質量、環境、職業健康安全
程式檔案
依據gb/t19001-2008 gb/t24001-2004 gb/t28001-2001
gb/t50430-2007
a/0編制:
審核:批准:
受控狀態: 受控
2023年04月15日2023年04月16日實施
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hd/qp01版本/狀態：a/0
檔案控制程式
1目的 對與質量體系、環境和職業健康安全管理體系有關的檔案(包括外來檔案)進行控制，確保所使用的相關檔案為有效版本。
2範圍 適用於質量體系、環境和職業健康安全管理體系在執行中所涉及到檔案的控制。
3職責辦公室負責檔案控制程式的實施和管理。
3.2辦公室負責控制體系檔案，收集或**相關外來檔案。
3.3辦公室負責產品的國家標準、行業標準、企業標準等相關技術標準的收集工作。
3.4各職能部門負責本部門檔案的管理。
4程式4.1檔案的分類
a)按檔案的**分：公司內部檔案、外來檔案
b)按檔案的層次分：第—層次檔案、第二層次檔案、第三層次檔案
c)按檔案受控狀態分：受控檔案、非受控檔案
d)按檔案存在形式分：文字版本、電子版本
4.2檔案的編制和編碼
4.2.1《管理手冊》、《管理體系程式檔案》由辦公室組織編制；
4.2.2其它與質量、環境和職業健康安全有關的支援性檔案由各部門自行編制；
4.2.3 a、管理手冊：
hd/ qeo 01— 2010
序號手冊
公司名稱
b、程式檔案：
hd/ qp xx
序號三體系程式檔案
公司名稱
c、作業指導書：
hd- xx xx
序號作業指導書或管理制度
公司名稱
技術類檔案:js 管理類檔案:gl
d、執行記錄：
hd- xx xx
序號部門名稱
公司名稱
部門代號:辦公室:bg 市場部:sc 安全科:aq 技術部:js 財務科:cw 專案部:xm
4.2.4對於有關建築工程方面的執行記錄，國家或相關主管部門有規定的編號通用記錄**的，執行其規定要求。
4.3檔案的審核、批准
4.3.1《管理手冊》由管理者代表審核，總經理批准；
4.3.2《管理體系程式檔案》由各職能部門負責人審核，管理者代表批准；
4.3.3支援性檔案由各職能部門負責人審核，公司分管領導批准；
4.3.4公司綜合性檔案，由各職能部門負責人審核，總經理批准。
4.4檔案的發放、使用、管理
4.4.1受控檔案蓋有「受控」標識；
4.4.2辦公室編制《檔案分發**記錄表》，按檔案編制部門確定的發放範圍發放。檔案領用人在《檔案分發**記錄表》上簽名，領用相應受控檔案；
4.4.3確保在體系執行的所有場所，都能得到相應檔案的現行有效版本；
4.4.4受控檔案不得自行影印，如需要時，使用者應向辦公室申請領用；
4.4.5當使用人的受控檔案破損嚴重影響使用時，應到辦公室辦理更換手續，交回破損檔案換取新檔案，換發的檔案仍使用原受控號；
4.4.6檔案遺失後，應及時匯報，並申請重新領用。辦公室核准後補發，補發檔案仍使用原受控號；
4.4.6檔案領用人對領用的檔案應妥善保管，以便查詢備用：
4.4.7各種多**形式的檔案，應由檔案管理人員妥善儲存，做到及時更新有效；
4.5直接引用的外來檔案，由各相關部門提供，經辦公室**，並按本程式4.4執行。
4.6檔案的更改
4.6.1檔案更改時，應由部門負責人填寫《檔案更改申請表》，並說明更改原因；
4.6.2檔案更改的審、批，按本程式4.4執行；
4.6.3所有檔案的更改都應書面進行，其處理方式有；
a)個別處更改，應在更改的文字上劃一橫槓蓋上「更改」標識，並在適當的位置標明更改內容、日期；
b)檔案經多次修改或需作較大幅度修改時，應予以換頁、扦頁、或換版；
4.6.4檔案更改後，辦公室填寫《檔案更改記錄表》;
4.6.5非受控檔案不列入更改範圍。
4.7檔案的作廢
4.7.1檔案作廢時，由檔案編制部門通知，辦公室按原發放記錄逐一收回，並作記錄；
4.7.2作廢檔案銷毀，由辦公室收回統一銷毀；
4.7.3作廢留用的受控檔案，由留用人申請，經辦公室加蓋「作廢留用」印章，並作記錄後方可留用。
4.8檔案的評審
檔案(包括更改後的檔案)，每年評審一次，由辦公室組織相關部門對檔案的適宜性和有效性進行評價，當出現下列特殊情況時，應及時對檔案進行評審：
a) 法律法規及有關標準發生較大變化，企業現有管理程式難以滿足時；
b) 產品結構作較大調整或工藝裝置發生重大變化時；
c) 執行時暴露問題較多，出現嚴重不適應時。
評審方法：由辦公室組織各部門及分公司下屬部門集中對檔案進行分析評價。評價依據為：執行綜合檢查情況、檔案不適應資訊反饋、上一階段內審結果等。
由評審引起的檔案更改按4.6更改程式執行。
4.9檔案歸檔與借閱
4.9.1需歸檔的檔案，由辦公室進行分類、編目、歸檔。
4.9.2以專案為中心的檔案管理，採取「乙個專案一檔」的管理方式。
4.9.3借閱檔案時，應填寫《檔案借閱登記表》，並在規定期限內歸還。
5記錄檔案控制清單
檔案更改申請表
檔案更改記錄表
檔案發放**記錄表
檔案借閱登記表
hd/qp02版本/狀態：a/0
記錄控制程式
1目的 對記錄實施控制和管理，以證明管理體系有效執行和產品質量、環境和職業健康安全符合規定要求。
2範圍 適用於產品形成與管理體系執行全過程記錄的控制。
3職責3.1辦公室負責該程式的組織實施和管理；
3.2各職能部門嚴格按本程式執行。
4程式記錄的分類
a)桉內容分：原始記錄(反映公司經營活動過程的最初記載。如憑證、施工報表等);
一般記錄(將原始記錄分門別類地進行登記積累隊，定期整理彙總成表冊。如統計報表、臺帳等)：
b)按存在形式分：**形式、文字形式(如報告)、電子**形式。
4 .2 記錄的編制
4 .2.1 記錄的格式由各部門根據需要設計，部門負責人審核，公司分管領導批准。記錄的編號執行《檔案控制程式》；
4.2. 2 投入執行的各類記錄，各部門應及時在辦公室備案，辦公室負責編《記錄清單》，內容包括序號、名稱、編號、儲存期限、逾期處理方式等；
4.2記錄的儲存期限
4.2.1記錄的儲存期限分為長期和l—3公曆年不等，具體年限見《記錄清單》；
4.2.2長期儲存的各類記錄由各職能部門自行儲存；
4.2.3 l至3公曆年期限不等的各類記錄到期時，或歸檔或銷毀。
4 .4記錄填寫
4.3.1記錄應用鋼筆或原子筆填寫，不得缺項。填寫內容要真實完整，資料準確，字跡清楚，填表人應簽名；
4.3.2 記錄允許少量更改，但不允許塗改。若要更改，責任人需在更改處簽名或蓋章，以予負責。
4.3.2電子**形式的記錄，檔案管理人員應做到及時更新有效。
4.4 記錄的收集、儲存、銷毀
4.4.1各部門負責對本部門產生和接收的記錄進行收集整理，做到清晰、完整，定期裝訂，便於訪問
和檢索；
4.4.2各部門產生的記錄由本部門或主管部門儲存，保管期限按本程式4.
2執行，需歸檔的移送檔案儲存部門。接受其它部門的記錄一般由本部門儲存一年。儲存地應保持乾燥通風，並採取適當的防護措施；
建築公司四體系管理手冊範本
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質量管理體系程式檔案範本
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測量管理體系程式檔案
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