檔案管理制度

一、總則

一、為了加強梅州西環高速公路總監辦檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《廣東省高速公路竣工檔案編制及檔案管理辦法》以及有關各類檔案管理的規定、規範、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設專案檔案的完整性、準確性、系統性。

二、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程檔案、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

三、檔案管理體系與職責

總監負責檔案的全面工作，工程技術檔案由副總監主管。總監辦誠懇接受高速公路建設單位的指導和檢查。

（一）主管

1、副總監貫徹執行本制度的各項規定，並負責監督檢查。

2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案檔案材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理

1、檔案管理由合同部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。

2、負責檢查和協助有關人員做好檔案材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對檔案整理的***壞，給予獎勵和處罰。

4、工程技術檔案由副總監負責，由工程部部長根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交高速公路建設單位檔案室，並辦理移交手續。

5、各標段主管接受檔案管理人員的業務指導和檢查，在工作中接受主管領導和檔案管理負責人的領導。

6、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

四、總監辦應加強對檔案工作的領導，並應將檔案工作納入工程計畫管理之中，納入管理及考核範圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設專案專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加各單項驗收和工程專案總驗收。

二、檔案材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

一、高速公路建設專案檔案材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，檔案材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪製。歸檔檔案材料應為原始件。

二、做好監理檢查記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種**彙總簽證、監理日誌等。

三、在職責範圍內做好與高速公路建設專案有關的檔案材料的收集、積累工作，按要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的檔案均收集齊全。

四、高速公路建設專案形成的全部檔案在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理。

五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

1、歸檔檔案、齊全完整；

2、分類清楚，保持聯絡；

3、題名確定，容易查詢；

4、卷內排列，系統條理；

5、保管期限準確；

6、密級劃分恰當；

7、捲皮書寫，正楷整法；

8、案卷裝訂，整齊美觀；

9、聲像資料，清楚清晰。

六、在高速公路建設專案完成後三個月內將專案檔案檔案向建設單位移交、歸檔。

七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，並有完備的清點、簽字等交接手續。

八、負責對全部工程歸檔檔案的彙總整理，並根據高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。