為加強本公司檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，有效地發揮公司檔案資料的服務作用，特制定本制度。
一、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、**、聲像等不同形式的歷史記錄。
二、公司指定專人負責檔案存檔、查閱的管理工作。
三、各部門的檔案材料由主辦人負責收集整理，對於一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的檔案材料，由主辦部門或人員整理收集好，每月5日前交綜合部檔案管理員進行管理。
四、歸檔範圍
1) 本公司會議材料，包括會議總結、會議記錄等。
2) 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3) 本公司的各種工作計畫、總結、統計報表及演示文稿。
4) 本公司與合作單位簽訂的合同、協議等檔案材料。
5) 本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
6) 本公司的宣傳材料，包括市場宣傳檔案、公司企業文化宣傳等材料。
7) 本公司的財務預算、報賬記錄等方面的檔案資料。
五、歸檔要求
1) 檔案管理總的要求是：遵循檔案資料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，按時間順序進行整理，按檔案類別編號，便於保管和查閱。
2) 歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3) 在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正文與附件、請示與批覆等分別立在一起，不得分開，應合一歸檔。
4) 不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5) 檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正文在前，附件在後等，其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6) 檔案專案封面，應逐項書寫名目，字跡要工整、清晰。
六、檔案管理人員職責
1）每月5日前按規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2）按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
3）工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
4）因工作變動或崗位調整時檔案管理員應將檔案資料向接手人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
5）因管理員疏忽造成檔案檔案丟失，追究管理員責任，每發現1次扣罰100元。
七、檔案的查閱規定
1）公司檔案只有公司內部人員可以查閱，查閱者都要填寫《檔案查閱登記單》，報主管人員批准後，方可查閱。
2）、對於因故需要進行檔案借閱的，借閱最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報公司領導處理。
3）必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4）不得任意摘抄或複製檔案內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或影印。
5）必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6）公司檔案不准轉借，必須專人專用。
7) 用完按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理員另行辦理續借手續。
八、 檔案查閱流程
附件：檔案查閱登記表
檔案和檔案的管理制度
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