檔案工作實務複習題
一、名詞解釋
1、科技檔案
科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔儲存的圖紙、圖表、文字材料、**、錄音、錄影等科學檔案資料。
2、科技檔案號
科技檔案號是檔案館（室）在科技檔案的整理和管理過程中，以字元形式賦予科技檔案的一組**，是訪問科技檔案的標記，它起到固定整理成果，反映分類和排列次序，便於保管和查閱科技檔案的作用。科技檔案號一般由科技檔案分類號和保管單位順序號組成。
3、科技檔案分類
科技檔案的分類是指根據科技檔案的內容性質和形成特點，將一定範圍內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關係和平行關係的不同等級的科技檔案庫實體管理系統。
4、會計檔案
會計檔案是國家機關、企事業單位、個體工商戶和其他社會組織在會計核算活動中形成的具有儲存價值的原始記錄。是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
二、簡答題
1、簡述案卷編目的含義及內容。
2、科技檔案與其他檔案、科技資料、科技圖書、科技情報及一般科技檔案的本質上的區別。
（1）科技檔案與其他檔案的本質區別在於：科技檔案產生於生產、科研、基建及其管理活動中，是這些科技生產活動的記錄和伴生物，記述和反映科技生產活動的客觀事實和發展規律，是一種科技專業知識的載體。
（2）科技檔案與科技資料、科技圖書、科技情報的本質區別在於：科技檔案是生產、科研、基建及其管理活動中直接形成的原始記錄，是第一手資料，不是在事後加工形成的或為了參考而蒐集來的。科技資料、科技情報則不同，是為了科技生產活動的需要而交流或購買來的材料。
科技圖書則是通過對科技檔案等進行加工形成的
二、三手材料。
（3）科技檔案與一般科技檔案的本質區別在於：科技檔案是對國家和社會有儲存價值的需要歸檔的科技檔案材料。有沒有儲存價值，是科技檔案能否轉化成科技檔案的基本條件。
3、科研工作與建檔工作的四同步管理。
（1）下達計畫任務與提出科研檔案材料的歸檔要求同步
（2）檢查計畫進度與檢查科研材料形成情況同步
（3）驗收、鑑定科研成果與驗收科研檔案材料同步
（4）上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。
目的：保證每一項科研活動歸檔檔案材料的完整、準確、系統。
三、論述題
1、試述科技檔案的分類規則。
四、填空或選擇題
1、科技檔案的特點：專業性、成套性、現實性、效益性。
2、在科技生產活動中形成的、以專案成套的科技檔案是乙個有機整體，具有不可分散性，因此，我們在科技檔案管理工作中應盡可能地保持科技檔案的完整性和有機聯絡。
3、科技檔案積累的要求包括：明確積累職責，明確積累範圍，確保積累質量三個方面。其中，確保積累質量主要是在積累過程中維護和確保科技檔案的完整、準確、系統和安全。
4、科技檔案管理的「三納入」規定即：將科技檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入科技工作程式，納入科研、生產、基建等計畫中，納入有關部門和有關人員的職責範圍。5、「三納入」的實質：
從加強科技管理入手，將科技檔案的管理與科技管理緊密結合起來，實行一體化管理。
6、檔案部門參加專案驗收制度。對應歸檔的科技檔案材料加以驗收。沒有完整、準確、系統的科技檔案材料的專案，不能通過驗收。
7、裝置開箱驗收制度是保證裝置檔案及時、完整歸檔的可靠保證。
8、竣工圖是真實地記錄各種地上、地下建築物、構築物等情況的技術檔案，是對工程進行交工驗收、維護、改建、擴建的依據，是國家的重要技術檔案。
9、涉及結構形式、工藝、平面布置、專案等重大改變技圖面變更面積超過35%的，應重新繪製竣工圖。末尾加「竣」或註明「竣工階段」。
10、所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋並簽署竣工圖章。竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。
11、科技檔案的組卷應遵循科技檔案材料的形成規律，保持案卷內科技檔案的有機聯絡和案卷的成套、系統。便於案卷的保管和利用。
12、科技檔案的組卷方法：（1）按部件組卷，主要適用於機械產品和裝置等科技檔案。（2）按結構組卷。
主要適用於基本建設專案等；（3）按階段組卷。主要適用於科研專案和生產工藝等；（4）按專業組卷。主要適用於標準設計檔案、竣工圖；（5）其他。
問題、時間、責任者、地區、檔名稱等。主要適用於管理性檔案及氣象、水文等其他科技檔案。
13、科技檔案的案卷封面填寫專案包括：案卷題名（由立卷人擬寫）、立卷單位（負責組卷部門或專案負責部門）、起止日期、保管期限、密級、檔號（全宗號、案卷號、目錄號）等
14、卷內檔案目錄包括：序號、檔案編號、責任者、檔案題名、日期、頁數、備註等。
15、案卷的裝訂分為以件為單位裝訂和整卷裝訂。以件為單位裝訂的應在每件檔案首頁空白處加蓋檔號章，並填寫檔號和序號。
16、科技檔案的歸檔，要以歸檔制度為基本依據。科技檔案歸檔制度的內容包括歸檔範圍、歸檔時間、歸檔要求和手續。
17、確定歸檔範圍的標準是科技檔案是否具有儲存價值。
18、歸檔時間應根據不同型別的科技檔案的形成特點來確定。一般分為：在專案結束後歸檔、分階段歸檔（週期較長的工業產品、科研專案）、分單項歸檔（規模較大的科研課題、基建等）、按年度歸檔（管理性檔案）、隨時歸檔（科技活動中的變更、修改、補充檔案及磁帶等實物檔案）。
19、歸檔份數因檔案重要程度的不同而不同。一般乙份或一套。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加歸檔份數。
20、重大建設專案檔案的歸檔。除受委託進行專案檔案彙總整理外，各施工承包單位應在專案實體完成後三個月內將專案檔案向建設單位歸檔，有尾工的在尾工完成後及時歸檔。歸檔檔案應成套、系統、完整。。
應記述和反映建設專案的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映建設專案建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術資料可靠、簽字手續完備；檔案質量應符合國家規定。外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
21、專案建設檔案的歸檔審查。施工單位在專案竣工檔案收集、編制和整理後，應依次由竣工檔案編制方、質監部門、監理部門對檔案的完整、準確情況和案卷的質量進行審查或三方會審。經建設單位確認並辦理交接手續後連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
22、科技檔案分類的原則：同一原則、效用原則、排它原則。
23、科技檔案分類方法：工程專案分類法（基建檔案、工程設計檔案、建築施工檔案）、型號分類法（產品檔案、裝置檔案）、課題分類法（科研檔案）、專業分類法（暖通等從專業角度利用檔案的）、地域分類法（氣象、水文、地質、動植物調查）、時間分類法（氣象、水文、**等在內容和形成方面有鮮明時間特徵的檔案）。
24、基建檔案：性質-工程專案分類法、流域-工程專案分類法；產品檔案：使用性質-型號分類法、系列-型號分類法、年度-型號分類法。
裝置檔案：性質-型號分類法、工序-型號分類法。科研檔案：
學科-課題分類法、專業-課題分類法。
25、案卷排列是科技檔案整理工作的重要內容，應遵循分類排列的原則。
27、會計核算材料的歸檔範圍：會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計核算材料。
28、歸檔的會計核算材料應符合：完整齊全、真實準確、裝訂成冊、有利於保管和利用的要求。會計檔案移交清冊一式兩份。
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