31辦公室業務20122
檔案學研究
辦公室業務office opertions
文／宋茜
**企業檔案工作的「三全式」管理
【摘要】企業檔案的全過程管理，就是指檔案管理工作要貫穿於企業科技與文書材料的形成、運轉、收集和歸檔這一全過程，也就是說要從這些檔案和材料的初始形成階段直到最後歸檔階段，都要進行有效的管理和控制。
【關鍵詞】全過程；全方位；全員式
所謂企業檔案工作的「三全式」管
理，就是企業檔案工作中的全過程、全方位、全員式管理。作為融匯於企業基礎管理工作環節之中的企業檔案管理工作，在企業改革不斷深入的今天，積極探索一套創新的具有現代意義的管理方式成為當務之急。尤其是在檔案管理工作採用了先進的計算機技術，機讀型、視聽型、縮微型檔案大量湧現時，對傳統的檔案工作管理方式進行探索與改革、創新與完善，更顯得必要和緊迫。
企業檔案工作中的全過程、全方位、全員式管理正是一種既具有繼承性，又具有創新性的管理模式，是提高企業檔案管理工作整體水平的乙個有效途徑。
一、企業檔案的全過程管理
就是指檔案管理工作要貫穿於企業科技與文書材料的形成、運轉、收集和歸檔這一全過程，也就是說要從這些檔案和材料的初始形成階段直到最後歸檔階段，都要進行有效的管理和控制。先以文書材料來說，當乙份對外發文或者是內部行文開始擬稿時，我們就要嚴格按照企業文書處理工作和檔案管理工作的規定與要求去做。例如文種使用和文號編制是否正確，書寫用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應當一一按照規定辦，不能草率馬虎。
按照公文處理和檔案管理規定，擬寫公文必須用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等；用紙應當積極推行a4或a3幅面紙。在這裡還要提出的是，當我們在工作中運用計算機列印檔案或
**時，一定要注意根據公文處理規定
中的要求，控制好**區的尺寸，以便於檔案和**今後歸檔時的裝訂。現在我們有的人在用計算機列印檔案或**時，漫無邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來了極大不便，而且這樣列印出的檔案和**也不美觀、大方。
二、檔案的全方位管理
就是指企業的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的檔案和材料，都應當按照企業的有關規定進行收集和歸檔。在這個問題上有兩種傾向：一種傾向是認為自己的部門不是企業的重要部門，工作中沒有什麼檔案和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒有歸檔儲存的價值，所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯絡。
在這種錯誤認識的支配下，這種部門往往不注意檔案和材料的積累與收集，甚至在檔案和材料的形成過程中也很隨便，不按照企業有關規定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要，認為自己部門在工作中所產生的檔案和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認識也是不對的。
作為企業的檔案室，它是企業中管理檔案的專職部門，它有為企業保守秘密的工作紀律，不會也不允許將企業秘密對外洩露，因此企業的其他部門完全可以放心地將所有應當歸檔儲存的檔案和材料交由企業檔案室管理。事實上，企業的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業秘密外洩的重要保證，也是使企業各類資訊和資源得以積累、傳承的根本保證。
三、檔案的全員式管理
就是指企業中的每個職工都或多或少的
與企業檔案管理工作有著聯絡，因此每個職工都應當關心和支援企業的檔案管
理工作。有人可能會說這種提法太寬泛了，企業檔案管理工作怎麼會牽涉到每乙個職工呢？或許是大家一時沒有想到這個問題，我們每乙個職工都填寫過職工履歷表，都簽訂過勞動合同書，這些就是檔案。
你如果在填寫或者簽訂過程中，不按照規定的要求去做，將來這份履歷、這份合同就有可能會給你帶來意想不到的麻煩甚至是不可彌補的損失。最近兩年，企業有不少老年職工到企業檔案室裡來查詢自己二十多年前辦理的領取獨生子女費的申請書。為了什麼？
為了自己退休時能夠領取一筆一次性的獨生子女補貼費。當時辦理的獨生子女證因為保管不善遺失了，沒有證就不能給你補貼費。這就想到了公司裡還有當時辦理獨生子女證的申請書。
當這些老年職工找到這份材料時都很高興，說多虧了公司保管得好。還有不少職工在評聘職稱時要查詢自己當年獲獎的材料，也很高興地在企業檔案室查到了有關材料，派上了用場。這樣的事例都使職工確確實實感受到了檔案的價值和它與自己的密切聯絡。
當前，檔案工作的手段和設施有了極大的變化和進步，檔案實體和檔案管理的內涵也越來越豐富多彩，檔案工作需要變革和創新，但是這種變革和創新必須以「三全」理念為原則和核心，這樣才能少走彎路而卓有成效，才能提公升檔案管理的整體水平，使企業檔案管理工作與時俱進，並得到長足的發展。
①檔案管理工作檔案匯編.中鐵大橋局集團****.2007，3.
②中國檔案.2023年第１期.③湖北檔案2023年第2期.
(作者單位：中鐵大橋局集團第一工程****檔案室）
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