一.目的:
通過暢通高效的溝通渠道和方法,使與日常工作和質量管理體系有關的資訊在各級各部門和全體工作人員之間得到及時傳遞,從而在系統內部形成相互了解、相互信任、團結協作、全員參與的良好氛圍.
二.範圍:
適應於本公司範圍內就質量體系的運作事項進行的溝通.
三.權責:
無四.定義:
4.1.對外會議:
指上級單位、行業單位和第二方、第三方等單位來本公司檢查、審查工作、洽談業務、參觀
訪問等需要組織召開的會議.
4.2.管理會議:
對全公司有重大影響的會議,包括董事長、總經理主持的會議,以及月末大會、工作例會、生產質量等專題會議.
4.3.專案會議:
對某一工作事項或工作流程召開有針對性主題的會議.
4.4.部門會議:
指處理部門(車間)內部事務,一般由本單位人員參加的會議.
4.5.視覺溝通:
指通過看板、黑板、公告欄、海報和標語等視覺交流的形式,把公司的決定、通知以及質量、生產、顧客反饋等資訊與員工進行溝通.
五.參考檔案:
無六.作業流程:
無七.作業內容:
7.1.溝通的方式:
本公司除使用質量體系內其它檔案中規定的檔案、**進行資訊傳遞和溝通外,還使用了如下的溝通方式:
a.**聯絡:
**聯絡方式適用於各部門間、部門內就簡單事項的聯絡進行溝通.
b.工作聯絡單:
在沒有書面文字可能導致錯誤產生或在部門負責人認為有必要時,就特定事項進行聯絡時使用.
c.班前會:
主持:生產部門主管/組長
參會人員:生產部員工
會議內容:了解生產進度及產品質量狀況,佈署當天的工作任務,協調解決本部門內的工作.
d.早會:
主持:行政部主管
參加人員:公司全體員工.
會議內容:意識,觀念宣導及各相關工作事項傳達.
e.管理會議:
主持:(副)總經理
參加人員:各部門主管
會議內容:工作狀況的總結與下階段工作的安排.
f.專題會議:
主持:相關負責人
參加人員:各部門主管及相關負責人.
會議內容:了解專案現狀與運作的管理現狀,協調解決專案推動中所發現的問題,並安排下階段工作.
7.2.會議管理：
7.2.1.管理職責：
a.公司行政部是會議室使用的歸口管理部門.
b.行政部前台負責公司級會議的組織、督辦,並發布公司級會議的通知.
c.各部門主管負責本部門會議的組織、召開、會議決議的實施以及督辦工作.
d.會議主持人負責制定會議議程,確定議題及參加會議人員名單.
e.會議主持人或指派專人負責會議記錄及會議紀要的起草、發放,會議紀錄需經由主持人審核確認.
f.與會人員應服從會議安排,遵守會議紀律.
g.會議主持人應親自或指派專人對會議制訂的整改計畫、糾正/預防措施進行跟蹤、驗證,並在下一次同類會議時進行講評.
h.各部門應指定一名看板管理人員,負責本單位管理看板內容的更新.
7.2.2.會議管理規定:
a.當多個會議在同一時間或空間上有衝突時,實行小會服從大會,一般會議服從緊急會議的原則.
b.公司工作例會應按規定準時召開,無特殊情況不得延期,不必每次通知.
c.需召開對外會議時,接待部門應提前1天通知行政部,以便商定會場,確定參加會議人員及其它會前準備工作.
d.召開部門會議需要使用會議室時,該單位應提前4小時通知行政部,以便安排會場.
e.會議上的個人發言一律講普通話,發言內容應提前準備,不得長篇大論,不得偏離議題或對他人進行人身攻擊.主持人有權對任何講話予以制止.
7.2.3.會議紀律:
a.與會人員必須準時到會,會議期間未經主持人同意不得擅自離席,對違反者將罰款10元/次.
b.會議開始前,參會人員必須將手機調為振動或關機,會場內禁止接聽**,對違反者將罰款10元/次.
c.會場內嚴禁吸菸,違反者罰款50元.
d.接到會議通知且無故缺席者,罰款20元/次,中層以上幹部罰款50元/次.
e.會議通知者未及時通知,造成缺席時,將對會議通知者罰款10元/次.
注: 罰款由會議主持人負責當場兌現,作為會議經費.
f.參會人員必須保持肅靜，愛護會場設施，保持會場清潔.
7.3.視覺溝通管理:
7.3.1.看板的設定:在每個部門分別設立管理看板,公司在門衛室旁設立公告欄.
7.3.2.
看板內容的管理:看板上可以張貼公司的質量方針、質量目標、質量目標完成情況、工作進度計畫、月度質量資訊、產量資訊、顧客反饋資訊、糾正預防措施和公司決定、決議、公告、通知等內容.部門根據工作需要可以在看板上發布本單位管理工作的相關資訊.
7.3.2.每塊看板應確定管理負責人,由其及時更新有關資訊.
7.3.3.表彰好人好事的海報可以在公司公告欄或宣傳欄上張貼.
7.3.4.未經行政部同意,不得擅自在公司視覺溝通設施上發布私人資訊,禁止塗鴉、更改公司發布的決定、通知等檔案,對違反者將視情節和後果罰款50～100元.
7.4.公司同時鼓勵員工提出合理化建議,公司各部門主管負責調動員工合理化建議的積極,並負責收集和傳達,公司每年對產生效益的合理化建議的提出人員進行表彰和獎勵.
7.5.資訊的處理:
7.5.1.對收集到的資訊,各部門根據實際需要,有目的地加以整理、分析,編制出可利用資訊,向有關部門提供有價值資訊.
7.5.2.對發現的質量問題,品質部應查出原因,建議責任部門採取有效的相應措施,對於存在重大隱患的,應立即向管理者代表匯報.
八.附件:
8.1.工作聯絡單
8.2.會議記錄
內部控制管理內部控制的統籌關係
內部控制管理簡稱內控，是企業管理自我調節與約束，規避風險持續發展關注的重點。內控經歷了乙個不斷發展 逐漸完善的歷史程序。部分管理者對內部控制根本不了解或者知之甚少，許多學者和企業界人士對內部控制的認識還停留在內部牽制和內部控制制度階段，還認為內控管理就是一種內部的監督或複核機制，有的以為內控管理就是...
內部溝通管理程式
程式檔案版本號 a 檔案編號 編制1目的 內部溝通管理程式 審核批准 建立良好的溝通環境,做到上傳下達,使公司各部門關係協調 融洽，促進公司整體功能的最佳發揮。2適用範圍 適用於各部門 各層次人員之間的溝通，以及與公司質量 管理有關資訊接收 反饋 處理等管理工作。3術語和定義 無。4職責 4.1總經...
003質量管理體系內部審核程式
1.目的 規定內部質量管理體系審核的要求，確保質量管理體系持續地保持符合性和有效性，並為質量體系的改進提供依據 2.適用範圍 適用於公司質量管理體系內部審核的控制。3.職責 3.1 質量部負責編制年度質量管理體系內部審核計畫。3.2 管理者代表審核 總經理 最高管理者 批准質量管理體系年度審核計畫。...