【編者按】物業管理作為高品質樓盤的代名詞已經深入每個家庭的生活之中，物業管理效率的高低決定著業主的滿意度，及時、快捷的物業服務已經成為衡量物業水平的重要指標。今天我們通過一家全國前三名的知名物業公司—長城物業集團股份****（根據《2015中國物業服務百強企業研究報告》評定）的案例來體會一下，怎麼將自己單位已經有的業務管理效率大幅提公升。
長城物業服務範圍覆蓋國內28個省、自治區、直轄市的42個城市，簽約全委物業管理專案約400+個，簽約全委託物業管理面積逾8000萬平方公尺，服務業主超過200萬人口。管理物業型別包括：住宅（獨立式房屋、多層、高層）和公建（商業樓宇、寫字樓、**辦公樓、大專院校、會展中心、工業園區等）。
林經理（化名）是品控部的經理，他為公司的管理效率提公升工作可沒少做嘗試。最近林經理碰到了不好解決的問題，哪兒出了問題呢？我們來看看：
物業管理涉及到大量的維修事宜，個性化強，業務發生量大。長城物業內審經理在現場審核中會發現大量問題，使用傳統的紙筆記錄方式效率低，主要體現在三個不方便：
不合格記錄不方便；
不合格資訊傳輸不方便；
管理處整改反饋記錄不方便；
一線同事們叫苦連天，林經理決定找一下問題的根源。他準備按照下面的思路梳理流程：
首先林經理找了乙個城市公司，看看他們傳統的維修處理方法，總結了如下八步：
第1步：發現問題，並拍照
第2步：記錄問題，並註明拍照時間（將問題描述與拍照問題一一對應，方便後期整理）
第3步：匯出相機**
第4步：將問題及相應**錄入《內審不合格項跟蹤表》（內審經理每次內審能記錄20至100個問題及**，很認真的趕腳，有木有？）
第5步：內審經理整理完畢後通過內部管理系統發給管理處經理。
第6步：管理處經理安排相應工作人員整改，並將整改結果拍照。
第7步：管理處在《不合格項跟蹤表》附上完成情況及**後通過內部管理系統發給內審經理。
第8步：內審經理根據管理處整改**，結合現場進行驗證，如合格關閉專案。
林經理對這八個步驟逐一分析，下定決心找到影響效率低下的因素。他的分析很細緻：
經過林經理在現場測試整個流程（測量監視→統計分析→糾正預防→組織實施→關閉）發現整個工作中最浪費時間的是第四和第七個環節：
1、文字記錄錄入電腦，速度較慢；
2、在大量**中尋找對應**，並複製貼上縮小到相應**內，需要花大量的整理時間。
因此流程效率低的節點確認為：
1、 文字錄入較慢。
2、 **整理很慢。
林經理可謂是長城物業的智多星，看著同事們糾結的作業動作，重複的為這兩個難點頭疼，他的小宇終於宙爆發啦！
在對流程分析以及關鍵效率因素確認的基礎上，林經理召集全體成員進行了充分討論分析。發現如果仍使用傳統的紙筆記錄，然後排版錄入office軟體內，無法有效提高內審效率。
小組全體成員通過在網上搜尋提高工作效率的軟體中發現，「為知筆記」可快速的進行文字**錄入，快速的將資訊傳給管理處，管理處可快速的將整改後**反饋給內審經理。林經理和大家一起圍繞著「為知筆記「的個人筆記和群組筆記的使用，制訂了相應措施：
下面這個辦法更犀利，發布內部通知，推動新的方法落地。
1、 通過使用新工具，並重新梳理工作流程。將原有8個步驟流程降低為6個步驟，即減少2個步驟。
第1步：進入相應管理處「為知筆記」目錄（只需進入一次，即可保持一直在此目錄內）
第2步：直接用「為知筆記」描述問題及拍攝問題**（若有需要還可在**上畫圈突出問題）。通過wifi同步上傳記錄的問題。
（不管內審經理每次內審記錄20個，還是100個問題及**，資訊傳遞速度都很快）
第3步：內審經理及管理處，可同時同步電腦版或手機版「為知筆記」，獲得已記錄的問題描述及**。
第4步：管理處經理安排相應工作人員整改，並將整改結果直接拍照到相應「為知筆記」內。
第5步：通過wifi同步上傳，內審經理及管理處可同時同步電腦版或手機版「為知筆記」，獲得已整改問題**或文字描述。
第6步：內審經理根據管理處整改**，結合現場進行驗證關閉。
2、 記錄、排版、整理30個問題點時間（不包括現場查詢問題時間），從20分鐘，降低到5分鐘，即效率提高400%。
由於按傳統的8個環節30個問題點時間沒考慮網路速度，也沒考慮回到辦公室及開啟電腦的時間，若使用為知筆記也不考慮wifi速度即時上傳，實際上會比5分鐘的時間更短。
通過6月—9月的時間，一直使用「為知筆記」和管理處進行品質圈資訊溝通，平均每個管理處記錄100個問題以上，管理處也能及時收到問題內容，內審經理也能及時收到管理處問題整改進展，徹底將這項工作落在實處。
林經理做完這些以後，著實為自己和團隊感到了一次自豪。因為這次找對了分析方法和工具，要想提公升效率，第一，要對業務流程進行仔細梳理，第二要進行深入分析，第三，要找對工具，第四，要有前後操作對比。
【後記】據悉，中國物業企業前100名2023年營業收入增長明顯，收入均值3.5億元，同比增長21.6%，其中，物業服務收入仍為企業主要收入**，業績貢獻度63.
4%，多元化創新業務成企業探索重點，百強企業大力拓展延伸服務，探索多元化共贏發展模式，多種經營收入增長率高達38.4%。長城物業林經理在物業服務上的效率探索，為該公司快速擴張該公司各個城市的業務提供有有益的管理實踐。
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