一、專案溝通管理概述
專案溝通管理包括為了確保專案資訊及時適當的產生、收集、傳播、儲存和最終配置所必須的過程。專案溝通管理把成功所必須的因素—人、想法和資訊之間提供了乙個關鍵連線。涉及專案的任何人都應準備以專案「語言」傳送和接收資訊並且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個專案。
適量的溝通是專案的關鍵因素之一，曾經說過「高階管理人員往往花費80%的時間以不同的形式進行溝通，普通管理者約花50%的時間用於傳播資訊 」。
專案溝通管理是專案整個活動過程中的神經中樞。有效溝通是在人、思想和資訊之間建立連線，是進行專案各方面管理的紐帶，是專案成功的關鍵因素。如果缺乏有效的溝通，專案注定要失敗。
專案需要有效的溝通，以確保在恰當的時間、以恰當的成本、恰當的方式使恰當的人員獲得恰當的資訊。溝通的重要性體現在以下四點：一是決策和計畫的基礎；二是組織和控制的依據和手段；三是建立和改善人際關係必不可少的條件；四是專案經理成功領導的重要手段。
二、 專案溝通管理過程
（一）專案溝通總體框架專案管理培訓
溝通是建立專案組內部外部的橋梁，溝通管理是基於專案組織架構之上的，專案溝通的總體框架實際上解決的是專案組織架構中的各個實體的聯絡以及資訊傳達的問題。
以乙個實際的專案為例，在專案操作過程中，一般專案都是需要垮部門協調，特別是在矩陣式組織架構的公司中，乙個專案經理往往需要面對多個利害干係人；同時該專案需要利用第三方公司的資源，因此還需要引入第三方專案團隊。每一條連線線都可以看作乙個雙向溝通的渠道，可見專案經理需要面對來自四個方向的溝通。
首先需要與本公司的利害干係人的溝通，每個利害干係人面有不同的資源池，專案經理在專案實施過程中可能需要與各個部門的利害干係人溝通，協調相關資源，也就是利害干係人管理。其次，專案也有可能引入第三方公司，與第三方公司的溝通也是確保專案順利實施的關鍵要素之一。第三，專案過程中要隨時與客戶介面人溝通，也就是需求溝通，確保專案目標沒有偏離客戶需求。
第四，專案組內部的溝通也非常重要，專案經理需要向專案組成員傳達資訊，而專案組成員需要接受資訊並反饋，從而減少整個資訊傳遞的過程中的誤差。
（二）溝通方式
按照溝通的不同作用，把專案過程中的溝通方式分為以下三類：
1.單項溝通。把某些事項以通知的方式告知相關人員，不需要反饋，至少不需要即可反饋。一般用在發布通知、要求、制度、命令、通報、散布傳單等情況。
2.雙向溝通。溝通由一方與另一方進行互動式資訊傳達，並就溝通結果達成一致（也可能不一致），但至少雙方都有發表意見的機會和權利，可以充分表達自己的意見和建議。
比如：談戀愛、工作績效考核溝通、方案溝通等。
3.網狀溝通。這是乙個多方參與的溝通方式，參與各方代表不同利益主體，他們就相關事情進行充分表達意見，達成妥協和一致。
比如：erp專案實施過程中，甲方、乙方、監理方就專案實施驗收標準的討論等。
在一般專案過程中，本文的溝通按照頻率大體可以分為兩類：例行溝通和非例行溝通。例行溝通一般在專案初期如確定專案範圍，制定專案計畫時即確定。例行溝通的具體形式有：
（1）文件形式溝通。主要是通過專案**，週報，月報等形式與專案組內外進行溝通。
（2）會議形式溝通。專案實施團隊會例行召開小組例會，梳理一下本階段的工作情況以及後續的工作目標。或者在專案階段性成果的輸出階段向利害干係人（stakeholder）匯報專案進展情況。
非例行溝通就是在專案過程中進行的非正式溝通，可能是跟客戶，也可能是與專案組成員或者自公司的利害干係人。
（三）專案溝通管理模型
乙個完整的溝通管理體系模型至少應包括以下四個方面：溝通管理計畫編制、資訊分發、績效報告和專案干係人管理。這四個過程彼此之間不但相互作用，而且也與其它知識領域的過程相互作用。
1. 溝通管理計畫就是確定專案利益者對資訊和溝通的需求，是對專案整個生命週期中資訊溝通的內容、方式和渠道等各個方面的計畫與管理。制定溝通管理計畫是專案溝通管理中的第乙個過程，其核心是專案利益相關者分析，主要搞清楚3wh的問題（who，what，when，how），即誰，需要什麼資訊，何時需要，怎樣傳遞。
2.資訊分發就是指在合適的時間，通過合適的方式將合適的資訊提供給合適的人。可以說，及時有效地將資訊傳送給所需要的人是專案溝通成功的關鍵。
溝通技巧、資訊分發系統、資訊檢索系統和專案記錄是資訊分發過程中常用的四種工具和方法。在資訊分發之前，還要確定資訊分發（溝通）的責任人、時間、方式方法、渠道、使用許可權、技術手段和反饋的方法等。
3. 績效報告是乙個收集和傳播專案績效資訊的動態過程，績效報告的輸出主要包括狀態報告、進度報告、專案**和變更請求。狀態報告是用量化的資料，從範圍、時間和成本三個方面來說明專案所處的狀態；進度報告是某一特定時間段工作完成情況的報告；專案**是指根據專案當前的情況和掌握的歷史資料、資料，對專案將來狀況進行的估計；變更請求是對需要或變化的情況做出的一種反應。
4. 專案干係人管理是為了能夠滿足不同干係人的資訊需求，解決干係人之間的問題。專案干係人的管理通常由專案經理負責。
最典型也最重要的專案干係人是客戶，可以利用專案客戶關係管理系統進行管理；專案組成員、企業的上司也是重要的專案干係人，對於他們應當以面對面溝通為主。
三、專案溝通管理實施
在專案過程中與客戶的溝通一般屬於例行的正式溝通。按照基於使用者體驗的軟體開發流程，為了更好的設計出基於使用者體驗的產品，在開發出最終的商用產品之前需要進行兩次迭代。首先是設計出低保真模型，讓使用者試用之後總結改進意見設計出最終商用的高保真模型。
與傳統的軟體開發流程相同，在專案開始階段需要對客戶需求進行澄清，這裡就涉及到與客戶的需求溝通。往往在這時候，客戶對於自己提出的需求僅僅是乙個概念，也不是非常清楚。通過專案組成員（一般是專案開發代表者是se）與客戶的反覆溝通最終讓客戶也明確自己提出的概念會成為乙個什麼模型，同時讓專案組成員充分了解客戶需求確保整個專案目標和專案範圍與客戶期望沒有偏差。
本階段是在確定專案計畫和專案範圍之前，因此在溝通的過程中應該注意引導客戶，把客戶盡量往與平台相近或者與公司整體技術架構相近的需求上引，否則很可能導致專案難度增加，專案風險增加，從而使得整個專案延期或者需求變更，浪費工作量同時也浪費資源。
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