李兆明（本中心特約研究員，中國鐵路物資總公司副研究館員）
由於始終沒有乙個可以普遍指導全國企業的檔案分類規則,許多企業檔案分類工作便長期存在著困惑。這種困惑直接導致的後果是:企業檔案分類方法各行其是,許多企業的檔案分類方法處於經常變動之中,各門類檔案分類方法不能相互協調,不能實現有機的整體聯絡。
一、問題的提起
2023年,自從《中國檔案分類法》問世以來,企業檔案工作者一直寄予厚望,希望它能夠從全國的廣度,指導企業檔案分類工作實踐,盡快地實現企業檔案分類的標準化、規範化。經過長期的探索,人們終於發現,具體的企業檔案分類工作與這部《分類法》難以找到乙個切入點,它只能在理論上提供某些指導作用,難以應用於具體的企業檔案分類工作實踐。
2023年,國家檔案局以國檔發[1991]20號檔案向全國**了《工業企業檔案分類暫行規則》,要求各行業、各地區予以實施。該《規則》對於統一企業檔案分類、規範企業檔案分類工作行為具有重要的和普遍的意義。在實施過程中,人們逐漸發現了一些問題,在實踐中加以改進、完善,取得了更普遍地認可。
中國人民大學鄧紹興教授經過總結多年的檔案分類實踐,提出了職能分類理論。筆者認為,以職能分類理論繼續指導、完善企業檔案分類實踐,必然能夠出現較為理想的局面,使得更廣範圍內的企業檔案分類真正地納入到標準化規範化軌道,開創出企業檔案分類工作新局面。
而近來某些企業中試行的歸檔檔案整理中的檔案級分類方式,筆者經過初步研究後認為,它與《工業企業檔案分類暫行規則》或其它傳統的檔案分類方式,是截然不同的,有著全新的概念。它對於今後的企業檔案分類工作的影響如何,作用如何,以及如何指導今後的企業檔案分類實踐,這一系列的問題都是需要加以**的。
二、步入困惑
實踐性很強的企業檔案分類工作,一直是個老大難問題,以「雜亂」形容是基本上恰當的。若干種檔案分類方式中,有以年代、類別、文種、地域、機構、問題、保管期限單一分類的;也有以年代結合機構、年代結合問題、年代結合期限、類別結合機構分類的;最為常見的是年代結合機構參考問題分類,或年代結合問題參***分類這兩種方式。我國檔案業務指導條塊分割的問題,政令因人因時變動而引發相應規則一同變動的問題,企業檔案工作隨意性造成的問題等等狀況,更加劇了企業檔案分類工作紛亂。
這是企業檔案分類工作面臨的困惑之一。
近期開始試行的以單份檔案為最終歸檔單位的分類方式,可以稱之為一種積極的、創新意義的改革,必將從根本上改變傳統的文書檔案管理觀念。但是,這種分類方式尚不完善,存在著三個方面的缺陷。其一,這種全新的檔案分類方式,失去了案卷分類的基礎,或使得案卷類的特徵不復存在,或使傳統的案卷概念發生嬗變,與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續。
其二,這種檔案級分類方式僅僅實現了文書檔案分類的改革,其它門類檔案由於繼續沿用傳統的分類方式,便使得原本有機聯絡著的企業檔案板塊發生了非同步變化,必將引發企業檔案管理基礎上的紊亂。其三,實行這種檔案級分類,對於手工檢索存在著三個難題:①由於取消了案卷分類號、案卷標題等案卷級檢索標誌和檢索途徑,無法實現案卷級檢索,而按歸檔檔案目錄查詢檔案則變得繁瑣起來。
②由於企業機構改革造成部門名稱頻繁變動,企業間又普遍存在著不按部門職能範圍的規定亂行文現象,造成按部門檢索檔案上的種種困難。③企業中存在相當數量的歸檔外來檔案,由於這些歸檔檔案**複雜難以按機構分類,就使得盒內檔案難以保持有機的自然聯絡,使得此類檔案查詢難度倍增。如果大多數企業由於實行了新的歸檔檔案分類辦法而又無法解決上述問題,從而造成手工檢索種種困難,就會成為企業檔案工作面臨的困惑之二。
長期以來,許多企業檔案工作者在分類工作實踐中進行了有益的探索與實踐,總結出了不少好的經驗,產生了一些可以推廣的分類方法。但遺憾的是,這些實踐未引起有關部門注意,這些實踐經驗未經過認真地梳理,這些好的分類方法沒有得到認真總結和及時推廣。更為遺憾的是,檔案分類理論研究一直沒有在實踐中找到合適的切入點,一直沒有以基層的企業檔案分類實踐為依託,建立在為指導企業檔案分類實踐服務的基礎之上。
諸如《中國檔案分類法》、《工業企業檔案分類暫行規則》,都不是採取自下而上,從群眾中來,到群眾中去,廣泛徵求群眾意見的方式,而是將既定方案直接拿到少數單位試行後,就在全國推廣。鑑於以上種種原因,在中華人民共和國成立之後的長達50年時間之內,竟然沒有產生出適應於廣大範圍企業檔案分類工作需要的規則。這是企業檔案分類工作面臨的困惑之三。
三、走出困惑
檔案分類是企業檔案管理工作重要的一環,應當遵循「維護企業歷史真實面貌、利用原有管理基礎、便於管理利用」的原則,全面、慎重地加以考慮。任何一種企業檔案分類方法的實施,首先要考慮到尊重其所具備的整體性原則,有利於維護企業真實面貌,而不能由於分類規則的不一致將企業面貌搞得支離破碎;還要考慮到如何與原管理基礎加以協調,搞好新舊兩種分類方法的過渡,這是實現企業檔案工作持續穩定發展的必要措施;最後,要考慮到這種分類是否便於檔案管理利用,尤其是是否便於手工檢索。《工業企業檔案分類暫行規則》之所以在一些行業執行受阻,主要原因就是因為這種分類方法打亂了傳統的文書、科技檔案分類板塊而不便於檢索。
同樣,如果推行一種新的檔案整理和分類方法而給檢索造成困難,這種方法的實施也必然是要在許多單位碰壁的。其次,企業檔案作為乙個有機整體,即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式,也是牽一發動全身,引起全域性性的不協調問題。單一門類的檔案分類方式改革,往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。
企業檔案分類規則改革,應當是全域性性的、同步的、相互兼顧並考慮到計算機網路管理的這麼一種模式,才是積極有效的、科學系統的企業檔案分類規則,才可以具備普遍實行的意義。
要實現企業檔案分類方法改革,除了遵循檔案管理三原則,進行統一規劃、整體推進之外,還需要理論上的整合與實踐上的踏步。
所謂理論上的整合,就是在企業檔案分類理論上確定乙個基本觀念,即圍繞建立乙個科學的、完整的和系統的企業檔案分類規則進行理論上的論證,力圖使該規則符合邏輯嚴謹、整體貫通、便於實施的要求。在這個基本理論觀念指導下,企業檔案分類實踐應當是有目的的、整體推進和分階段實施的這麼一種實踐活動。因而,大多數企業的檔案分類實踐不再是盲目的、自發的或不自覺的狀態,而是按照統一部署,先進行某一方面的實踐,再進行另一方面的實踐,分步實施,相互協調,總結經驗,提出方案。
這就是企業檔案分類實踐的踏步。理論整合與實踐踏步的最終目的,是建立乙個完整的、系統的、可以適應全國企業檔案分類需要並適應於計算機檔案管理的這麼乙個分類規則。全國幾十萬個各種型別、各種規模、各種所有制企業的檔案工作,是十分複雜的局面,而實現全國企業檔案分類標準化、規範化亦是新世紀企業檔案工作的最終要求。
制訂出乙個企業檔案分類規則,體現出企業檔案分類的原則性、統一性、權威性,把大的管住管好,又允許企業檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個分類規則,應當分步實施,分階段完成,允許企業根據自己的情況逐步實現分類工作標準化。總之,沒有這樣乙個分類規則,全國的企業檔案分類標準化規範化就無從談起;沒有這樣乙個分類規則,國家檔案部門對全國企業檔案工作有效的巨集觀管理就無法實現;沒有這麼乙個分類規則,全國的企業檔案資訊科學分類體系及高效率網路化管理亦無從規劃。
筆者通過此文所表述的最終願望是:建立乙個可以統管全國企業各門類、各載體檔案分類的,乙個與過去的企業檔案分類規則有著穩定聯絡的,乙個在今後較長時期不會輕易變動的檔案分類規則,使企業檔案分類工作不再困惑。
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