一. 總則
公司的各項檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規範公司檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1. 凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的檔案材料，必須按規定定期向公司辦公室提交備份，從而保證公司檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2. 辦公室負責公司檔案管理、文書立卷的工作，並對各部門檔案管理工作進行監督、指導。各部門負責人應重視本部門檔案資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二. 歸檔範圍
1. 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的檔案材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄影等）均屬歸檔範圍。
2. 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散後清算等方面的檔案材料；
3. 公司股東會、董事會、監事會形成的檔案材料；
4. 資金借貸、業務往來方面的檔案材料（含合同、重要報表、銀企聯絡函件等）；
5.**、專案批文、合同；
6. 公司制度體系、內部發文（包含總經理批示後的各項工作流程、公司決定等）；
7. 工程進度計畫控制檔案（含各業務單位往來函件等）、工程初設.、修改、竣工圖紙；
8. 各部門年度工作計畫及資金計畫；
9. 公司簽訂的各類合同；
10. 公司有效證照、證件、印章；
11. 具有法律效力及儲存價值的檔案；
12. 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議演示文稿、會議記錄等；
13. 員工電腦中與公司有關的電子版資料、檔案等；
14. 公司獲得的社會榮譽資料；
15. 其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
三.立卷歸檔要求
1. 辦公室應即時做好檔案歸檔分類保管；各部門應在每季度最後一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的檔案材料整理、立卷，將備份提交給辦公室。
2.公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先立卷歸檔後再辦理借閱手續；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份檔案材料。
3.各部門辦公室提交檔案時，要嚴格履行移交手續，按檔案材料分類造冊，隨移交檔案提供兩聯清單，註明移交人，待辦公室專人簽收後各留存一聯清單備查。
4.歸檔案卷的總要求是：遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，便於保管和利用。具體應做到下述幾點：
（1）歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
（2）在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件、多種文字形成的同一檔案立在一起，不得分開；文電應全在一起立卷。
（3）卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；
（4）卷內檔案材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份檔案材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
（5）按各類檔案資料的保密級別、儲存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄，對檔案材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的檔案材料要考證清楚，填入有關項內；卷內檔案目錄放在卷目。
（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的物件、時間、地點、中心內容和責任者。
四. 檔案保管期限
1.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為至年左右，短期為年以下， 年以上。
2.確定公司檔案保管期限的原則
（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的檔案材料，列為長期保管。
（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的檔案材料，列為短期保管。
五.檔案保密級別
1. 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 辦公室經理核定密級。
2. 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案複製時，需經辦公室主任及副總以上領導批准。
3. 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（及副總以上級領導批准。
4. 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六.檔案的借閱
1. 各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批准，然後到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
2. 公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任批准。
3. 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上登出。
4. 借閱檔案的人員，不得洩密、塗改、折散、轉借、影印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批准。
5. 有密級的檔案調閱、複製時均需辦公室主任及副總以上領導批准。
6. 借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7. 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8. 凡借閱的檔案、檔案一律不得私自影印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七.電腦檔案的管理
1. 電子版檔案由電腦管理員統一管理、發放，並設定保護密碼。
2. 公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、資料夾名稱進行如實登記；電腦管理責任人須定時對各部門的電腦按照登記存放區域進行檢查。
3.所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的檔案、資料，在指定存放區域裡設定工作人員專用資料夾，使用電腦工作人員將各類檔案、資料在該資料夾中設定子資料夾分類存放。
八. 檔案的鑑定與銷毀
1. 公司辦公室定期對所儲存的檔案進行鑑定，對於儲存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
2. 檔案鑑定工作由辦公室經理主持，有關部門參加，組成檔案鑑定小組，對被鑑定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3. 檔案材料鑑定小組審定，並經公司總經理批准後，方可銷毀。
4. 銷毀檔案材料，要由二人以上並在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九.罰則
1. 公司各部門公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份檔案材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其檔案部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，並予以公司內通報批評。
2. 公司所有員工凡違反制度第六條第4項，洩露公司檔案秘密的，塗改、拆散或未經辦公室主任批准轉借、影印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，並予以通報批評；如造成惡劣後果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3. 公司所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還並責令其當事人寫出書面檢查。
4. 公司所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，洩露公司商業秘密，造成惡劣後果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。
5. 檔案管理員丟失、簡化檔案調閱流程或擅自提供洩漏檔案機密，根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6. 公司所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十.附則
1.本制度自20xx年x月x日生效。
2.本制度由辦公室負責解釋。
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