制度編號：sp-
發行版本：01
擬定部門：行政事務部
新疆交建交通設施製造有限責任公司
2023年12月1日發布
內部溝通管理制度
目錄：共五章
第一章總則
第二章內部資訊溝通類別
第三章內部資訊溝通管理部門
第四章內部資訊溝通工作要求
第五章附則
第一章總則
第1條為提高工作效率，避免出現因內部各環節溝通不及時或不順暢導致的工作脫節、互本推諉、埋怨現象，增進團結友愛，緊密配合意識，依據《企業內部基本控制規範》，結合《公司章程》的有關規定，特制訂本制度。
第2條本制度新疆交建交通設施製造有限責任公司（以下簡稱「公司」）
第二章內部資訊溝通類別
第3條內部資訊溝通類別包括：正式溝通、非正式溝通。
1、正式溝通：文書類資訊溝通、會議溝通、網路溝通、其它類溝通等。
2、非正式溝通：戶外拓展運動、節日慶典活動。
第4條文書類資訊溝通包括：檔案、工作計畫與總結、各項工作報表、各項工作記錄，各類書面的資訊。
第5條會議溝通主要包括：面對面的會議：包括董事會辦公會、總經理辦公會、公司級專項工作會議，機關部門級專項會議、機關部門例會、專案例會等；
第6條網路溝通主要包括：企業門戶**、企業 qq群、公司電子郵箱、董事長電子郵箱、總經理電子郵箱、職能部門負責人電子郵箱、**溝通等
第7條其它類溝通：培訓、面談、調查、意見箱等；
第三章內部資訊溝通管理部門
第8條行政事務部負責公司內部資訊溝通制度的建立和協調管理，設資訊管理員1名；各職能部門負責本部門與所屬業務對接資訊溝通工作，設兼職資訊管理員1名。
第四章內部資訊溝通工作要求
第9條文書類資訊溝通：
1、檔案溝通：對於集團、公司下發的各類檔案，各部門必須認真學習，貫徹檔案精神，以確保檔案內容溝通、執行到位；
2、工作類報告：類似於報告的溝通方式還有請示、向公司上一級主管提出意見或建議等。需要批覆或口頭上給予反饋，從而形成上下資訊交流上的互動；
3、演示文稿：各部門、各專案用於彙總專項或綜合工作資訊而製做書面材料。由行政事務部資訊專員每月製做公司演示文稿上報集團公司領導及各部門，內容可涵蓋公司發生的大事記、所獲榮譽、各部門工作進展、財務收支狀況、各專案完成工程量、完成產值等內容。
第10條會議溝通：
1、董事會會議的相關事項參照集團公司章程規定進行辦理。
2、召開總經理辦公會後2日內，按《會議管理制度》，將會議中已議定事項形成會議紀要由會議主持人簽發各部門，各部門按照會議已議定事項進行工作；
3、召開公司級專項工作會議，各部門專項會議、部門例會後，形成《公司專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起草，經主辦部門負責人審核，報主持會議的公司領導簽發、傳閱。
形成《部門專項會議紀要》，由主辦部門起草，經部門（中心）負責人審核簽發，主送公司領導傳閱。
4、其它會議需溝通的資訊由主辦部門主持人向總經理進行口頭匯報會。
會議溝通講究會議效率，開會要有結果，不能議而不決，會後要抓好執行、跟蹤、檢查、評估、反饋等環節
第11條網路資訊溝通：
由行政事務部將公司、總經理、職能部門及各管理中心負責人工作所用的電子郵箱彙總並進行發布。用於管理者與員工之間對工作中提出的意見和建議的溝通
由資訊專員每週五查閱公司、總經理電子郵箱，將郵件中需要進行回覆的問題進行彙總，分發各職能部門負責人對提出的問題進行解答，由行政事務部統一進行回覆；對於各部門暫時不能準確答覆的問題給予說明，並書面報總經理，做詳細登記。
對提出的建議、意見進行彙總，書面彙總後報總經理審批。
各部門按照公司資訊報送制度的要求，積極按時上報資訊，**管理員應及時重新整理企業最新動態。
第12條其它類溝通包括：
1、培訓：新員工入職培訓、領導者及管理者培訓、專業培訓、通用技能培訓等，要多以體驗式、課堂式、交流研討會等形式，注重培訓效果的鞏固與應用，將相關資訊進行記錄。
2、面談： 管理者與員工進行的一對
一、一對多、或多對多的面談溝通，有效徵求員工意見，反饋工作資訊，激勵員工行為。
3、調查：在各項與員工相關的管理制度下發之前，要充分溝通，了解員工對制度的意見或建議；在各項與工作相關的制度和流程下發之前，要和相關崗位的員工充分溝通，聽取他們的分析，了解他們的意見和建議，提高制度與流程的準確性與可執行性；公司下發的檔案，要通過通知、公告欄等方式及時、準確地向全體員工傳達。
4、意見箱：由資訊專員每週五進行開箱收信，要高度重視，按電子郵件型別進行辦理。
第13條越級溝通
對於正常的工作，各級工作人員要養成一種逐級上報的習慣。 但當工作**現如下情況時，可以進行越級溝通：
1、下級對上級匯報的工作內容，提出的意見和建議，多次得不到答覆；
2、下級對上級的管理方式產生意見，需要投訴時；
3、下級發現上級的違規行為時；
4、個人對公司的改革、發展有建議或意見時。
第14條制度的監督執行
行政事務部負責對資訊內部溝通進行檢查，各部門需提供相應的書面材料。對因資訊不暢，造成工作任務未完成部門及個人將予以通報批評。
第五章附則
第15條公司內部溝通管理工作由公司的行政事務部門實施管理。
第16條本制度未盡事宜按國家法律、法規、規範性檔案和本公司章程規定執行。
第17條本制度與國法律、法規、規範性檔案和本公司章程規定不一致的，以有關國家法律、法規、規範性檔案和本公司章程規定為準。
第18條本制度由公司行政事務部擬定,自公司總經理批准頒布之日起施行。
附件：1、網路資訊溝通月度彙總表
2、網路資訊溝通部門接收、回覆登記明細表
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內部溝通管理制度
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