摘要：採編業務外包作為一種降低運作成本，提高服務效率的有效途徑正在被越來越多的圖書館所採用。本文分析了高校圖書館採編業務外包過程中可能存在的風險，並提出相應的管理模式對外風險進行控制，使採編業務外包工作更有利的發展。
採編業務外包作為一宗新的經營管理方法，在圖書館得到了快速發展。從目前的狀況來看，採編業務外包不僅為圖書館節省了經費，而且還彌補了技術人員緊缺的不足，所以各高校圖書館對採編業務外包是持肯定態度的。儘管外包在一定程度上得到了好評，但是參與方之間仍然存在著各種矛盾與衝突。
因此，我們有必要對採編業務外包中得風險進行控制並制定相應的管理模式。這樣才能實現「利益與質量」，「合作與績效」的雙贏。
⒈高校圖書館採編業務外包的內涵
2023年，美國著名管理學家比得德魯克在其著作中預言：「在10年至15年之內，任何企業中，僅做後台支援而不創造營業額的工作都應該外包出去，任何不提供向高階發展機會的活動與業務也應該採取外包形式。」近10年來，外包業務被國外是為企業改制浪潮中最有成效的方式，它改變了企業的盈利模式和企業價值創造方式，也是最近10年世界各國企業發生根本變化的最重要的動源。
〔1〕業務外包（outsourcing）是企業為了降低成本，提高效率，把產品的非關鍵性部分通過業務外包讓公司或國外來供貨的一種創新的經營管理方法。20世紀90年代後，outsourcing被西方圖書館界吸收和採用，在自身資源有限的條件下，整合利用外部最優秀的各種專業化資源，將一些次要的，非核心的業務以合約的方式委託給外部服務機構辦理，從而達到克服館內技術人員不足，降低和控制運作成本，節約新書與讀者見面時間的目的，提高圖書館的工作效率。
根據圖書館的業務型別，其外包的專案主要分為採編業務、資訊服務、技術服務、借閱服務、後勤服務。高校附屬國採編業務外包，是指將圖書館文獻採訪，編目等工作以後，全部或部分委託給相關企業來完成。目前，大部分工作一般由書商來完成。
〔2〕⒉高校圖書館採編業務外包中存在的風險
由於採編業務外包在各高校圖書館中得應用的時間還不長，各項環節不夠成熟，機制不夠完善，因此，高校圖書館在實施採編業務外包時，還存在諸多風險。
⒉1來自承包商的風險
從圖書館開始對承包商的考察，選擇，簽訂合同，進行合作，到外包結束，整個外包過程形成了一條環環相扣的**鏈，由於承包商位於**鏈的上游，因此一旦出現問題們就會給圖書館帶來很大的影響，進而影響到整個**關係。
⒉⒈1對承包商的選擇資訊不完全
資訊不完全是導致風險產生的直接原因。一般而言，圖書館在與外包企業合作之前未必完全了解對方狀況，而外包商為了促成合作，獲取利潤，可能對圖書館隱藏在外包過程中不利的資訊。如資源不足，技術不夠，裝置及人員配備不標準等，這就是得圖書館處於資訊劣勢，當內部的業務或資源完全交由外部的承包商管理之後，圖書館就無法對外包商進行直接控制，導致了服務質量低，供貨效率失控的風險。
⒉⒈2承包商與圖書館的戰略目標不一致
圖書館和承包商是不同性質的機構，因此二者的戰略目標是不同的。圖書館是公立性機構，以光大讀者的利益為根本；而承包商則是私有化，以自身利益為重。在沒有共同的利益基礎下，承包商很可能為了減少經費而偷工減料。
例如，有哦的圖書館編目資料不通過calls系統**，而是自編了一些簡單的編目資料，或是加塞一些質量差，難以推銷的積壓目錄。
其次，外包商可能為了提高工作速度與效率，而忽略了質量問題。如條形碼和詞條貼上的不標準，加蓋館章不清晰，頁碼不準確，整書包封不嚴格等，這些都嚴重影響了圖書的質量，影響讀者使用。
⒉2來自於外包內外環境的風險
採編業務外包合同是由圖書館和外包商達成的法律性檔案，是圖書館、承包商就圖書館採購**，圖書分編加工等工作的順利完成而達成的合作協議。圖書採編業務外包合同貫穿於整個外包業務過程中，圖書採編業務外包工作的績效取決於合同管理的效果。但是因為採編業務外包是乙個剛剛興起的經營方式，因此圖書館在制定合同時由於缺少了經驗，很難考慮周全。
尤其是對細節問題很難準確把握。在出現問題時，容易造成雙方責任不明確，外加溝通不暢，協調不周，相應的法律法規還不夠完善，引發出不必要的糾紛。這樣不僅會導致圖書館在經濟上收到很大的損失，而且致使新書不能保質保量的按時上架與讀者見面，於圖書館來說又是乙個非常大的打擊。
因此，在外部條件與環境中，外包業務仍存在著風險。
⒉3來自圖書館內部的風險
採編業務外包可以緩解圖書館內部人員結構不合理，專業人才匱乏。但是如果圖書館採編業務外包開展的不適當，就會給圖書館造成館員業務能力削弱，技術人員流失的風險。
⒉⒊1館員業務能力削弱的風險
當高校圖書館的採編業務外包以後，圖書館採編人員的工作主要傾向於圖書的驗收，編目資料的檢查，圖書加工，圖書典藏等，不再從事原有的編目工作。時間久了，他們的採訪，分類，著錄等工作能力就會慢慢萎縮甚至消失。其次，由於圖書館的採編工作主要依賴於外吧商，就是得圖書館對採編人員的學習培訓和創新能力不再重視，使工作人員不再有學習和培訓的機會，對本館的新動態，新變化把握不清，甚至喪失了獲取新知識的慾望和動力。
從而造成工作人員業務能力削弱。
⒉⒊2技術人員流失的風險
由於採編部一直都是圖書館技術含量相對較高的部門之一，採編人員對本館的特色，運作方式，管理機制等熟悉度相對較高，所以採編人員一直處在圖書館的重要地位上。而採編業務外包的出現，致使相當一部分人的工作必須重新調整，分配到其他崗位上，造成了一些圖書館對自己在圖書館中的地位和自身的價值產生憂慮，員工上班情緒不佳，對工作失去了信心和熱情，甚至抽身走人，導致技術人員流失的風險。這些對於圖書館的工作和發展都將產生不利影響。
⒊圖書館採編業務外包的管理模式
業務外包這一現代化管理方式給圖書館的業務發展帶來了明顯的好處，我國圖書館業務外包已顯示出高速的成長性和巨大的市場潛力。但是我們同事也應看到圖書館的採編業務外包還處於探索性的成長階段。市場發展的機制與環境尚不成熟穩定，導致圖書館採編業務外包面臨著一定風險。
因此，圖書館只有對外包過程中得風險進行很好的控制，並積極採取預防措施，才能減少不必增的損失，使圖書館採編業務外包走上正確的軌道。
3.1樹立市場競爭意識，提公升法制觀念
隨著市場機制的進步與不斷完善，社會上的多數行業都不斷的參與到市場運作中來。而高校圖書館作為現代化經濟體系中的乙個重要的分工部門〔3〕，具有知識產生和知識傳授的職能也更應認識到這一點的重要性，迅速實現其業務產業化，社會化。如果想使採編業務外包這一經營方式得到良好執行，就應該樹立市場競爭意識，大力借鑑在外部的先進管理方式，主動挖掘外部的潛在資源，在供求關係中找準自身位置，加強與各類服務商的合作關係，提高自身競爭力，為採編業務外包提高乙個較高的平台。
但是由於市場機制是多線條發展的，只有在法律的嚴格規範下，才能保證市場經濟的正常執行。採編業務外包就是市場經濟的一部分，作為交易的主體人，必須完善自身的知識結構，充分了解《合同法》及其他法律的相關知識，增強法律意識，明確責任與義務，才能做到在制定合同時不忽略細節問題，明確彼此間的權利與利益，對可能存在的風險進行防範；在實施合同時，做到有的放矢，依據合同條款嚴格執行，必能保證採編業務外包的質量，維護圖書館的基本利益。
3.2選擇合適的承包商
承包商是業務外包的主要完成者，承包商的技術含量，裝備設定，人力資源，市場資訊等因素決定了承包商業務執行水平和服務質量。因此，承包商的選擇直接關係到外包業務的成功與否。然而現如今大多數的高校圖書館太過注重經濟因素，力求以最低成本獲取最大利益，在選擇承包商時忽略了其業務能力與服務質量。
如果外包合同在得不到有效實施，則很可能造成外包業務流產。因此，在選擇在選擇外包商時應注意以下幾點因素:
1.外部因素
圖書館應對外企業的技術水平和專業人員的業務能力進行有效評估，不僅要考察外包商的財務，裝置，人力資源等因素，還要對其書目資訊，編目資料提供能力以及加工，售後服務，信譽程度等進行考察。在調查成本和條件允許的情況下，圖書館可以聘請外部專家或諮詢公司對外包業務進行評估。市場調查越充分，外包業務取得合理收益的成功率就越大。
2.內部自身因素
因為高校圖書館的實際情況不同，如辦館規模，館內特色，採編人員的實力不同，這就使得各高校圖書館的外包範圍和外包內容也不盡相同。基於以上眾多不同點，圖書館應結合自身的業務需求，資訊化水平，辦館規模和外包市場來決定所採用的外包策略和管理模式。
①選擇型外包
對於採編部專業人員齊備，有能力完成每年的採編任務，的，可以考慮部分業務外包或部分欄位外包，支付相對較低的成本費用。
②完全型外包
對於採編部業務人員緊缺的高校圖書館，也可以選擇一家經營狀況良好，供貨能力強，採編人員素質較高的承包商，採用委託制，將圖書館的採編業務進行委託，並支付較高的成本支付。
③另外，在選擇承包商時，要避免非大公司不選擇的誤區。〔4〕
對於規模，實力較小的圖書館，如果只注重選擇大型外包公司，由於自身技術能力和業務量有限，在合作過程中往往處於劣勢，外包商的重視程度不夠，反而服務質量得不到應有保障。
⒊3合理制定採編業務外包選擇
採編業務外包雖然給圖書館帶來一系列的益處，但是只有合理地選擇採編業務外包的專案，加強業務外包的計畫性，才能防止採編業務外包的極端化。因此，每個圖書館都應制定和遵循一些具體的原則，以約束自己的隨機行為。比如:
⒈個性化原則
對於那些個性化強的核心業務，或與核心業務相關性較大的業務，如採訪，查重，驗收等要求較高的業務，最好自己實施。
⒉標準化原則
對於那些具有相同標準，工作量大且短時間內很難完成的業務最好外包。如圖書磁條的包夾，加蓋館章，列印流水號等物理加工。
⒊計畫性原則
只有周密調查，準確把握外包資訊的基礎上，進行科學規劃，合理安排，制定相關計畫，按部就班的完成，才能合理落實外包工作，打到預期目標。
⒊4建立監管機制和良好的溝通體系
採編業務外包是一項重要的工作，涉及到圖書質量，資訊有效等多方面的內容。在整個外包過程中，任何階段控制不好都有可能發生問題而產生外包風險，甚至導致外包的失敗。由於圖書館並不參與外包企業實際的生產或服務提供過程，所以在質量控制方面難以把握。
因此圖書館把風險防範機制貫穿於業務外包的整個過程，對外包企業的全程進行有效的監督與管理，同時通過加強溝通與交流，互通訊息，增進相互間的了解和信任，隨時了解外包業務的完成情況，把工作中可能出現的錯誤消滅於未發生之前，或是對已發生的問題，採取措施及時補救，防止出現更大的失誤，因而避免因失誤而造成的不必要的損失。
其次，通過監管與溝通，可以健全各種規章制度，改進工作方式，從而提高工作效率，獲取最大效益。
⒊5提高自身採訪，查重與驗收能力
對於各高校圖書館而言，採編業務外包的確在一定程度上簡化了圖書館的採編工作，但為了保證到館圖書的質量，工作人員應在採訪，查重，驗收方面的能力加以提高，把好質量關。
關於對高校圖書館採編業務外包的思考
作者 吳興功 文教資料 2011年第04期 摘要 本文介紹了高校圖書館業務外包的成因，分析了採編業務外包的優勢和存在的問題，並針對現實問題，提出了改進措施。關鍵詞 高校圖書館採編業務外包 圖書館業務外包源於20世紀80年代工業企業管理中所提出的一種經營管理方法。90年代這一方法被西方圖書館界吸收並採...
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