檔案管理程式
編制/日期
審核/日期
批准/日期
2015-06-23發布2015-06-23實施
發布範圍
檔案修訂記錄
目錄1 目的 4
2 適用範圍 4
3 定義與術語 4
4 職責 4
5 工作程式 5
5.1 檔案管理流程 5
5.2 體系檔案審批管理流程 11
6 補充說明 13
6.1 檔案密級 13
6.2 檔案外發管理 13
6.3 外發檔案版本管理 13
6.4 樣品分發管理 13
7 相關檔案 14
8 **使用指引 14
1 目的
本程式規定了質量體系檔案的編制、審核、批准、發放、更改等的管理職責和內容。以保證檔案得到有效管理。
本程式適用於公司質量體系檔案，包括相關的外來檔案的管理。
2 適用範圍
本程式適用於公司所有檔案的管理。
3 定義與術語
3.1 外來檔案：來自公司外部與質量、有害物質減免、環境和職業健康安全、智財權等有關的檔案，包括：標準、法律法規、客戶圖紙、裝置/儀器類隨機資料等。
3.2 內部檔案：來自公司內部編制的手冊、程式檔案、企業標準/制度、內控評價和工作檔案、**和模板等檔案。內部檔案的分級如下：
1) 一階檔案：質量體系手冊、內部控制管理手冊；
2) 二階檔案：程式檔案；
3) 三階檔案：工作檔案（包括設計檔案、生產技術檔案、作業指導書和操作指引等）和企業標準/制度（包括體系類企業標準/制度、內控評價、技術類企業標準/制度、管理類企業標準/制度等）；
4) 四階檔案：**、模板。
3.3 體系檔案：在本程式中特指質量手冊、程式檔案、企業標準/制度、內控評價、**和模板等檔案。
3.4 研發檔案：在本程式中特指三階檔案中與研發有關的工作檔案。
3.5 工程檔案：在本程式中特指三階檔案中與工程有關的工作檔案。
4 職責
5 工作程式
5.1 檔案管理流程
5.1.1 檔案管理流程框圖
5.1.2 檔案管理流程說明
5.2 體系檔案審批管理流程
5.2.1 體系檔案審批管理流程框圖
5.2.2 體系檔案審批流程說明
6 補充說明
6.1 檔案密級
公司檔案根據是否涉密分為：普通、保密、機密和絕密。
普通：不涉及任何技術資訊、經營資訊，公眾可知悉的檔案。
保密：在公司內部流通、受控發布，同時限指定範圍的人知悉，只涉及普通的技術資訊，如，手冊、程式檔案、企業標準/制度等。
機密：涉及公司安全與利益的檔案，如，重要技術資訊與經營資訊、人事檔案資訊等。
絕密：涉及公司重大安全與利益的檔案，如，核心技術資訊與經營資訊等，僅限於總經理或總經理授權人員方可查閱的檔案。
注：體系檔案的密級，由編制部門參照本規範，在檔案封面處進行標識，並通過檔案發布流程，批准後發布。
6.2 檔案外發管理
1) 打樣圖紙：採購部通過研發發出物料需求時提供的附件圖紙發放給**商。
2) 小批試產及正式量產圖紙：人事行政部文控專員發布後通過郵件分發給採購部，採購部**後發放給**商。
3) 原則上研發部人員不能發放圖紙給**商，如因需求需要發放，則研發部工程師發給**商的圖紙只供技術交流使用，用作下單的圖紙必須也只能由採購部發放。此項要求，研發部及採購部需與**商協商一致。
6.3 外發檔案版本管理
1) 正式圖紙變更，版本必須公升級。
2) 臨時圖紙變更，物料編碼不變，規格處加上大寫英文本母，同時友商erp管理員需修改erp系統中的規格描述。
3) 1份圖紙上根據**商的對應情況可有多個物料編碼。
6.4 樣品分發管理
1) 分發流程：**商將樣品及相關資料發給研發部，然後由研發部專人/文控專員進行分發，做好簽收記錄及台賬。（乙份發給品質管理部進行來料檢驗，乙份發給採購部下單使用，採購部在發給**商的時候需做好發放記錄，乙份存檔備份。
）2) 品質管理部、研發部以及需發放受控檔案給**商的相關部門，需提供受控檔案給文控專員轉化成pdf文件，增加受控檔案印章的水印，加密限制修改和列印，然後由品質管理部、研發部以及相關部門發放給**商。如**商需要提供word或可以修改的版本，相關介面部門需與**商協商確定以pdf版本的為準，其它版本僅供參考。
6.5 模板類檔案（如採購訂單/合同、保密/保證協議、退貨協議、裝置購銷合同、oem製造合同、測試方案/報告、使用說明書、開發任務書、bom表、工位圖、作業指導書等）不進行受控，形成可執行檔案後由各部門進行控制管理。
6.6 各部門的檔案必須使用統一的《受控檔案清單》進行登記管理，當有新檔案發布時要同時更新清單並通過郵件等方式通知到相應人員。
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