4 會議管理制度

1.目的

為規範公司會議管理,提高會議質量,降低會議成本,特制定本制度。

確保全面管理體系的內部溝通的有效性。

2.適用範圍

本制度適用於本公司會議管理。

本制度規定了公司主要會議內容,參加人員,會議時間,考核與記錄。

3.職責

3.1人事行政部負責公司會議的協調及本制度的監督執行;

3.2會議提議人或主辦部門負責會議的組織工作,並有權對違反本制度的行為提出處罰;

3.3會議的審批權艱見5.1,會議的提議及審批。

4.會議分類

表1 公司會議分類表

5.管理內容

5.1會議提議與審批

5.1.1公司月度工作例會無須提議和審批;

5.1.2公司臨時行政會議,公司年度例會由總經理直接提議或由議題涉及部門負責人提議,總經理批准;

5.1.3部門會議由各部門自行安排,但會議時間,參加人員不得與公司會議衝突。

5.2會議準備

5.2.1會議通知遵照以下規定:

1)已列入表1公司會議內容的會議,無調整的,不再另行通知;由人事行政部直接通知參加人員;

2)屬下列情況之一的,按「誰提議,誰通知」的原則進行會議通知

a.未列入表1的會議;

b.需列入表1,但對會議議題所需準備的會議資料及其它原因需作調整的,另行通知;

c.其他提擬人認為應另行通知的。

3)會議通知期一般提前一天通知參會人員和會議服務人員;

4)會議通知一般是**通知。但對會議需準備的資料,會務安排等作其它說明和要求的會議,應以「會議通知單」形式進行書面通知,涉及多個部門參加的大型會議,舉辦部門應編制祥細的會議計畫通知相關部門和人員。

5.2.2會議的其它準備工作應遵循以下規定

1)會議提議部門應作好會議資料(如會議議程,議題,提案,匯報資料,計畫草案,決議草案及入會人應提交的資料等)準備的組織工作;

2)會務服務提供部門應提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位,會議器材,茶具,茶水等會議所需的各種設施和用品;

3)公司召開的公司級會議由行政辦負責會議服務,

4)各部門召開的會議由各部門向行政辦提出書面申請,由行政辦統籌安排。

5.3會議組織

5.3.1會議組織遵循「誰提出,誰組織」的原則。

5.3.2會議主持人應遵守的原則

1)主持人應不遲於會議前5分鐘到達會場,檢查會務布置情況,提前做好會議準備;

2)主持人應在會議開始對會議的議程,議題,須解決的問題,應達到的目的,議程推進中應注意的問題等,作必要的說明;

3)會議進行中,會議主持人應根據會議進**況對議程,議題進行適時,必要的控制,並有權限定發言時間或中斷發言人與議題無關的發言,以確保會議的順利推行和會議效率;

4)屬討論,決策性議題的會議,主持人應引導會議作出結論。對須集體作出決議的事項應加以歸納和複述,適時提醒入會人員表明意見;對未作出的決議也應加以歸納,並引導會議就其後續安排作出統一意見;

5)主持人應將會議中作出的決議事項付諸實施程式,實施人(部門),達到要求的時間等會後跟進,並安排、檢查、督促。

5.3.3入會人應遵守以下規定:

1)入會人應準時或提前到達會場,並在「會議簽到表」上簽到;

2)準備好會議發言的題綱或資料,會議發言應言簡意賅,緊扣議題;

3)遵守會議主持人對議程控制的要求;

4)屬工作布置性的安排,一般不在會議上進行討論;

5)遵守會議紀律,將手機調整到「會議模式」或震鈴,不是必需要接聽的**應結束通話,必需要接聽的**應向主持人申請,得到同意後離開會場接聽;

6)會議發言不要打斷正在發言者的發言,待發言者的發言完後再發言;

7)作好會議記錄,會後應向部門傳達或進行安排的,應與會議要求一致。

5.3.4多個部門參加的臨時會議,原則上由總經理主持,總經理另有授權的,服從總經理授權人;

5.3.5公司月度例會,臨時性會議一般不超過2小時,根據會議程序確需延時,應徵得入會者的同意;

5.3.6主持人為會議考勤的核准人,考勤記錄由會議記錄員負責。

5.4會議記錄

5.4.1公司各類會議應以「會議記錄」的形式記錄,也可採用錄音記錄;

5.4.2各類會議應有指定專人記錄,會議記錄員應遵循以下規定:

1)各部門應設專人記錄員(一般為本部門文職內勤人員),負責本部門或本部門組織會議的記錄;

2)會議記錄遵循「誰組織,誰記錄」的原則,如有必要,會議主持人可以根據會議涉及的內容指派記錄員;

3)總經理主持的會議由行政指定的記錄員記錄,總經理另行安排的服從總經理的安排。

5.4..3會議記錄員應遵循的規定:

1)用專用「會議記錄本」記錄會議內容,並根據會議要求整理「會議記要」;

2)會議記錄盡量採用實錄風格,確保記錄的原始性;

3)對會議已決議事項,應在會議記錄中用括號標註「決議」字樣;

4) 「會議記錄本」和「會議記要」應於會議結束24小時呈報會議主持人審核簽名;

5)做如會議記錄和「會議記要」日常歸檔保管工作。

5.4.4有下列情況之一時,應整理「會議記要」

1)公司各類臨時行政會議;

2)須會後對會議決議精神貫徹落實的;

3)主持人要求整理的「會議記要」。

5.4.5「會議記要」的發放和傳閱由主持人確定。各類「會議記要」必須在行政辦有乙份存檔備案。

5.4.6「會議記錄本」的備檔存檔按以下規定:

1)各部門召開會議的「會議記錄本」由各部門備檔, 「會議記錄本」用完後在本部門存檔;

2)公司「會議記錄本」由行政中心備檔,「會議記錄本」用完後在行政存檔。

5.4.7「會議記錄本」為公司機要檔案,保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格按《記錄控制程式》執行。

5.5會議跟進

5.5.1會議決議,決策事項須會後跟進落實的,遵照「誰按排,誰跟進」的原則,會議主持人另有指定的,服務主持人的指定。

5.5.2總經理主持的會議,一般由人事行政部跟進。總經理另有指定的,服從總經理的指定。

5.5.3會議跟進的依據以會議原記錄和會議記要為準。

5.6獎懲

5.6.1遲到、早退、缺席

1)遲到:凡應參加會議的人員無論何種情況(會前向主持人作過請假說明除外)在會議進行5分鐘後進入會場的視為遲到;

2)早退:凡應參加會議的人員無論何種情況(會期向主持人作過請假說明除外)在會議進行時提前離開會場的視為早退;

3)缺席: 凡應參加會議的人員在會前未向主持人作請假說明或請假未得到批准而未參加會議的人員視為缺席。

5.6.2遲到、早退、缺席的處罰

1)無正當理由遲到、早退者每次10元處罰;

2)無正當理由缺席者每次20元處罰;

3)因通知人員通知不到位,造成遲到或缺席,按以上條款處罰通知人員。

6.相關檔案

記錄控制程式

資訊交流控制程式

7.相關記錄

會議簽到表

會議記錄本

會議記要

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目錄第一章 總則1 第二章 會議管理體制1 第三章 會議類別2 第四章 會議的準備與安排4 第五章 會場布置與宣傳報道5 第六章 會議紀律6 第七章 附則6 附件17 第一章總則 第一條目的 為使公司的各項會議規範有序，提高會議的行政決策效率，發揮會議的決策和溝通作用，保障各項工作有序 高效的完成，...