延川縣供電分公司檔案和檔案管理制度
一、範圍
（一） 本標準規定了綜合檔案的管理職能、管理方法、檢查與考核。
（二） 本標準適用於延川縣供電分公司所屬各部室、班（站、所）。
二、引用標準
下列標準所包含的條文通過本標準的引用而成為本標準的條文。所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應**使用下列標準最新版本的可能性。
《中華人民共和國檔案法》（2023年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第20次會議修正，中華人民共和國主席令第71號發布）
《中華人民共和國檔案法實施辦法》（2023年10月24日經國務字批准，國家檔案局第1號頒布，自2023年11月19日起施行。）
《國營企業檔案管理暫行規定》（國家檔案局、國家經貿委、國家計委2023年3月20日）
gb9705-88《文秘檔案案卷格式》
gb/t11822-89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》
《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局）
gb3792.5-85《檔案著錄管理規範》
《檔案庫房技術管理暫行規定》（國家檔案局2023年8月29日）
gb/t11821-89《**檔案管理規範》
《檔案工作目標管理辦法》（國家檔案局檔發字（1996）9號檔案）
《陝西省檔案管理條例》（2023年1月21日陝西省人民代表大會常務委員會第25次會議通過）
三、定義
（一） 檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化宗教等活動直接形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。
（二） 文秘檔案
文秘檔案是指機關、團體、部隊、企事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱「黨政檔案」。
（三） 科學技術檔案
科學技術檔案指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應歸檔儲存的科學檔案材料。包括圖樣、圖表、文字材料和音像材料等。
（四） 基本建設檔案
基本建設檔案是指建築物、構築物、地上地下等基本工程專案從醞釀、決策到建設投產的全過程形成的、應當歸檔儲存的檔案材料，包括基本建設專案的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計畫勘測設計、施工、除錯、生產準備、竣工、試生產等工作形成的文字材料、圖紙、圖樣、計算材料、音像材料等形式與載體文字材料。
（五） 科學研究檔案
科學研究檔案是指在基礎研究、應用研究和開發研究等自然科學研究等活動中形成的科技檔案。記載和反映科學技術研究活動的全過程和結果，包括取得正結果、負結果或中斷的研究活動所形成的材料。其構成如下：
1、 科研依據性材料，有科研課題審批文秘、任務書、委託書、開題報告，調研招待方案認證和協議書，合同等檔案。
2、研究實驗材料，有各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、申請專利的有關檔案材料、設計檔案、圖紙、關鍵工藝檔案、重要的來往技術檔案等。
3、 總結鑑定（評審）驗收材料，有工作總結、科研報告、**、專著參加人員名單、技術鑑定材料、科研投資情況、決算材料等。
4、 成果獎勵申報材料，有成果獎勵申報、審批材料、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。
5、推廣應用材料，有推廣應用方案、總結、擴大生產的設計檔案、工藝檔案，生產定型鑑定材料，轉讓合同、使用者反饋意見等。
（六） 裝置儀器檔案
裝置儀器檔案是指反映各種機械裝置和儀器、儀表等運動變化過程的檔案。在裝置儀器的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成。
（七） 會計檔案
會計檔案是指在公司會計業務活動中形成的各類憑證、帳簿、報表、工資冊、考勤表等會計核算資料。
（八） 立卷
立卷是指檔案材料形成單位，將辦理完畢、具有儲存價值的檔案材料，按形成規律和內在聯絡分門別類組成基本保管單位。是文秘處理的最後環節，是整理與儲存文秘的傳統方法，也是歸檔前的重要準備工作。
（九） 歸檔
歸檔是指文秘、業務部門對工作活動中處理完畢、將有儲存價值的檔案材料，按規定立卷後，定期向檔案室移交的過程，是文秘處理的最後環節，是檔案工作的起點。
四、管理職能
（一） 公司檔案實行分散管理和集中管理相結合的方式，重要檔案由辦公室管理，一般檔案由業務主管部室歸口管理。
（二） 辦公室由經理主管，其他部門在主管經理領導下工作，業務上接受省集團公司、延安供電分公司及延川縣檔案局的指導、監督和檢查。
（三） 負責公司文秘、科技、電費、財務、音像實物及計算機光碟等各種檔案的收集、整理、鑑定、銷毀、保管、統計和提供利用等管理工作。
（四） 負責對公司所屬各部室、班（站、所）及多經企業檔案工作進行指導、檢查、督促和考核。
五、管理內容與要求
（一） 歸檔範圍
1、 反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、電力建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料。
2、 公司工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料。
3、 公司需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料；下級部門報送的重要檔案材料。
4、 其他對本機關工作具有查考價值的檔案材料。
5、 公司在財務審計業務活動中形成的檔案材料。
6、 公司在工作活動中產生並具儲存價值的各種錄音帶、錄影帶、**、底片、計算機光碟等。
7、公司產生的具有儲存價值的實物。
8、 具體內容按部頒發的《電力工業企業檔案分類規則》、《供電企業分類表》歸檔。
（二）歸檔時間及要求
1、 歸檔的檔案材料要齊全、完整、層次分明，保持檔案之間的歷史聯絡，符合其形成規律；必須能準確的反映本單位黨政、生產、基建、科研和經營等各項活動的真實內容和歷史全過程；必須符合質量要求，無原子筆、鉛筆、複寫紙書寫，印章、簽字齊全，不得使用壓感紙列印。
2、 歸檔的音像材料，要經過編輯整理，並要附文字說明。
3、 歸檔檔案材料，應編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應在移交目錄上簽字，各存乙份。
4、黨代會、職代會、團代會和重要的專業會議中形成的各種檔案材料，會議結束後，由主辦部門將應歸檔的檔案材料整理成冊，並編制移交清冊，向公司檔案室歸檔。
5、各項管理中形成的重要檔案，在次年一季度內，由各部門的專（兼）人員，按其業務範圍，將應歸檔的部分整理立卷，並編制移交清冊，向公司檔案室歸檔；一般檔案自行保管。
6、 生產、基建、大修、技改、排程、科研等活動中形成的科技檔案材料，由各職能部門指定專人負責積累、整理、立卷、保管，在次年一季度編制移交清冊，向公司檔案室移交；多經企業所形成的會計檔案等，按要求整理立卷後自行保管。
7、 公司財務管理活動中形成的重要檔案，在本年終結後，由財務部門按歸檔範圍、要求整理、立卷、保管，在次年一季度編制移交清冊，經部門負責人審定簽字後，向辦公室移交；一般檔案自行保管。多經企業所形成的檔案，按要求整理後立卷自行保管。
8、在公司各項活動中形成的音像材料，在拍攝錄製工作完畢後，由攝錄部門註明攝錄者、時間和簡單的文字說明，並編制移交清冊，向辦公室歸檔。
（三） 歸檔份數
1、 各類檔案一般歸檔一式乙份。
2、 基建工程歸檔份數，按國家建委頒發的《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》辦理。
（四） 歸檔措施
1、 對在各項工作活動中形成的具體儲存價值的檔案材料，根據《檔案法》規定，都應歸檔管理，任何部門或個人都無權儲存和據為己有。
2、 檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入生產、基建、科研、經營等計畫、規劃程式；列入有關部門和人員的工作材料；列入企業經濟責任制，並嚴格進行考核。
3、 辦公室應參加科研成果鑑定、重要裝置儀器開箱、基建工程竣工驗收等活動，接收有關科技檔案材料，並簽署意見。
4、 辦公室應參加公司重要生產技術會議。
5、公司工作人員因公外出（包括出國）參觀學習、考察、參加會議、收集帶回的檔案材料，要按歸檔範圍規定及時歸檔。其經費未經相關檔案部門簽字，財務部門不得報銷。
6、 公司產品和工程創優、科研成果評獎，應把檔案完整、準確、系統作為一項考核內容，相關檔案部門未簽字者，不能作為成果，不予評獎。
六、圖紙的更改
凡因設計、施工、生產、檢修等原因引與實物不符合的圖紙均應及時修改，使圖實相符。
（一） 更改辦法和要求
1、圖紙更改須專案技術負責人、設計者審批，委託專人按更改通知單規定的內容進行，要確保圖紙完整、清晰。
2、 圖紙更改一般採用槓改、刮換和更換新圖三種方式，更改時必須用繪圖墨水或碳素墨水。
3、 修改內容較好，可直接在圖面「槓改」、「刮改」，修改人應在修改處註明「修改標記」和修改根據，並簽署本人姓名和修改時間；修改內容較多時，應另出新圖取代原來的圖紙，新圖列入原圖紙目錄，並且註明所代替的原圖圖號。
4、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，並註明原保管單位編號。
5、 圖紙更改完畢後，要將更改通知單與修改後的藍圖同時歸檔。
（二） 控制手段
1、根據基建工程專案的建設情況和工程維修、裝置改造實際情況，公司有關部門要對圖樣的更改和竣工圖的編制提出要求，設計、施工單位應按照要求進行修改和編制，否則將按照有關規定給予經濟處罰。
2、 檔案管理人員應履行職責，對更改入庫的圖紙認真檢查、嚴格把關，對未按規定更改者，有權提出重新更改要求。
七、檔案的分類、保管期限、整理、排架和編目
（一） 公司檔案按照《電力工業企業檔案分類表》及《西北電力企業檔案分類和保管期限表》進行分類和確定保管期限，分庫保管。
（二） 檔案保管期限分為永久、30年、10年三種，確定保管期限原則：
1、 公司大事記、組織沿革、電力志等材料。（永久）
2、公司年度和年度以上的計畫、總結、統計材料。（永久）
3、公司年度以下的計畫、總結、統計材料。（10年）
4、 公司演示文稿、會議紀要、月度工作任務書、延川電力等材料。（10年）
5、 公司重要職能活動的安排、方案、總結材料。（永久）
6、公司一般活動的總結、一般問題的調研材料（10年）
7、 公司機構設定、撤併、名稱更改、組織簡則、人員編制、印章啟用和作廢等檔案材料。（永久）
8、 公司制定的管理制度、規定、辦法、細則等材料。
（1） 重要的需長期執行的。（30年）
（2）一般性的。（10年）
9、 上級機關製發的關於本機關領導人任免及本機關人事任免檔案。（永久）
10、年度經營指標、考核兌現材料。（永久）
11、 受縣級以上表彰獎勵的先進集體、先進工作者檔案材料。（永久）
12、 公司受縣級以下表彰、獎勵的先進單位、先進工作者等材料。（30年）
13、 公司對有關人員的處分材料。
（1） 受警告(不含)以上處分的。（永久）
（2） 受警告處分的。（30年）
（3）一般的處理決定及通報批評材料。（10年）
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