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質量管理體系檔案
專案採購管理程式
1.0 目的
本程式旨在規範管理拓展中心所有專案裝置的採購工作，控制訂單之發出、變更、取消等有關事宜，有效控制採購工作的進度和採購裝置質量。
2.0 範圍
適用於公司所有專案裝置的採購過程。
3.0 參考檔案
公司《採購管理程式》。
4.0 定義
1、 專案小組的組成：參見《專案現場實施程式》
2、 部門經理：參見《專案現場實施程式》
3、 請購人：指專案經理
5.0 職責
5.1 採購主管職責
1) 採購主管工作崗位設在拓展中心，在拓展中心主任的領導下工作，對採購的裝置、材料質量負直接責任；
2) 負責收集**商資料，填寫《**商資料表》、《**商信用記錄表》，定期向拓展中心主任提交**商評估申請；
3) 負責核核對採購需求單位提交的《請購單》，查閱「**商資料」、「採購記錄」 及其他有關資料，詢問**，整理**資料；
4) 負責擬訂議價方式及各種有利條件；
5) 負責與專案經理等一起參加商務談判、定價；
6) 負責採購合同擬定、呈報批准等；
7) 負責採購合同的執行。遵照財務管理規程的資金使用批准程式，進行採購合同的實施。
8) 協助專案經理進行裝置驗收。
9) 負責對驗收不合格的裝置進行調換等；
10) 負責與**商的聯絡與溝通。
5.2 專案經理職責
參見《專案現場實施程式》
5.3 拓展中心主任職責
1) 對採購的裝置、材料質量負領導責任；
2) 負責組織對「供貨商」進行綜合評估；
3) 負責對採購主管擬定的**等進行綜合評估；
4) 對擬定的採購合同進行審批，簽訂採購合同；
5) 參見《專案現場實施程式》。
6.0 任職資格及培訓
6.1 採購主管
1) 大專或以上學歷，具有較強的商務談判能力，有一年以上採購經驗；
2) 獲得公司工程師及以上職稱；
3) 兩年以上技術工作經驗和兩年以上的商務工作經驗。
6.2 專案經理
參見《專案現場實施程式》
7.0 採購程式
7.1 《請購單》的填寫、遞送
7.1.1 請購人負責填寫 《請購單》，並註明裝置、材料的品名、規格、數量、需求日期、編號及注意事項，依據請購審核許可權，經部門經理和拓展中心主任審核、批准後，將採購聯送交拓展中心採購主管。
7.1.2 需求日期相同且屬同一**商**的裝置和材料，請購人應以《請購單》附表，一單多品方式，提出請購。
7.1.3 緊急請購時，由請購人於《請購單》的「說明欄」內註明原因，並註明「緊急採購」字樣，以急件送達。
7.1.4 裝置的檢驗如需要試用後才能明確者，請購人應在《請購單》上註明「試用檢驗」及「預定試用期限」。
7.1.5 《請購單》核對：採購主管收到《請購單》後，首先要核對請購內容。
7.2 請購審核許可權
7.2.1 金額預估在1000元或以下者，由部門經理審核批准。
7.2.2 金額預估在1000元以上者，由拓展中心主任審核批准。
7.3 《請購單》的撤銷
7.3.1 《請購單》的撤銷應由原請購人通知採購主管立即停止採購，同時在《請購單》的第
一、二聯加蓋紅色「撤銷」的戳記及註明撤銷原因。
7.3.2 採購主管辦妥撤銷後，依下列規定辦理：
1) 採購主管在《請購單》上加蓋「撤銷」章後，送回原請購人。
2) 《請購單》的倉庫聯如已送財務部待辦入庫時，採購主管應通知撤銷，並將原《請購單》退回原請購人。
3) 原《請購單》未能撤銷時，採購主管應立即通知原請購人。
7.4 **商評估
7.4.1 為了有效的控制採購裝置和材料的質量，必須謹慎的選擇**商，同型別的裝置、材料**商至少要選擇二至三家。
7.4.2 **商資料的收集
1) 採購主管負責調查和收集**商資料，然後填寫《**商資料卡》。
2) 對已有商務合作的**商，除了要填寫《**商資料卡》外，還應根據已發生的供貨記錄填寫《**商信用記錄表》。
7.4.3 **商的評估
1) 由採購主管提出評估申請，並準備好相關資料，由拓展中心主任組織成立評估小組，評估小組由中心各部門經理、採購主管、專案經理及財務部人員等組成，以採購主管提供的相關資料為依據對**商進行評估；
2) 填寫《**商評估記錄表》、《**商信用記錄表》。
3) 通過評估，同型別的**商選擇至少兩家，並填寫《合格**商名單》。
7.5 詢價、比價、議價
7.5.1 採購主管根據《購單》的內容，再依據請購作業的緩急，並根據市場**、採購記錄、《**商評估記錄表》、《**商信用記錄表》或廠商提供的其它資料等，用**詢價等等多種方式辦理詢價、比價，經分析後議價。
7.5.2 若**商提供裝置的規格與《請購單》規格略有不同或屬代用品者，採購主管應檢查資料並於《請購單》上予以註明，先通知請購人或使用部門並簽注意見後，呈報拓展中心主任核審批准。
7.5.3 屬於買賣慣例超標者(如最低採購量超過請購量)，採購主管在議價後，應在《請購單》的「詢價記錄欄」中註明，經拓展中心主任審核簽字批准再向下一道程式執行。
7.5.4 在對**商的**資料經整理後，採購主管經過深入分析後，以**等聯絡方式向**商議價。
7.5.5 採購主管接到請購人以**聯絡的緊急採購案件，採購主管應立即先行詢價、議價，待接到《請購單》後，按正常採購程式優先辦理。
7.5.6 「試用檢驗」的採購作業，採購主管應於《請購單》註明與**商議定的付款條件呈拓展中心主任審核簽字批准。
7.6 呈報審核批准及綜合評估
7.6.1 綜合評估小組的組成：拓展中心主任負責組織成立由財務人員、專案經理、部門經理參加的綜合評估小組。
7.6.2 採購主管詢價、比價、議價完成後，在《請購單》上詳細填寫詢價、議價結果，以及擬定的「**商」、「交貨期限」、「**有效期限」等，向拓展中心主任提出綜合評估申請。
7.6.3 商務談判及擬定採購合同：根據擬定的優惠條件和實際情況進行商務談判及擬定採購合同。
7.6.4 採購合同的審批程式：採購主管→專案經理→拓展中心主任。
7.6.6 簽訂採購合同：
《採購合同》經拓展中心主任審核批准後，應簽訂《採購合同》向**商訂購，要明確付款方式、驗收標準和方式、「包裝方式」、交貨(到貨)日期等。若屬分批交貨者，採購主管應在《請購單》上註明「分批交貨」標記以便識別。採購主管使用暫借款採購時，應於《請購單》註明「暫借款採購」，以便識別。
7.7 進度控制及事務聯絡
7.7.1 採購主管應根據議價、訂購、交貨三個階段，以《採購進度控制表》控制採購作業進度。
7.7.2 採購主管未能按既定進度完成作業時，應填寫「進度異常反應單」，並註明「異常原因」及「預定完成日期」，送交請購人，依據請購人意見擬訂對策，再呈報拓展中心主任審核批示後執行。
7.8 合同執行、驗收與付款
7.8.1 依據公司財務制度、資金管理規定和呈報審批程式，按照《採購合同》簽定的付款方式付款。
7.8.2 到貨驗收
1) 裝置可直接發到施工單位，按照《採購合同》簽定的驗收標準和方式，由專案經理到施工現場組織驗收並填寫《裝置驗收報告》，驗收完畢後向財務部門辦理驗收入庫手續。
2) 採購主管應將《請購單》、《收貨單》、《驗收報告表》(如免填「裝置驗收報告表」的部分，應在收貨單上註明「免檢」字樣)與發票核對無誤，於翌日由拓展中心主任審核批准後送財務部門。財務部門再辦理付款手續。如為分批收貨者，《請購單》的會計聯須於第一批收貨後送財務部門。
3) 裝置須待試用檢驗者，依據《採購合同》規定辦理付款。
4) 收貨不足者，請購人和財務部門應依照實收數量，進行付款。
5) 如收貨數量大於訂購數量，應經拓展中心主任審核簽字批准後方能依照實收數量進行整理付款，否則只能依據訂貨數量付款。
7.9 **及質量複核
7.9.1 **複核與市場**資料提供：採購主管應將詢價、比價、議價資及其它市場**資料存檔，認真做好每次的採購記錄，作為採購及**審核、**商評估時作參考。
7.9.2 採購主管應該就公司各部門所經常需要的重要裝置，提供市場**資料，供相關部門作參考。相關記錄儲存《檔案管理程式》執行。
7.9.3 質量複核：採購主管應就公司內所使用的裝置質量予以複核(如材料選用、質量檢驗)等。
7.9.4 異常處理：在驗收中若發現異常情況，採購主管應該立即填寫「採購事務意見反應處理表」(或附報告資料)，通知有關部門處理。
8.0 記錄
《請購單》
《月度採購計畫表》
《**商資料表》
《**商評估記錄表》
《**商信用記錄表》
《合格**商名單》
《裝置驗收報告》
《緊急放行申請單》
《採購損失報告》
《收貨單》
《訂單取消報告》
《專案採購管理程式流程圖》
《專案採購管理程式流程圖》
9.0 附錄
附錄一：
請購單編號年月日
注：1、膝上型電腦、整機電腦（相容機及品牌機）、網路裝置、印表機及外設採購期為3天，電腦配件幾耗
材採購期為2天，第三方軟體採購期為3-5天。採購期是指從《請購單》最終確定開始計時到採購裝置到貨。
2、《請購單》一試兩聯，第一聯請購人，第二聯財務。
附錄二：
月度採購計畫表
編號：編制： 日期： 審核批准日期批准： 日期：
注：《月度採購計畫表》必須在每月的前三個工作日內填好發給採購主管。
附錄三：
**商資料表
年月日編號：
審核填表：
注：要求提供企業法人營業執照副本影印件。
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