福建天衡聯合律師事務所王方
自2023年1月1日《勞動合同法》實施以來，我國陸續出台了一系列規範勞動法律關係的法律法規，可以說是構建了以《勞動合同法》和《勞動爭議調解仲裁法》為首的新勞動法律體系。新勞動法律體系在保護勞動者理念的支撐下，將義務的矛頭指向了用人單位。無論是從實體義務的承擔，還是訴訟程式中的舉證責任的分配，與以往相比，可以說企業的法律地位已經發生了翻天覆地的變化。
以廈門為例，僅2023年1－3月份，廈門市勞動爭議仲裁委員會共受理案件730起，平均一天**12次，比去年同期約上公升了80％。在勞動糾紛中幾乎清一色均為勞動者向企業主張權力，而且企業敗訴的比例也相當高，敗訴原因多是由於企業難以完成法定的舉證責任所致。
因此，在現行法律體系下，作為用人單位如何打好自身的防火牆，實在是不容忽視的乙個問題。故筆者根據現行勞動法律的相關規定，對企業在現行法律體系下的規章制度的建設提出如下幾點建議和提醒：
一、 建立完備的「加班審批制度」，以應對加班費的訴求。
早在2023年，我國《勞動法》就規定了加班應支付加班工資的制度，但是在實踐中該條規定並沒有得到很好的實施。
一方面由於勞動者出於保住崗位的考慮，即使企業未支付加班工資，勞動者也不敢輕易向企業索要加班費；另一方面根據《民事訴訟證據的若干規定》第六條的規定，除非屬於「因用人單位作出開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發生勞動爭議的」，由用人單位負舉證責任，其他爭議仍適用「誰主張，誰舉證」的舉證規則。也就是說勞動者向用人單位索要勞動關係存續期間的加班費，其必須首先證明其存在加班事實。但證明勞動者存在加班的相關證據往往在企業的手中，企業顯然不會做出對自己不利的舉證，因此勞動者往往面臨舉證困難。
然而這一切，在新的法律體系下，得到全面的改觀。
《勞動爭議調解仲裁法》在第三十九條中規定：勞動者無法提供由用人單位掌握管理的與仲裁請求有關的證據，仲裁庭可以要求用人單位在指定期限內提供。用人單位在指定期限內不提供的，應當承擔不利後果。
而在廈門市勞動爭議仲裁委員會的《舉證告知書》第三條舉證責任中直接做了如下調整，表述如為：「發生勞動爭議，當事人對自己的主張，有責任提供證據。與勞動爭議事項有關的證據屬於用人單位掌握管理的，用人單位應當提供；用人單位不提供的，應當承擔不利後果」，可見實踐中勞動仲裁委的做法是幾乎將舉證責任直接劃由用人單位承擔。
用人單位在勞動仲裁階段要麼證明勞動者不存在加班事實，要麼證明已經依法向其支付了加班工資，否則將承擔敗訴的法律後果。
筆者所接觸的案例中，大多數企業都存在較為完善的「考勤管理制度」，但是較少企業有配套的「加班審批制度」，這樣在舉證上往往會產生對企業極為不利的影響。
首先，根據《勞動爭議調解仲裁法》在第三十九條以及勞動仲裁委的《舉證告知書》，企業既然存在「考勤制度」，就不得不提交考勤記錄以證明勞動者不存在加班事實。但這顯然對企業是不公平的，因為勞動者工作時間外在工作場所逗留雖顯示在考勤記錄上，但並不一定是加班。筆者曾**企業處理過一起類似的案件，即企業招用一對夫婦承擔一幢管理樓的保安保潔工作，同時提供該樓的乙個房間作為其生活居住的場所，企業按月向其發放勞動報酬。
該員工離在職時提出：要求企業補發其在崗期間的加班費，每人每天加班時間為4小時，並出示了其在崗期間的考勤簽到記錄作為證據。理由是「考勤簽到記錄」顯示其二人是輪流承擔該管理樓的保安保潔的工作，因此每天共24小時，其二人平均每人每天工作12小時，減去每日正常工作時間8小時，每人每日加班4小時，法定休息日、節假日另算。
可見，在舉證責任由用人單位承擔的前提下，若企業僅設定「考勤制度」而未設定 「加班審批制度」，企業自身的合法權益則很難得到應有的維護。而在仲裁或訴訟階段，若該企業設定了明確的「加班審批制度」，首先，「加班審批制度」結合「加班審批記錄」是證明勞動者是否存在加班最有力的證據；其次，若用人單位在其「加班審批制度」中規定：勞動者進行加班需經過企業相關部門的審批，並配套設定合理合法的內部審批手續，一方面可以起到鼓勵勞動者在正常工作時間內提高效率完成工作，以避免加班審批程式的麻煩；另一方面，企業也可以隨時知道自己的用工成本，在可能的條件下及時的採用調休、發放加班費等方式控制成本並分散風險；第三，「加班審批記錄」亦可作為考核員工工作能力的一項指標，用以證明該員工是否能在法定時間內完成該崗位工作任務，從而衡量該員工能否勝任該工作崗位。
可見「加班審批制度」的作用不僅在於訴訟、仲裁階段證據的保留，還是防止惡意加班，賺取加班費的基本防線，因此，筆者認為，「加班審批制度」的建立對企業而言是非常有價值的。
二、建議企業建立「崗位職責制度」並配合「考核制度」，以便為員工不能勝任工作崗位時完成舉證責任。
《勞動合同法》第三十九條規定了在試用期內勞動者被證明「不符合錄用條件」的，企業有權單方解除勞動合同；又在第四十條第二項規定勞動者「不能勝任工作」的，企業便有權對其進行調崗或培訓，若經過調崗或培訓仍然不能勝任工作崗位的，企業便有權予以辭退；且在第四十條第一項規定了醫療期滿後「不能從事原工作」，也不能從事用人單位另行安排的工作的，企業亦有權予以辭退。可見，在企業可以證明員工「不能勝任工作崗位」的情況下，企業有權對該員工做出調崗、培訓甚至是解除勞動合同的行為。而「崗位職責制度」配合「考核制度」則可以幫助企業完成該員工「不符合錄用條件」「不能從事原工作」和「不能勝任工作」的舉證責任。
企業設定較為嚴明的崗位職責制度，一方面使可以約束企業員工更盡職盡責的完成崗位任務，培養員工的責任感；另一方面「崗位職責制度」也是考核員工是否勝任該崗位的準繩。在設定「崗位職責制度」中應注意設定「客觀性指標」與「主觀性指標」相配套，採取「軟性指標」與「硬性指標」相結合的原則，便於企業既可以使用硬性的客觀性指標約束員工工作，了解並考察員工的工作情況及效果，又因「軟性指標」的存在給企業留出一定的自主裁量的餘地。崗位職責中的「軟性指標」如：
與同事之間保持良好人際關係能力，團隊協作能力、客戶滿意度、工作態度等等，其作用在於避免「崗位職責」過於明確而導致企業管理的僵化，以及避免企業欲對該員工調崗，但又無法證明其不符合硬性指標的尷尬。
可見「崗位職責制度」為勞動者的工作設立了相對明確的指標，而「考核制度」的作用在於確認該員工是否符合該指標。若單設有「崗位職責制度」而未設定「考核制度」，企業因員工不符合崗位職責要求即對其做出調崗或辭退行為的，企業無疑將「證明」該員工確實「不能勝任工作」的風險留到了訴訟階段。由於前述舉證責任的設定，企業無疑處於乙個相對被動的地位，也承擔了較大的敗訴風險。
可以說「崗位職責制度」為企業設定了第一道防線，但僅有該防線仍是遠遠不夠的，「崗位職責制度」需配合以「考核制度」方能完成舉證責任。在訴訟中企業若能同時出示「崗位職責制度」「考核制度」及相關考核記錄，即可完成「不能勝任工作崗位」的初步舉證，很大程度上可以降低敗訴的法律風險。
三、建議企業建立明確的 「薪酬制度」 以便企業調崗調薪。
如前所述，根據企業的「崗位職責制度」及「考核制度」，企業有權對不能勝任該崗位的員工進行調崗，但調崗是否必然意味著「調薪」？則需要企業有明確的「薪酬制度」作為依據。一來合理的「薪酬制度」可以作為調動員工積極性及進取心的有效手段，成為企業最有效的激勵機制；二來當員工無法勝任原崗位時，企業也有合法的依據及時對其進行降職及降薪的處理。
若企業僅存在「考核制度」而未設定明確的「薪酬制度」，在訴訟階段即使企業完成了調崗合法性的證明，也很難證明降薪的合法性。
四、建議企業製作明細的「工資條」並建立「薪酬簽收及異議制度」，以便保留證據、分散風險，並避免因舉證不能額外多支付加班費。
在筆者接觸的案例中，許多企業是採用打卡轉賬的方式向勞動者支付工資的，並且也沒有發放工資條，也沒有設定相關的「薪酬簽收及異議制度」。在企業看來，只要保留銀行的轉賬底單便已完成相關證據的保留，但該操作模式至少存在以下幾個弊端：
首先，銀行底單的記錄只有總金額，並沒有各支付專案的明細，因此該員工的底薪、獎金、津貼、過節費甚至加班報酬等，均一攬子包括在該金額中一次性發放。從企業的角度看，事實上企業已經完全履行了發放勞動報酬的義務。但是一旦糾紛發生，勞動者往往會主張該金額僅為其工資，其餘部分企業並未發放。
在此情況下，仲裁庭或法庭會有權要求企業出示工資支付憑證，以證明該金額所包含的專案。若企業在發放報酬時沒有讓勞動者簽收確認，即使企業出示了內部財務製作的工資發放依據，往往也因勞動者不予確認而難以完成舉證。顯然，在沒有相應的「報酬簽收及異議程式」的情況下，企業僅以銀行轉賬憑據作為證據是無法保障自身合法權益的。
其次，加班費的發放是以勞動者本人的月工資為基數的。若企業沒有對工資結構進行區分並由勞動者簽字確認，在發生爭議的情形下，一方面企業會因為無法舉證已經向勞動者發放過加班費，從而仍存在支付加班費的義務；另一方面企業已經發放的加班費還有可能被計入加班費的計發基數而被重複計算。但企業若能在經勞動者簽收的工資條中明確區分：
基本工資、獎金、加班工資等專案，情況則完全不同。首先，企業已經完成了向勞動者支付加班費的基本舉證；其次，企業若能輔以「薪酬簽收及異議制度」，證明勞動者已經認可該薪酬的金額及加班費的發放金額，企業基本上就可完成舉證責任，從而避免敗訴風險。
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