檔案和檔案管理制度

第一章總則

第一條為進一步規範軋鋼廠職業健康安全檔案和檔案的控制和管理，特制定本制度。

第二條本制度適用於軋鋼廠檔案和檔案的控制和管理。

第二章職責及分工

第三條各單位通責：

（一）負責本單位檔案的編制、上報審批、發放和修改控制，並負責對在用檔案進行有效性的識別和保管；

（二）負責對下列職業健康安全資料的檔案管理：主要安全生產檔案；事故、事件記錄；風險評價資訊；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業健康檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；關鍵裝置設施檔案；應急演習資訊等。

第四條綜合科職責：

（一）負責軋鋼廠安全檔案和檔案的控制，是工藝技術圖紙等安全生產資料檔案的歸口管理部門，

（二）負責軋鋼廠安全檔案的校對、審核和發放；

（三）負責上級組織（或業務主管部門）來文的收發、識別和歸檔管理。

第五條技術質量科職責：

（一）負責職業健康安全管理體系檔案的控制，是體系檔案的綜合管理部門

（二）負責組織本廠管理手冊和程式檔案的編制、修訂和完善等工作；

（三）負責各類技術標準的歸口管理

（四）負責組織本廠產品內控標準（或協議標準）、安全技術操作規程等技術性檔案的編制、審核、發放、修改控制和檔案管理。

第六條安全科職責

（一）負責組織職業健康安全法律法規的使用和控制

（二）負責組織職業健康安全體系檔案的編制、修訂和完善工作；

（三）負責對下列職業健康安全資料的檔案管理：安全「三同時」有關資料；風險評價資訊；分廠級培訓記錄；分廠標準化系統評價報告；事故調查報告；分廠級職業健康安全檢查、整改記錄；職業健康檢查和監護記錄；本廠安全生產會議記錄等

第七條裝置科職責

（一）負責本廠計量檢定規程的管理

（二）負責本廠計量管理制度的編制、修訂、發放和完善工作；

（三）負責組織生產裝置規程的編制、修訂、發放、完善工作；

（四）負責對下列職業健康安全資料的檔案管理：裝置事故調查報告；裝置檢查、整改記錄；法定檢測記錄；關鍵裝置設施檔案；裝置設施維護和校驗記錄等。

第三章檔案管理要求

第八條軋鋼廠安全管理檔案包括職業健康安全規章制度、安全技術操作規程等，各生產車間負責做好對從業人員的培訓和宣貫。

第九條各生產車間在對職業健康安全管理提出規範或要求時，經由本車間主要負責人批准後，可組織編寫檔案或制度，檔案編制車間同時負責組織檔案的審核、批准、發放和更新

第十條各生產車間安全管理檔案發布前應得到本車間主要負責人審批，分廠安全管理檔案發布前應得到分管副廠長的審批，以確保其充分性和適宜性。

第十一條各科室及車間領取書面檔案時，需填寫發放記錄。檔案下發後，各車間應將檔案內容傳達至全部相關班組，並督促其做好對員工的培訓和貫徹。

第十二條評估、修訂

（一）安全科每年組織對安全生產法律法規、標準規範、規章制度執**況和適用情況進行檢查、評估，形成評估報告；

（二）技術質量科應每年組織對安全技術操作規程執**況和適用情況進行檢查、評估，形成評估報告；

（三）裝置科應每年組織對裝置操作規程執**況和適用情況進行檢查、評估，形成評估報告；

（四）安全科、技術質量科、裝置科根據評估情況、生產安全事故案例、績效評定結果等，對安全生產管理規章制度、操作規程進行修訂，確保其有效和使用。

第十三條在新工藝、新裝置投運前6個月技術質量科、裝置科應分別完成安全技術操作過程、裝置操作規程的制定。

第十四條對安全管理檔案進行修改時，應填寫「檔案修改申請單」，向檔案歸口管理部門提出修改意見，說明修改原因；對重要的修改(如技術引數)還應附有充分的依據

檔案歸口部門將批准修改的檔案內容以「檔案修改通知單」的形式，按檔案的原發放範圍發放，「檔案修改通知單」應經原審批人（或接替人）審批後生效。各檔案使用單位應及時就更新內容對相關從業人員做好宣貫。

第十五條各生產單位應建立「受控檔案清單」，對本單位使用的所有受控檔案實施動態管理。

第十六條凡有時效性的受控檔案，到期自然作廢，各有關單位要及時做好「受控檔案清單」的更新

第四章檔案管理要求

第十七條需歸檔的安全管理檔案、資料，由檔案形成部門按規定收集、整理後，按時移交給安全科，由安全科人員進行集中管理。歸檔檔案材料必須完整、準確。

第十八條各單位應按職責要求，對本單位主要安全生產檔案、安全管理過程中產生的記錄實行檔案管理。

第十九條檔案資料儲存期限：

（一）各單位應對所屬各車間上報的辨識評價結果、危險源辨識與風險評價表、重大風險及控制計畫清單及本廠下發的重大危險源清單以文字或電子版形式進行儲存，儲存期限為1年。

（二）培訓記錄應由各單位辦公室以文字形式永久儲存。

（三）標準化系統評價報告。報告內要總結上階段標準化系統執行的成績和不足，吸取經驗和教訓，並提出改進方案。應儲存系統持續改進過程中產生的記錄，儲存期限、儲存形式應按記錄所屬類別的有關要求執行。

（四）《事故調查處理報告》、《工傷事故臺帳》等由安全環保部、事故相關單位以文字形式永久儲存。

（五）安全檢查記錄、複查記錄應由檢查單位以文字形式永久儲存。

（六）各單位對員工的職業健康檔案以文字形式永久儲存。

（七）安全生產會議記錄由會議組織單位辦公室以文字或電子版形式永久儲存。

（八）各單位在班組安全活動中產生的記錄應由各活動組織單位以文字形式儲存，儲存期限為5年。

（九）法定檢驗的裝置設施的檢驗、檢測記錄應在其檢驗週期內由裝備工程部以文字形式進行儲存。

（十）裝置使用單位應建立關鍵裝置設施檔案，並在裝置設施對公司可能造成影響的期限內以文字形式進行儲存。

（十一）演練組織單位對應急救援預案、預案演練計畫、演練記錄及評價、演練參加人員簽到表等記錄應由以文字形式儲存，儲存期限為3年。

（十二）對裝置設施的校驗、維護記錄應由校驗、維護組織單位以文字形式進行儲存，儲存期限為10年。

（十三）技術圖紙資料應由技術質量科以文字或電子版形式永久儲存，重要技術資料應做好保密工作。

（十四）其他安全生產記錄，利於在以後安全工作中進行統計、參照、學習和研究的，以及可能在法律糾紛中作為證據使用的，應永久儲存。

第五章附則

第二十條本制度由安全科負責解釋，自下發之日起生效。

張鋼軋鋼廠檔案和檔案管理制度制度履歷表

編號：zgzga0027

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