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●程式檔案的內涵
(1)程式檔案是手冊的支援性檔案，它使環境管理活動程式化、檔案化、
規範化，使各項活動處於良好的受控狀態，從而避免了由於缺乏檔案指導而出現的經驗主義和偶爾得失。
(2)程式檔案包含環境管理體系中乙個邏輯上相對獨立的內容，它既可以針對環境管理體系的乙個要素，也可以針對要素中的乙個部分，或是對幾個要素相互關聯的一組活動進行闡述。程式檔案的側重點在於規範要素或活動的職能和控制要點，一般不涉及純技術細節。
(3)在編寫程式檔案時，通常包括該項活動的目的和範圍、做什麼、由誰來做、以及何時、何地、如何做，以及使用何種材料、裝置和檔案，如何進行記錄等，即遵循所謂的「5w、1h」原則，其最終目的是作為組織實施環境管理的準則，減少或防止各項活動所造成的或可能造成的環境影響，確保組織環境方針和目標的實現。●程式檔案的作用
(1)程式檔案是對手冊的進一步細化和展開。程式檔案則是將環境管理手
冊中不便詳述的對活動和過程的要求，作出詳細規定，使其更具可操作性。
(2)程式檔案的有效實施能夠充分體現組織環境管理體系的強大功能，直接影響到組織環境行為的最終改善，因而程式檔案的數量、內容、格式和詳略程度一般都由組織根據實際情況自行決定，應充分考慮組織任務的複雜性、執行活動的人員的水平、能力、技術和培訓情況，應以確保環境因素和各項環境管理活動準確而有效的受控為宜。
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(3)程式檔案是組織內部科學的管理制度，是各級各類人員必須遵照執行
的法規性檔案；同時，它也是組織對其員工進行崗位培訓和業務考核的基本內容和指導、檢查、改進相關業務工作的重要依據，也是第三方認證機
構實施外部審核的依據之一。
●環境管理程式檔案的內容及格式要求(1)檔案編號和標題
程式檔案的編號應根據標準中對體系要素的編號以及組織活動的層次進行編排，同一層次的程式檔案應統一編號，以便標識。標題應明確體現組織開展的活動及其特點，例如：「環境監測和測量控制程式」、「汙水排放控制程式」和「相關方環境行為控制程式」等，使活動的性質一目了然。
(2)目的和適用範圍
簡要說明開展這項活動的目的以及該項程式的適用範圍。
(3)術語和定義
對本程式中所使用的專用名詞術語給出明確的定義和解釋。
(4)職責和許可權
結合實際工作業務流程，指明實施該項程式的主管部門、參與配合部門各自的職責和許可權以及相互之間的介面關係。(5)工作程式
這是程式檔案的核心內容，應列出開展此項活動的具體步驟，保持合理的編排順序，明確活動的輸入、轉化和輸出；明確各項關聯活動之間的介面關係、職責、協調措施；明確每個過程中各項要素由誰來幹，何時、何地幹什麼、如何幹以及最終要達到的效果，對於所形成的記錄和報告也應加以明確，此外，對一些例外情況下須採取的措
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施也應作出規定。使用業務流程圖、資訊傳遞圖或物流圖等方式是一種較好的方法，這樣做往往比單純的文字敘述更加準確和易於理解。(6)相關檔案
指明或引用與本程式相關聯的檔案，明確介面和查詢路徑。(7)相關記錄和報告
明確實施該程式時所產生的記錄**和報告，包括其名稱和編號；規定記錄的儲存方格、儲存部門和儲存期限等。●環境管理程式檔案的注意事項(1)充分利用現有程式
首先應清理和分析組織現有的管理制度和操作規範。因為組織原有的各項標準和規章中有很多是長期以來經驗的總結，是行之有效的慣例和做法，這些都是制定程式檔案的可選素材，應該本著吸收和接納的態度充分加以應用。當然不可避免也會存在一些不足，因此，對原有組織的各種管理檔案在保證環境管理體系有效執行的前提下，按標準要求進行分類、整理和分析，取其有用、刪除無關、改寫並補充不完善是十分必要的，應摒棄那種拋開原有、一切從零開始或是缺乏必要策劃，上來就胡亂編寫檔案的做法。
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(2)全面策劃、通盤考慮，把握程式檔案之間的系統性和相關性
編寫程式檔案時，應對程式檔案的數量、每個程式檔案的詳略程度、篇幅及其內容進行全面的策劃，應保證在能夠實現控制的前提下，使程式檔案數量越少越好，每個程式的描述篇幅越精練越好。程式檔案重在程式化，強調闡明要素執行的職責和方法即可，同時應具備可操作性和可檢查性，還要提出明確的執行標準。應力求簡潔明瞭，容易判斷和理解，不應追求過於繁瑣的檔案形式，應保證每個程式之間有必要的銜接，避免相同的內容在不同程式之間有較大重複。
因此，編寫檔案開始，制定乙份程式檔案明晰表是非常值得推薦的做法。(3)注意可操作性
應廣泛徵求各方面的意見和建議，尤其是現場操作者的意見，應避免紙上談兵、說一套做另一套，或所編寫的內容與實際情況不相符合。對於關係重大的程式必要時應經過實踐檢驗，通過試行考核其是否符合實際、是否可行和有效，最後才能正式審批和實施。
●常用程式檔案的編寫要點(1)「環境因素」編寫要點
①明確環境因素調查的相關職責；②明確環境因素的調查範圍；
③環境因素調查的原則(考慮3種時態、3種狀態、7個方面、1個過程)；④環境因素調查的具體方法，相關要求(人員要求和注意事項)；
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⑤調查結果的彙總和確認(包括職責和方法)；⑥評價環境因素的職責和原則；⑦評價重要環境因素的方法和依據；
⑧環境因素的更新識別與重要環境因素的更新評價；⑨相關記錄的保管與存檔要求。(2)「法律及其他要求」編寫要點
①獲取的途徑、方法：執行者，頻次，獲取方式；②評價與登記、保管：執行者，批准者，存放處；
③摘錄與分發：由誰進行摘錄、整理，怎樣分發到有關部門；④法規標準的更新。
(3)「培訓、意識和能力」編寫要點
①培訓內容：包括環保知識、環境管理知識、手冊程式檔案、緊急狀態的處臵、重要崗位的作業指導書等；
②如何確定培訓需求：由什麼部門提出，針對什麼物件(職工入廠教育、工人上崗、轉崗教育考核等)；
③培訓要分層次進行：最高管理者、中層幹部、內審員、重要崗位、全體員工、新員工等；④培訓形式：
a.正規的、辦班形式的培訓；
b.各部門內部培訓(相關執行控制、作業指導書、應急準備預案等)；c.涉及性教育(方針、重大環境因素、目標和指標等)。⑤培訓計畫的相關要求：決策機構、職責部門、培訓物件；
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⑥培訓記錄(資料)包括：a.培訓計畫；b.培訓名單；c.考核記錄；d.員工個人教育檔案；e.相關資料的儲存和管理。(4)「資訊溝通」編寫要點
①內部溝通和外部溝通，考慮正常、異常和緊急情況，建立資訊雙向交流機制；
②內部資訊的主要內容一般包括：a.日常環境活動；b.監控與測量結果；c.目標指標完成情況；d.內審結果；e.管理評審；f.異常及緊急狀態；
g.不符合情況(如不符合環境方針、法律法規和其他要求)。③內部資訊溝通的途徑：由上而下，由下而上，橫向交流；④外部資訊溝通的主要物件：a.**機構；b.供貸方；
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c.客戶；d.周圍社群；e.媒介；f.投資方。
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⑤資訊處理的職責和過程：a.資訊接收和確認；
b.傳達到相關部門，並採取相應的對策、措施(由誰負責具體處理，怎樣做、在什麼時候作出處理)；c.處臵的跟蹤與認可；d.處臵資訊的反饋；
e.全過程檔案化(包括資訊的接收、處理和答覆)。(5)「檔案控制」編寫要點
檔案控制物件：手冊、程式檔案、作業指導書和記錄。①檔案的編制：
a.重要環境檔案的編號、起草、制訂、修改的職責及注意事項；b.相關檔案可有手冊、程式檔案的制定、修改、廢除的管理程式。②檔案的發放：
a.由什麼部門負責發放；b.是否制定發放清單等。③檔案是否受控；④檔案的儲存：
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a.各種重要環境檔案儲存在什麼部門；b.檔案儲存的注意事項。
⑤過時檔案如何處理，檔案更新要求等；⑥檔案及記錄的儲存期規定。(6)「執行控制」編寫要點
執行控制要體現生命週期的思想，從源頭就進行控制。①執行控制物件：
a.對缺乏程式指導可能導致偏離方針、目標和指標的執行；b.執行控制的內容至少包括所有與重大環境因素對應的活動；c.對重要**商或專案承包方可考慮提出相應的環境要求。
另外，可建立如下子程式：廢水、廢氣、雜訊、固體廢棄物、節能降耗、新建專案、相關方、裝置管理、安全管理等。②涉及到的各個部門、崗位的職責、要求必須明確；③明確執行控制的引數；
④具體的操作規程，操作工的資格要求；⑤相關的執行控制結果的記錄。
(7)「應急準備與響應」編寫要點明確事故和緊急情況發生的可能性及部門。緊急情況可能是：火災、**；有毒有害物質向空氣、水、土壤中的排放。
①對內外部應急聯絡人員、部門及其職責作出相應規定；②針對可能發生的緊急情況採取必要的準備；
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③應急聯絡方式：包括時間限制和聯絡方法等；④針對已發生的緊急情況所採取的處臵措施；
⑤緊急情況發生後的分析，以及對程式進行評審與修訂等事宜；⑥應急準備與響應演習和試驗。(8)「監測與測量」編寫要點
①明確監控與測量的內容：
包括：重大環境因素是否受控；目標、指標完成情況；法律法規及其他要求的符合性；執行控生產過程式執行的有效性等。②監控的職責、方法和具體步驟；③測量方法和監測頻率；④對監控、監測結果的處理；⑤監測儀器的校準；⑥監測人員資格培訓等；
⑦作好各種監測記錄，編制若干種**。
(9)「不符合、糾正與預防措施」編寫要點不符合在所難免，需要通過管理體系自身有效的執行及時給予糾正和預防同類問題再發生。①不符合內容的確定；
②明確制定、實施、檢查糾正措施的責任；③不符合情況的匯報流程；
④收集資料和資訊確定發生不符合的真實原因；⑤糾正方案的研究與可行性評估；
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⑥收集資料和資訊糾正原有方法或程式；⑦糾正方案的實施和效果驗證；
質量環境管理體系程式檔案
編號 qep 2014 版本 a 0 受控狀態 受控 編制 批准 2014年7月1日發布2014年7月1日實施 目錄檔案控制程式 1.目的 對質量 環境管理體系有關的檔案進行控制，確保各有關場所使用的檔案均為現行有效的版本。2.適用範圍 適用於質量 環境管理體系有關檔案的控制。3.職責分配 3.1行...
程式檔案模具管理程式
xx集團 中國 程式檔案 模具管理程式 檔案編號 ct qp 010 版本 01頁數 1 生效日期 2012 07 01 制訂 審核 批准 序號章節號內容說明修改人審查批准修改日期修改欄 xx集團 中國 模具管理程式 一 目的 檔案編號版本頁碼ct qp 010 011 1 為有效管理本公司生產所需...
專案管理程式檔案
北京東方華太建築設計工程有限責任公司 編號 sino sun jyjhb xmgl 編制 經營計畫部 2007 年 8月8日 審核年月日 批准年月日 發布日期 年月日實施日期 年月日 一 目的 為了加強對專案的有效控制，促進專案資訊在公司內部的有效溝通和傳遞，以便促進專案能夠快速有效的實施，同時進一...