****股份****
質量管理體系程式檔案
記錄控制程式
2023年03月26日發布2023年03月28日實施
1.0 目的
確保質量記錄被儲存和運用，並作為日後改進和追溯的依據。
2.0 範圍
質量體系範圍內的所有質量記錄
3.0 職責
3.1 質管部負責檢查本程式的實施和質量記錄的定期歸檔保管，並監督各部門的記錄管理管理情況，及時向各部門提出適宜的糾正或預防措施。
3.2 各部門按照規定填寫和儲存有關的記錄。
4.0 定義（無）
5.0 工作內容
5.1 識別
5.1.1 相關部門的指定人員應負責收集並歸檔本部門質量記錄，體系內的質量記錄應由質管部給予統一編號。
5.1.2 有修訂的必要時，對《質量記錄一覽表》相應修訂。
5.1.3 《質量記錄一覽表》應於內部質量審核或管理評審前由質管部審查。
5.2 填寫標準
5.2.1 質量記錄應按照規定的格式由相關負責人員填寫。
5.2.2 記錄後如有審查的必要，由各部門自行負責審查。
5.2.3 對於產品鑑別與追溯性有關的記錄，各部門負責人員應確保填寫無定義遺漏，如：批號、客戶名稱、訂單編號、日期等欄目要清楚完整。
5.2.4 質量記錄資料不得使用鉛筆或易於塗改的記錄方法填寫。如有修改，可劃線修改，修改後在旁邊簽名或蓋章註明。
5.3 歸檔
5.3.1 各部門負責人對所屬的質量記錄資料需定期存檔，以便於查詢和借閱。
5.3.2 歸檔應根據日期或客戶類別或部門主管指定的方式，一般性的資料由各部門負責人自行決定。
5.4 借閱
5.4.1 機密檔案需有關部門主管指派專人儲存，借閱需徵得主管同意。
5.4.2 非機密檔案的借閱經負責人同意後即可。
5.4.3 若經合約協議，質量記錄可提供給客戶用作評估本公司產品質量和質量管理體系的依據。
5.5 儲存
5.5.1 記錄的儲存應防止受潮、弄髒、遺失等。
5.5.2 記錄的儲存期：
法規和顧客有要求的按相應法規和顧客要求執行。否則，
有關員工的教育培訓、經歷、資格等具有永久性儲存價值的記錄永久儲存；
供方檔案儲存期5年；
車間首檢、自檢記錄儲存期1年；
其餘質量記錄儲存期3年。
5.6 記錄處置
5.6.1 資料管理人員應每年進行一次檔案整理，銷毀過期資料。
5.6.2 資料管理人員在銷毀質量記錄前應填寫《檔案制定、修訂、廢止申請單》，徵得相關人員及部門主管核准後執行。
6.0 相關檔案
6.1 q/****2.01—2011 《檔案控制程式》
7.0 使用表單
7.1 q/****4.02-01《質量記錄一覽表》
7.2 q/****4.02-02《檔案資料記錄借閱登記表》
7.3 q/****4.01-01《檔案制定、修訂、廢止申請單》
質量管理體系程式檔案
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