**職業學院學生檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了推進學生檔案管理工作的規範化、制度化、科學化程序，充分發揮學生檔案在學生管理工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》以及國家有關學生管理工作的政策規定，結合我院實際情況，制定本辦法。
第二條 **職業學院學生檔案管理工作實行院、系兩級管理，學生工作處是學院學生檔案管理的職能部門，在分管院領導的指導下，制訂管理辦法並組織實施管理。各系（院）、培訓部具體管理本部門學生的檔案，接受學生工作處的業務指導和監督。
第二章職責分工
第三條學生工作處主要職責
（一）專人負責學生檔案管理工作。
（二）完成各類檔案材料與各系（院）、培訓部的交接工作，建好學生檔案登記簿。
（三）指導各系（院）、培訓部完成新生檔案的建檔工作。
（四）統一安排、具體指導各系（院）、培訓部完成畢業生檔案的整理、排序、密封和交接等工作。
（五）指導各系（院）、培訓部完成學生檔案材料的日常歸檔工作，協調處理日常管理**現的各類問題。
（六）製作提供學生檔案管理所需的檔案袋、登記表、轉遞單等建檔材料。
（七）協調處理完成學生離校後檔案的相關事宜。
第四條各系（院）、培訓部主要職責
（一）貫徹執行學院學生檔案管理工作的政策和規定，接受學生工作處的指導和監督。
（二）落實專人負責學生檔案管理工作。
（三）負責接收、整理、分類、統計、保管本部門學生檔案，建好學生檔案登記簿。
（四）具體負責新生的建檔工作。根據學生學籍變動情況，做好檔案的重新分類歸檔工作。
（五）配合相關部門做好學生檔案的查閱工作。
（六）完成畢業生檔案材料的整理、封裝和交接工作。
第三章材料的收集和歸檔
第五條檔案材料的收集、歸檔是學生檔案工作的主要任務。檔案材料收集、歸檔不僅是學生管理部門的任務，也是各有關形成學生檔案材料部門的任務。各有關部門領導都要重視學生檔案的建檔工作。
第六條學生在校學習期間應該歸檔的材料包括以下內容：
（一）學生高考檔案材料；
（二）錄取通知書；
（三）新生入學體檢表；
（四）學生學籍登記簿；
（五）學生獎懲材料；
（六）高等學校畢業生登記表；
（七）學生學習成績單；
（八）畢業生就業報到證副本；
（九）學生高考電子檔案；
（十）學生的黨（團）組織材料；
（十一）其它可供組織參考有儲存價值的材料。
第七條凡按規定應由個人填寫的歸檔材料，本人必須如實填寫。字跡要清楚、工整，一律使用黑色鋼筆或簽字筆填寫。在署名時必須署本人戶口法定姓名且要與入學錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規範用字代替，未經批准不得擅自更改。
第八條歸檔材料必須齊全、完整，歸檔材料必須有負責人簽字及單位公章，並按規定辦理移交手續。
第九條歸檔材料交接時，交接雙方經辦人經核對無誤後履行簽字手續。如歸檔材料不符合歸檔要求，學生工作處有權退回，由遞交部門按要求重新組織整理。
第十條所有歸檔材料必須是有關手續辦理完畢的最終材料。
第四章檔案的查閱
第十一條因工作需要，以下人員可查閱在校學生檔案：
（一）學院領導；
（二）與學生管理有關的職能部門負責人或具體經辦人；
（三）各系（院）、培訓部黨政主要負責人和分管學生工作的負責人、輔導員、班主任（僅限本部門學生的檔案）；
（四）校外單位來人需查檔案，必須要有介紹信。
第五章檔案材料的保管和整理
第十二條新生報到後，凡屬學生自帶高中階段檔案，輔導員（班主任）應及時收齊並做好登記，並在新生上課第乙個月內上交所在系（院）團總支。凡由生源地直接寄達的學生檔案，學生工作處應及時移交學生所在系（院）團總支。移交過程中，必須認真清點、核對，並辦理交接手續。
第十三條新生入學報到後，學生工作處即發《學生學籍登記表》和學籍卡，由輔導員（班主任）組織填寫，並於一月內連同錄取通知書一併交到學生所在系（院）團總支建檔。
第十四條每學期末各系（院）、培訓部團總支發放《學生學籍登記表》，由輔導員（班主任）負責組織填寫，核實無誤後交到團總支歸檔。
第十五條學生工作處於每年應屆畢業生畢業前組織輔導員（班主任）集中整理以下學生材料：
（一）《高考階段檔案》、《學生學籍登記表》、錄取通知書、報到證副本、獎懲材料由輔導員（班主任）負責進檔；
（二）《入學體檢表》由後勤管理處負責轉交系（院）、培訓部團總支進檔；
（三）學生《學業成績單》由教務處負責轉交系（院）、培訓部團總支進檔；
（四）《學生高考電子檔案》由招生就業處負責轉交系（院）團總支進檔；
（五）《高等學校畢業生登記表》由學生工作處發放，輔導員（班主任）負責進檔；
第六章檔案轉遞
第十六條學工處於每年應屆畢業生畢業後，將錄取簡明登記表和畢業生登記表移交學院檔案室。
第十七條各系（院）、培訓部於每年應屆畢業生畢業前在學院統一規定的時間內將檔案整理完畢，並按要求填寫《檔案轉遞明細表》，交學生工作處簽字查收。
第十八條學生檔案必須經嚴格密封通過機要檔案轉遞，必要時可派專人送達，不准交本人自帶。
第十九條畢業生檔案按畢業生就業通知書上簽發的單位或錄取院校位址轉遞。對特殊情況暫時無法轉出的檔案，學院原則上在兩年之內可代其保管，無正當理由兩年以上未轉出的學生檔案，學院不承擔保管責任，並由學生按規定交納檔案保管費。
第二十條檔案原則上不允許本人攜帶，有特殊情況確需本人或他人攜帶的，要出具本人的身份證、畢業證及有關單位調檔函，並填寫畢業生自帶檔案登記表後方可辦理。
第二十一條報考國家公務員、入伍等畢業生在其考察期間需調檔的，須出具相關部門的調檔函和個人有效證件，方可調檔。
第二十二條對於沒有收到檔案的學生，可到學生工作處查詢機要單號或簽收人。
第七章附則
第二十三條本辦法由學生工作處負責解釋。
第二十四條本辦法自公布之日起施行。
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