公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環境，為避免上下文重複而選擇不同的詞語，注意文中所涉及物件和閱讀物件。
多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語。
需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：
為（了）、關於、由於、對於、根據、按（遵、依）照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：
為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語。如：
為（對、因、據）此、鑑於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如：
經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱：
我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：
該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批覆；函；會議紀要。
公文主文結構，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設定）之外的公文核心部分。這一部分的寫作，是公文寫作的難點。
一、標題
1． 規範式：三部分，即：發文機關＋事由＋文種
――用於重要、莊重的公務
2． 靈活式
a 二部分：一是發文機關＋文種
（以上標題下可加時間）
二是事由＋文種
三是「**+始發機關及原通知標題」
ｂ 一部分：只有文種
――常是不大重要的公務，帶周知性
★帶發文機關的標題下面如寫發文時間，則須用括號，公務須是重大的、莊重的。文後不寫落款及時間。
概括主要內容是公文標題擬定的關鍵，也是寫作中技術性最強的一環。以下三種情況要盡力防止：
不明確。標題中的主要內容部分意義含混，令人不知所云。例如《關於盡快修復三號公路的請示》這一標題，就可以有三種不同的理解：
一是要求上級盡快修復三號公路；二是要求上級批准本單位修復三號公路的計畫；三是要求上級出面干涉三號公路的修復事宜。到底是哪種意思呢？標題的含糊不清，容易使人產生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。
不簡鍊。標題中的主要內容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標題中的事由部分：《××》，說了許多話，極力想把內容說得更具體、更清楚，結果反而更不清楚。
不規範。有個別公文的標題不按照現行格式寫，而是刻意仿古，或者標新立異。例如，《呈報擴建校舍由》這一標題，就是仿古的寫法，按照現行的格式，應寫成《關於擴建校舍的請示》。
二、 正文
1．主送機關 （面向機關全體人員或者社會群體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關係）
2． 正文
a． 原由：一是依據：
# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用「目前…」類時間狀語 ；簡介人物及事蹟。
#檔案： 常用「根據…」；往往是一句話
# 意義：議論：常用「是…」
# 作用 ：常用「將使…」
二是目的：常用「為…」
原由部分可省略，或只省略依據、目的之一。
b 事項：（內容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題或用句子表達）
1.並列式（常見）。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。
各部分相互之間無緊密聯絡，獨立性強，但共同為說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。
並列式內容之間的序碼可用數字式，也可用分段式；段中並列的內容可用數字、分號（；），也可用句子並列式。
要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前後順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。
在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意：自此以下常運用序碼，順序是一、（一）、1、（1）共四層。
不重要內容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。
c 結尾：（可以不要）常見有：
一是各文種專用語如：「請予批准」、「特此通知」等。
二是希望、號召類。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。
請示模式
請示是向直接上級請求指示、批准的公文。 必須事前行文，一事一文。上級應在一定的時限內批覆。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。 如：《×××學校關於創辦＜校園文學＞報的請示》。可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關，在標題下面一行頂格寫起。
只寫乙個，如需同時送其它機關， 應用抄報（在文末左下角寫明）形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據（往往用「目前」開頭），二寫目的說明（用「為...」開頭）。
2.請求事項。分層分項寫清具體要求，並說透理由， 提出充足的事實和理論根據。同時，依據實際情況， 提出切實可行的處理意見，作為上級機關進行判斷和指示的參考。
3.結尾。只是一句祈使性的話：「當否，請批覆」或「以上如無不當，請批准」。
【附件】可有可無。是隨同請求的有關材料、圖表或其它檔案。在正文之後（隔一行）註明附件名稱和順序。
【印章、發文時間】
報告模式
報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答覆詢問的公文。一般事後、事中行文。不要求上級批覆，行文較長。
報告和總結、調查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結同時用於會議，成為報告。
【標題】一般是：「事由＋報告」。
【主送機關】與請示相同。
【正文】種類繁多，正文內容有差異。為學習方便， 把報告大致分為二種：
一是綜合性報告正文，或稱總結性報告。**及機關單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述：工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式（議論判斷）、 說明式（用「為了…」）等。百字上下。
2.成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。 成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、 小標題式、階段式和貫通式。
3.經驗教訓：要有觀點、看法和規律， 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常佔五分之一篇幅。
4.今後計畫。往往寫成今後的工作計畫。常常佔三分之一篇幅。
各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。
二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題， 特點是專項、特殊，一事一報。
1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發生的原委， 事項的起因和經過。
2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗， 或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或寫出群眾反映。
3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。
報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結合。
【結尾】一般用「特此報告」，「以上報告如無不妥，請批轉各地執行」等習慣用語，有的不寫。如有附件， 與請求相同寫法。
最後寫發文機關或個人，蓋章，寫發文時間。
通知模式
通知是批轉下級公文、**上級或不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項和任免幹部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據其作用分為五種：
發布性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標題】靈活，甚至只有「通知」這一部分（內容不大重要又是周知的）。但批轉性通知的標題按照《辦法》「準確簡要」的規定，省略文種，即：「批轉（或**）＋（始發機關）原文標題」。
【主送機關】直接上級。
【正文】
發布性通知和批轉性通知的正文：「主體（發布或**的檔案）＋批語」。 如：「現將《＊＊＊辦法》發給你們，請認真貫徹執行。」
事項性通知：原由＋事項＋結語（特此通知）
會議通知：名稱、時間、地點、內容、人員、報道時間和地點、需帶材料等。
任免通知：格式固定
【附件】可有可無
【發文機關】標題中有發文機關並且標題下有發文時間的不署。
行政公文寫作技巧
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