一、目的：
為了規範物資採購管理工作，提高採購資金的使用效益，完善物資裝置採購管理監督機制，保證物資裝置採購管理工作規範、高效、廉潔執行，特制定本制度。
二、適用範圍：
凡公司所需辦公物品、醫療器材、藥品耗材、電器裝置、勞保用品、維修材料等採購，均適用於本制度。
三、內容：
1、 總則
為加強採購部門的管理工作，提高採購工作的效率，保質保量保時的完成各部門、科室的採購計畫。所有的採購人員及相關需要採購人員均應以本制度為依據開展物品採購工作。
2、 採購基本流程
採購申請採購需求採購計畫尋找供貨商詢價、比價、議價採購洽談合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售後服務） 交貨驗收（庫管） 質檢（不合格退貨） 入庫計畫對賬財務結算
物品採購流程圖：
1） 採購計畫：
採購員應根據請購單和公司庫管計畫制訂採購計畫。
2） **商的選擇和考核：
物資裝置採購相關部門、科室應對**商資質、信譽等情況的真實性、合法性和完整性進行初審。合格**商資質證明一般包括：營業執照、稅務登記證、法人證明或法人委託書、特殊行業管理生產許可證明、產品質量證明書、年度審驗證明書、產品質量檢驗或鑑定報告等。
3）詢價、比價、議價：
採購部門根據申請部門的需求進行市場調研，要求至少不低於3家商家進行詢價、比價，並記錄存檔。需要走招標程式的，根據公司相關制度執行。
4）合同的簽訂：
買賣雙方經過詢價、**、議價、比價及其它過程，最後雙方簽訂有關協議，合約即告成立。採購合同的簽訂要根據採購商品的要求、**商的情況、企業本身的管理要求、採購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售後服務等情況。
5）交貨驗收：
採購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以採購員的確定和合同為驗收資料。
6）質檢：
貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。
7）財務結算：貨物入庫後，財務結算。
說明：若採購物品無需走合同的（辦公耗材等），採購申請流程走完後直接進行實物採購。
3、申請商品採購流程圖
1）各部門提出採購需求，
2）採購部制定採購計畫，由採購部負責人報分管領導、財務（超過5萬的才上報財務申批）、總經理審批；
3）審批通過後，由採購部下單。
4、申請付款流程圖
1） 採購商品入倉後，做應付款計畫；
2） 計畫主管根據**商賬期核對成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調整成本金額直至與付款金額一致後做應付款；
3） 採購部審批到期應付款；
4） 分管領導/總經理批准付款。
5、商品到貨驗收流程
1） 庫管根據**商送貨單驗收產品；
2） 驗收後打入庫單，核對入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致後方可審核入庫，不一致需報採購審核，採購在當日給予答覆。
6、退貨流程
1） 退貨部門填寫退貨申請單，寫明原因；
2） 採購部根據**商合同和合作情況，審核退貨申請；
3） 審核通過可退回庫管，庫管每週以**商為單位做退貨單；
4） 不能退回**商的，做報損處理，報損比例不得超過0.5%。
四、 採購管理制度：
1、 建立**商資料管理（表）冊，售後服務管理表；
2、 建立、建全比價制度，保證採購產品的質優價廉；
3、每月末將本月付款、欠款、欠票情況進行彙總、總結，並提出下月用款計畫；
4、簽訂採購合同後，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前兩日通知請購部門或請購人；
5、所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和**商聯絡，盡早解決；
6、驗收合格後應在乙個工作日內辦理入庫手續。
五、採購部職責
採購部工作職責
1.制定並完善採購制度和採購流程：
（1）根據本院的長期計畫，擬定採購部門的工作方針和目標；
（2）負責制定採購方針、策略、制度及採購工作流程與方法，確保貫徹執行；
2.制定並實施採購計畫：
（1）根據公司的拓展規模以及年度的經營目標，制訂有效的採購目標和採購計畫；
（2）審核採購需求，統籌策劃和確定採購內容，制訂採購計畫；
（3）組織實施市場調研、**和跟蹤公司採購需求，熟悉各種產品的**渠道和市場變化情況，據此編制採購預算和採購計畫；
（4）根據採購管理程式，負責採購專案的談判、簽約，檢查合同的執行和落實情況；
（6）督導檢查庫管的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保採銷質量；
3.採購成本預算和控制：
（1）編制月度和周採購預算，實施採購的預防控制和過程控制，有效降低成本；
（2）採購**審核、預算、**，達到有效的成本控制；
（4）對採購合同履行過程進行管理、監督檢查，及時支付相關款項；
4.選擇並管理**商：
（1）根據公司的銷售需求，選定**合理、產品質量可靠、信譽好、服務優質的**廠商，建立長期戰略同盟；
（2）建立對**商的資信、履約、售後服務能力及市場**狀況和走勢的綜合評估系統；
（3）不斷開發新的**渠道和**商，加強對新老客戶的走訪和調查；
（4）制定**商管理辦法，加強對**商的管理、考核，確保**商提供產品的優良性；
採購主管職責（分管系統和直配）
1、系統資訊更新
2、庫管庫存的掌控
3、資料的整理（**商合同，**單、資質、調價歸檔、**政策）
4、直配**商的溝通和維護
5、直配**商**政策的制定和落實
6、庫存情況周、月報表
7、**商應付款的統計、結算與協調
8、直配商應收款和應付款的統計、結算和監控
9、相關**的製作和歸檔
六、紀律和監督
1、紀律要求
（1）採購活動必須遵守「集體研究，民主決策」的工作制度，禁止暗箱操作，嚴禁個人說了算。
（2）參與採購活動的工作人員不得私自接觸**商。不得向**商洩露有失公正或影響公平競爭的商務資訊。
（3）參與採購活動的工作人員不得私下接受**商任何形式的回扣、饋贈及有失公正執行公務的宴請。
（4）**商的一切讓利性承諾均應反映在訂立的合同之中。
2、下列行為屬於採購違規行為
（1）違反集體採購原則的；
（2）違反採購工作程式，規避監督檢查的；
（3）未按規定形成採購工作文書或歸檔備案的；
（4）向投標人透露其他潛在**商有關情況的；
（5）接受**商好處，謀取個人或小團體利益的；
3、採購活動按照「誰的職責誰簽字，誰簽字誰負責」的原則追究責任。凡只簽名未提出不同意見，認定為「認同意見」。
4、對在物資裝置採購活動中工作程式違反公司規章制度，對公司利益造成損失的，公司將追究有關責任人的責任。
5、黨支工會有權對採購相關流程、裝置質量、裝置供貨商進行復議並具有監督權。
凡因工作處置失當、失職、瀆職對醫院造成經濟損失的，應對有關責任人追究經濟責任。對各種以權謀私，損害國家和醫院利益的，將視其情節，嚴肅處理。對構成犯罪的，提交司法部門。
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