國家行政機關公文處理辦法》第二條給公文下了個定義，即「行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。」

因此看，公文具有兩個特性，一是具有法定效力，二是具有規範體式。兩者相輔相成，缺一不可。

法定效力，簡單的說就是要蓋有局公章。局裡其他部門的印章不作為我局法定印章，對外不具備法律效力。

規範體式，是指按照一定檔案規範擬寫的文種。《國家行政機關公文處理辦法》第九條包含的13種文種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。《中國共產黨機關公文處理條例》第七條包含14種文種，即決議、決定、指示、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要。

廣西電網公司常用文種有11種，決定、規定、辦法、通知、通報、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。

我局常用公文文種有報告、請示、決定、通知、批覆、通報、規定、意見、函、會議紀要，而最常用的有報告、請示、決定、通知、批覆、通報、函、會議紀要。

二、簽報和發文

我局使用的oa在檔案辦理過程中，可以使用簽報和發文兩種形式。

簽報在使用中相對寬鬆，主要用於部門間的檔案會簽，有關規章制度的修改，工作的溝通等等。其中一些便函也可以通過簽報完成，由於涉及到使用公章，因此必須經過領導簽發。

發文主要是以紅標頭檔案方式行文，要嚴格按照公文的發文流程進行，須經過部門領導會簽、相關部門會簽，發文秘書核稿、局領導審批簽發等一系列程式，因而審核嚴格，耗時較多。我局的常用公文必須經過發文程式，各部門發文時應套用相關紅標頭檔案模板。

第二部分公文寫作

一、文種的選擇

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。草擬公文時，明確了檔案報送的物件，就弄清以上不同的行文關係，便於選擇適當的文種。

可以上行、平行、下行的文種有兩種，分別是意見和會議紀要

1、上級管理部門

主要有：廣西電網公司、柳州市委，柳州市人民**

選擇上行文種：報告、請示、會議紀要、意見

2、平級部門、相互間互不隸屬

主要有：廣西電網公司各部門、公司系統各兄弟單位、柳州市委，柳州市**各部門，與我局無直屬關係各企業，柳州網區各縣委、縣**

選擇平行文種：函（首選）、會議紀要、意見

3、下級部門

主要有：局屬各部門、各縣供電****

選擇下行文種：決定、批覆、通知、會議紀要、意見

4、與相關單位聯合發文

兩個以上單位聯合向上級管理單位行文，使用上行文，也可以聯合向下級管理單位行文，使用下行文。

可選擇文種：報告、請示、決定、通知等等

二、常用文種的寫作

（一）請示

適用於向上級機關請求指示、批准。

請示通常分為請求指示的請示、請求批准的請示兩種。在以下情況下常用請示：在工作中發生了重大問題或者原來沒有規定，難以處理，希望上級給予指示；工作中遇到困難，需要上級幫助解決問題；因本單位情況特殊難以執行統一規定，需要變通處理，向上級申請批准；本單位職權範圍內不能決定或決定不了有待上級批准的問題；本單位意見分歧，一時無法統一，要求上級裁決的問題；建立機構、增加編制、增加資金等需要向上級申請批准的問題。

請示內容上一般包含：與請示事項相關的概況或形勢、請示的主要原因或理由、請求上級指示、裁決或批准的具體內容。

1、向誰請示——請示的物件要明確

1）只能向乙個單位請示，不允許同時請示多個單位。（俗話說，公說公有理，婆說婆有理，幾個不同的批覆你聽誰的？）

2）原則上不越級請示，如確實要越級請示，檔案必須要抄送被越過的單位。

2、請示什麼事——請示的事項要明確

需要上級幫助解決什麼問題？有什麼事情需要上級決定？有什麼事情需要上級同意？

1）乙個請示檔案原則上只能請示一件事

2）請示的目的必須簡潔明確，不允許含含糊糊的。（比如你要申請下撥500萬資金，就不要寫成申請下撥資金，你自己都說不清楚要多少，上級怎麼決定？）

3、為什麼要請示——請示的理由要充分

目前的形勢如何？充分必要的理由有哪幾點？

理由一定要寫充分，寫主要的理由，不要把雞毛蒜皮的小理由都寫進去，以免將造成檔案過長。

4、請示的結束語

通常用「妥否，請批覆」

（二）報告

適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問

報告通常分為工作報告、反映情況報告、答覆詢問報告三種。報告是一種向上級匯報工作情況，不需要上級批覆的文種，如果有請求上級作決斷的要求，則需要選擇「請示」這種文種，

１、向誰報告（必須是上級單位）

２、報告什麼事情

報告可以同時報告多件事情，但事情之間必須是有關聯的，否則容易散亂，讓人讀後找不著北。

如：青菜的**、蘿蔔的購買量、大豆的存放量、土豆未來的**走向，這些東西都可以歸納為屬於蔬菜購買與儲存問題，這樣就把關係看似鬆散的事情統一起來了，讓人一目了然。

３、報告的結構

我們寫報告時，通常可用「總述—分述」或是「總述－分述－總述」結構

總述——你想說什麼一件大的事情，是關於哪一方面的事情，如：購買裝置情況、某項工程資金使用情況、安全生產工作取得的成效……

分述——重點敘述你想匯報的工作的具體情況。

如總述報告的內容，通常使用結論性語言。如：

「總述－分述－總述」結構的例子

綜述某項工程的概況（總）。

詳細敘述你要匯報的具體工程完成情況（分）

a工程使用資金x萬，重點完成了xx工作，工程進度完成了xx%

b工程使用資金x萬，重點完成了xx工作，工程進度完成了xx%

c工程使用資金x萬，重點完成了xx工作，工程進度完成了xx%

d工程使用資金x萬，重點完成了xx工作，工程進度完成了xx%

總述對工程總的自我評價：工程進度基本與原先的計畫進度相符，預計年內可完成所有工程建設工作。（總）

4、寫報告的注意事項

報告應防止出現請示的內容，因為報告是只看不回答，因此，如果既想詳細報告，又想有請示內容，可作如下處理：

1）分成兩份檔案，請示歸請示，報告歸報告

2）寫乙份請示，將報告作為附件供參考，此時的報告要有所側重，要與請示內容相關，與此無關的內容需要捨棄。

（三）通知

適用於批轉下級機關的公文，**上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知，顧名思義，就是告訴別人事情。通知是公文中使用很廣泛很靈活的一種文種。

我局常用通知的寫作

1、會議通知

最基本要寫清楚：會議具體時間、會議具體地點、參加會議人員，為了使會議取得更好的效果，通常還要寫會議的目的，會議的主要內容，會議應注意的其他事項（資料準備、著裝要求、乘車安排等）

其結構常為：

關於召開***會議的通知

局屬各部門：

根據***工作安排，為了***x（目的），經研究決定於***（時間），召開***會議，***xx（會議內容），現將有關要求通知如下：

會議時間：x年x月x日x時x分

會議地點：***會議室

參加會議人員： ***

會議其他要求：***部門準備***材料

統一著***裝；

將手機等通訊工具置於關閉或振動狀態。

***（傳送通知的部門）

x年x月x日

2、發布檔案、規章制度的通知

通常要寫清楚：發布檔案、規章制度的目的，發布檔案、規章制度的名稱，執行檔案、規章制度的要求

其結構常為：

關於印發***x的通知

局屬各部門：

根據***要求，為了***x（目的），我局制定了***x制度，現印發給你們，請遵照執行。

廣西電網公司柳州供電局

x年x月x日

3、要求做好某項工作的通知

通常要求寫清楚：做好某項工作目的、對做好某項工作提出的具體執行要求

其結構通常如下：

關於做好***工作的通知

局屬各部門：

為進一步加強***工作，確保******，經研究決定，對***工作的開展提出如下要求：

第一，要******

第二，要******

第三，要******

第四，要******

***（傳送通知的部門）

x年x月x日

4、**上級單位檔案的通知

**上級單位檔案通常只**最高端別的檔案。如***出台了乙個「關於加強***工作的通知」，南方電網公司**了，廣西電網公司也**了，在我局**時標題通常只寫《*****〈關於加強***工作的通知〉》即可

通常結構如下

*****《***x的通知》

局屬各部門：

***近期下發了《***x的通知》，******和***x高度重視，對此提出了***工作要求，現將《***x的通知》**給你們，請遵照執行。

廣西電網公司柳州供電局

x年x月x日

5、人事任免通知

在我局通常題目為「關於***等人的聘用通知」

其結構通常如下：

局屬各部門：

關於***等人的聘用通知

局屬各部門：

根據***x，經研究決定聘用：

***任***部門主任；

……以上人員自發文之日起，聘任期為x年。

廣西電網公司柳州供電局

x年x月x日

（四）批覆

適用於答覆下級機關請示事項。

在我局主要用於批覆各縣供電****請示的事項。

其結構通常為：

關於***x問題的批覆

***供電****：

你公司《關於***x問題的請示》收悉，經研究，同意你公司******。

特此批覆

廣西電網公司柳州供電局

x年x月x日

或關於***x問題的批覆

***供電****：

你公司《關於***x問題的請示》收悉，經研究，現批覆如下：*********

廣西電網公司柳州供電局

x年x月x日

（五）函

函適用於不相隸屬單位之間洽談工作，諮詢或答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

函是一種非常靈活的文種

函的使用關鍵是相互之間平行或不相隸屬。如我局和公司各部門、柳州市委、市**部門、各縣委、縣**，柳州市各企業。函通常分為三種型別：

即商洽函、回答函和批答函。結合我局情況，具體細分為四類。

（注：關於函與便函在格式上的區別——「函」，即公函，屬於法定公文文種之一，它所使用的是公文的標準行文格式。「便函」與「函」雖只有一字之別，但它不是公文文種，而是與「檔案格式」相區別的一種檔案形式。

這種信函式的檔案形式，即無標題、發文字號，又無主送、抄送等標註。一般使用印有單位名稱的信箋用紙，內容一開始先寫受函單位或受函人的名稱，然後寫正文，正文的末尾處註明發函者的單位名稱，即落款，落款之下是發函的年月日。公函與便函的另一重要區別是公函只能寫給某乙個組織，而不能主送給個人，而便函卻不存在這樣的問題，它既可以寫給某乙個組織，也可以寫給某乙個組織的負責人或某乙個人。）

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