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編號：**-qep-2014
版本：a/0
受控狀態：受控
編制：批准：
2023年7月1日發布2023年7月1日實施
目錄檔案控制程式
1. 目的：
對質量/環境管理體系有關的檔案進行控制，確保各有關場所使用的檔案均為現行有效的版本。
2. 適用範圍：
適用於質量/環境管理體系有關檔案的控制。
3. 職責分配
3.1行政部負責質量/環境管理體系檔案的發放、更改控制和歸檔管理。
3.2總經理負責《質量/環境管理手冊》、《程式檔案》的批准、發布和實施。
3.3管理者代表負責《質量/環境管理手冊》、《程式檔案》的審核，並負責**檔案中管理性檔案的批准、發布和實施。
3.4技術/質檢副總負責**檔案中技術性檔案的批准、確認（主要指外來標準）、發布和實施。
3.4各部門負責本部門職責內相應檔案的編制。
4. 工作程式
4.1檔案的分類
4.1.1質量/環境管理手冊。
4.1.2程式檔案。
4.1.3**檔案：
技術性檔案（包括產品標準、材料規範、工藝檔案、操作規程、檢驗規程、圖紙等）、管理性檔案（包括業務計畫、管理制度、管理方案、工作標準、考核獎懲制度等）、記錄（含質量記錄和環境記錄）、質量計畫及外來檔案（包括適用性法律法規和其他要求）。
4.2 檔案分為「受控」檔案和「非受控」檔案，受控檔案蓋「受控」章並注分發號，非受控檔案不蓋「受控」章，不受更改控制。
4.3 檔案編寫、審核、批准、編號
為確保檔案是充分與適宜的，檔案在發布前應嚴格按以下規定進行審批。
4.3.1質量手冊、程式檔案統一由管理者代表組織人員編寫，並負責審核，總經理批准。
4.3.2技術性檔案由生產部/質檢部編寫，部門負責人審核，技術/質檢副總批准。
4.3.3管理性檔案由各部門根據實際情況進行編制，部門負責人審核，管理者代表批准。
4.3.4 檔案編制完成後，由編制部門或編制人提出檔案發放範圍（包括關鍵崗位），填寫「檔案發放登記表」，報管理者代表審批後，由行政部發放。
4.3.5各類檔案的編寫應盡量標準化，能採用統一格式的要採用統一格式。
4.3.6檔案編號：
4．3.6．1 質量和環境管理體系檔案編號
a. 質量和環境手冊的編號：**-qem/qep -14
（標註在《質量和環境手冊》和《程式檔案匯編》每頁頁首的右上角）
第一組文字表示公司名稱代號 ；
第二組文字：qem ——表示《質量和環境手冊》；qep為《程式檔案匯編》的專用代號；
第三組數字表示該手冊產生的年份，如2014（年）簡寫作」14」
b）程式檔案的編號：qep
標註在該程式檔案第一頁標題的右側；
第一組文字表示程式檔案代號：qep——「程式檔案」的專用代號；
第二組數字表示對應標準章節號：「□.□.□」；
第三組數字表示該程式檔案產生的公元年份最後兩位數：「□□」；如：13.
c） 公司質量和環境管理檔案的編號
第一組文字表示公司名稱代號：**——「榮騰」 ；
第二組文字表示： ① gl——管理性檔案； ② js——技術性檔案；
第三組數字表示：該類檔案的序號；管理性檔案、外來檔案由公司行政部管理編號，技術性檔案由生產部編號。
4．3.6．2 質量和環境記錄編號：jl
第一組文字表示質量和環境記錄的代號：jl——「記錄」；
第二組數字表示對應標準章節號：「□.□.□」；
第三組數字表示對應標準章節的第幾個記錄：「□□」。
4．3.6．3檔案的版次以漢字數字表示，修訂狀態在每頁頁首右上角有五個小格，原始狀態為0，每修改一次，在小格中依次以阿拉伯數字1~4標識，4格畫滿即須換頁。
為易於識別，便於查詢和檢索，本公司質量/環境管理體系檔案統一由行政部按檔案編號相關規定進行編號，並由行政部編制「受控檔案清單」，明確檔案編號、版本、名稱、使用部門等內容，以明確檔案的現行修訂狀態和有效版本。
4.4 檔案的評審與更新：
行政部應及時收集各使用部門及使用人對檔案使用情況的反饋意見和建議，對需立即更改的內容按4.5條款進行更改；對暫不需更改的內容應彙編成報告，提交管理評審會議進行評審，並根據管理評審的輸出進行更新，並再次進行審批。
4.5 檔案的更改
4.5.1檔案需更改時，由檔案更改提出人或提出部門填寫「檔案更改申請單」說明需更改的內容及更改原因，對重要更改（如技術引數）應附有充分的證據。
4.5.2檔案更改後應由原審批人審批，特殊情況下，需在審批人充分了解該檔案的背景下進行審批。
4.5.3如合同規定時，檔案和資料的更改必須經顧客的認可後，方可更改。
4.5.4檔案更改後由行政部按原發放範圍進行發放、換頁等，收回更換的頁面或版本，同時通知各部門對「受控檔案清單」進行更改（可划改），通知應註明檔案更改前後內容，修改狀態等 。
4.5.5檔案更改方式有划改、換頁、換版三種方式。檔案換版的發布日期應早於實施日期。
4.6檔案的發放和借閱
4.6.1質量/環境管理體系檔案由行政部按照制定的發放範圍進行發放，並填寫「檔案發放登記表」。
4.6.2檔案領用部門或領用人在「檔案發放登記表」上簽名後領取蓋有「受控」號和「分發號」的有效檔案。
4.6.3當檔案使用部門或人員的檔案破損影響使用時，使用人應及時到行政部辦理更換手續，交回破損檔案，補發新檔案。
新檔案按原分發號進行分發。檔案遺失後，應提出申請，說明理由，經行政部負責人批准後按原分發號補發。
4.6.4.用於對外宣傳及營銷需要的檔案應經管理者代表批准，加蓋「非受控」印章，並在「檔案發放登記表」上登記後發放。
4.7檔案領用部門或領用人領用檔案後，應做好收文記錄；檔案在使用過程中應妥善保管，不得在檔案上亂塗亂畫，不准私自外借、複製，以確保部門的檔案整潔、清晰、易識別和檢索。
4.8外來檔案由行政部統一接收，管理者代表對適用法律法規和其他要求進行確認，生產部對技術標準進行確認，經確認為最新有效版本及適用性後，由行政部統一編號和管理，根據需求嚴格控制發放範圍，並做好發放記錄。行政部應定期通過向有關部門查詢或通過網上查詢及時了解外來檔案（包括法律法規）的修訂情況，以保證公司外來檔案為最新有效版本。
4.9 檔案的作廢、保留和銷毀
因公司組織機構發生變化或檔案多次修改而導致換版使原檔案不適用時應作廢，作廢檔案由行政部統一處理。作廢檔案需保留時應註明。
4.10 檔案的歸檔
經批准的原版檔案統一由行政部歸檔儲存。
5. 相關/支援性檔案
5.1《記錄控制程式
6. 記錄
6.1. 受控檔案清單
6.2. 檔案發放登記表
6.3 檔案更改申請單
記錄控制程式
1. 目的：
對記錄進行控制和管理，確保記錄的真實、完整、有效，為質量/環境管理體系有效執行和產品符合性提供證據。
2. 適用範圍：
適用於質量/環境管理體系有關記錄的控制。
3. 職責分配：
3.1行政部負責記錄表式的確認、編號、更改、處理的控制。
3.2各部門負責相關記錄的填寫、記錄的定期收集、歸檔和儲存。
3.3記錄應及時、準確、完整地填寫，填寫人員對記錄的完整性、真實性負責。
4. 工作程式
4. 1記錄的種類：
◆ 檔案和記錄控制記錄重要環境因素記錄
◆ 培訓記錄適用法律、法規要求的記錄
◆ 管理評審和內部審核記錄不符合、糾正措施和預防措施記錄
◆ 基礎設施控制和管理記錄過程監測與測量記錄
◆ 會議記錄偶發事件報告
◆ 有關供方和合同方記錄關鍵（特殊）崗位監控記錄
◆ 相關方溝通及反饋記錄和外部進行資訊交流的決定
◆ 產品要求評審記錄法律法規的合規性記錄
◆ 相關方抱怨記錄檢查、維護和校準記錄
◆ 能源、資源消耗及相關財務證明記錄 ◆應急準備演練記錄
◆ 質量和環境績效資訊不合格品處置記錄
◆ 產品質量和顧客滿意統計結果產品監測記錄
◆ 供方其他相關方提供的資質及產品質量證明、 技術施工過程記錄等。
4.2 記錄的媒介形式主要是**形式，在填寫時必須做到：
a) 各部門指定人員填寫及時、真實、準確、字跡清晰，填報內容完整，易於辨認。如出現填寫錯誤，可採用劃，以保證能看清原來填寫錯誤的內容；
b) 記錄填寫完畢，填寫人均應簽名或蓋章，以備查。並交相關部門保管。所有記錄必須保持原來的編號，不得出現缺頁、破損等情況，保證其完好性。
環境管理體系程式檔案匯編 按條款編制
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