合併後的高職院校檔案管理若干思考摘要：合併後的高職院校面臨著許多管理問題，而檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著一些問題。解決的對策是強化檔案意識，規範檔案管理；加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平；合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設；確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢。
關鍵詞：高職院校；檔案；管理；利用
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合併公升格的高職院校達1 100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提
高了辦學質量和辦學效益。合併後的高職院校使我們面臨著許多新的管理問題檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合併高職院校檔案管理與利用存在的問題
許多合併高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校(如中等職業學校）合併而來，原來的學校對檔案沒有自主管理權，長期以來未能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
1.併校期間文書立卷、歸檔的問題
合併高校在並校前已歸檔的檔案，由於有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是併校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由於合校前人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不
能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的檔案材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一併處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：
一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任
心不強，無制約措施;三是領導忙於合校中的大事，檔案工作顧及不上。
2.檔案管理制度不規範，管理手段落後
合併高職院校由於先前的隸屬關係、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規範不一，質量參差不齊、人員構成複雜、管理手段落後等問題。如歸檔材料沒有統一的規格;收集過程中紙張大小不統一;檔案材料沒有進行規範整理,有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂;現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
3.資訊開發利用率差，發揮服務作用程度低
檔案資訊管理還處於封閉或半封閉狀態和被動服務局面，檔案資訊資源的開發利用程度不高，存在著要什麼找什麼，沒有主動做好服務工作，由於不注意平時
的蒐集和整理，嚴重制約著檔案的服務利用工作。
4.檔案排序、管理重新理順問題
合併高校大多由兩個或兩個以上規模相當，類別相近的院校並建而成，由於
原各校建立的時間或早或晚，隸屬關係不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差
異，合併後檔案卷宗由原各校的乙個全宗成為併校後若干全宗，而各校的檔案類
目設定、類目排列及檔號的編制不盡相同,老校基本沿用文書類、科技類的分類
方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排
序及管理的重新理順問題。另外,合併高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制
不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合併高校，原各校區檔案或實行
集中管理,或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中
心管理等;有的合併高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則
分散r各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處於原始的手工檢索階段等;這
些問題也嚴重制約著合併高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合併高校的
檔案工作要走出困境，應對症下藥，採取有效的解決措施。二、解決高職院校檔案的管理與利用問題的途徑
1.強化檔案意識，規範檔案管理
前已述及，檔案檔案材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合併高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，檔案材料的收集工作是最為基礎的工作，它
有賴於各部門的配合與全員的支援。合併高校應通過檔案法律、法規的學習與
宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識,使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的資訊資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使並校前散存於各部門或個人手中的一些有重要儲存價值的檔案材料及時
歸檔。同時，要針對併校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便於檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性迴圈。
2.加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保
證檔案工作逐步法制化、制度化、規範化，真正發揮檔案「見證歷史」的作用。
完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑑別制度，及時收集、補充、更新
和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，
觀點是否明確等方面進行認真細緻的鑑別,使檔案的收集和歸檔工作真正做到不
丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執
行現代化管理標準，注重資訊的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條
目清楚、查詢便捷。
3.合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設
不言而喻,人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒
有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建
設好檔案館(室)隊伍,確保一定數量的專職檔案人員，並力求這支專職檔案工作
隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便於發揮整體效應;其
次要整體推進，大力加強檔案網路建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作
用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網路，同時採取定性與定量相結合的工作方
法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心
力。4.確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢
確定檔案工作目標，是由於合併高校層次較前相對提高，併校後應根據變化
了的新形勢，制定新的工作目標和發展戰略,使檔案工作圍繞新目標有的放矢地
開展。這裡，之所以強調合併高校檔案工作要實現目標化，一方面是明確了檔案
工作目標，即明確了檔案工作的發展總方向，一則可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，二則可以通過區域性優化，使日常具體工作的開展有利於促進總目標
的實現;另一方面，明確了檔案工作目標,便於加強日常管理，有利於調動檔案工
作人員的主動性，增強競爭性。為此，合併高校耍根據確定的新目標，進一步加強自身造血功能，完善各種配套管理措施，並要注重調查研究，不斷總結並完善檔案工作中一些根本性的問題，促進檔案工作的開展。當今時代，機遇和挑戰並存，若
不能及時把握機遇，發展的希望便會失之交臂。因此，合併高校檔案工作應面對
改革的新形勢，立足併校後的現實狀況，採取有效措施，促進檔案工作新的發展。
參考文獻
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