為加強對會議室的管理，達到合理、充分利用會議室，並保持整潔、安全，讓各部門、公司放心、有序的使用，特制定本管理規定。
一、範圍
會議室適用於濟南百合園林集團****總部各部門、公司。
1、用於來客接待洽談；
2、用於內部辦公會議；
3、用於部門內工作溝通會議；
4、用於培訓或面試。
二、權責
1、辦公室負責會議室的日常管理及使用安排，負責日常會議使用的紙杯、抽紙、飲用水的安排（不包括大型會議），大型會議所需物品，使用部門須提前5個工作日提出申請；
2、各部門、公司使用期間，負責會議室的消防、安全工作，若發現問題及時通知辦公室，否則由此造成的損失，可追溯最後一次使用部門、公司領導的責任；
3、各部門設專人會議室的使用申請、登記、預定等工作；
4、各部門領導負責申請外來接待用的除飲用水、茶葉以外的飲料、果盤等，由辦公室安排。
三、會議室使用原則
1、會議室優先保證重大商務洽談活動使用；其次按裝置使用情況而定，主要是投影儀的使用；
2、先集團級會議再部門級會議（部門級遵循先申請先使用原則）；
3、按內部、外部劃分，優先安排接待外來客人商務洽談活動使用，其次按申請順序使用；
4、大型會議室均按預約順序使用；
5、會議室使用變更：預約會議室後，因各種原因會議取消，或更換會議室時，應第一時間到辦公室登出或變更登記，並配合主管人員對其調整；
6、會議室使用衝突：應由辦公室主管人員協調解決，各部應積極配合辦公室的協調和安排，不允許私下協商調換會議室；
7、禁止侵占會議室資源的行為：如長期登記占用會議室，使用完畢不及時登出、歸還會議室鑰匙；私自把會議室鑰匙帶出公司；私下把會議室鑰匙給別的部門；或一次登記多次使用等。
四、會議室使用規定
1、會議室的預訂：使用部門至少提前1小時，到辦公室預定登記，並按登記表的要求，準確填寫參會人數、使用時間等內容。由辦公室統一安排，否則因此造成的重複、衝突使用會議室，申請部門自行負責；
2、會議室內一切公共設施、用品及飲品等，未經辦公室許可不得擅自搬離會議室；
3、會議室內日常衛生由辦公室負責，會議室配備的用品(如：投影儀、遙控器、保溫瓶、杯子等)均由辦公室負責配備；
4、會議結束，使用部門負責關閉所有設施電源，關閉照明、關閉門窗，會議室桌面清理乾淨，桌椅擺放整齊，保持整潔衛生，辦公室負責檢查，如驗收不合格，辦公室有權督促重新整理，並及時把鑰匙交回辦公室登出登記；
5、若出現損壞、丟失物品，由會議主辦部門負責重置或賠償。
備註：董事長、總經理、各部門（公司）分管領導主持的會議，會議級別為集團級；
部長及以下的人員主持的會議，會議級別為部門級。
五、本規定自2023年1月1日起執行。
附件：會議室使用申請登記表
濟南百合園林集團公司
二○一六年一月一日
會議室使用申請登記表
會議室使用管理規定
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會議室使用管理規定
第八條會議室接待使用規定 一 公司來訪接待，由行政專員將來訪人員引坐至會議室，並備茶水。同時初步了解來訪人員來訪目的，通知相關部門負責人接待處理。二 禁止出現來訪人員在辦公區域聚眾吵鬧現象。如遇行為 語言過激的來訪者，行政專員應及時將來訪者引坐至會議室，備上茶水並安撫其情緒，同時通知相關部門負責人處...