為加強企業檔案管理，逐步實現規範化、標準化、制度化，更好地為企業經營生產服務，根據《檔案法》及公司有關檔案工作的規定，結合公司實際制定本制度。
1、檔案管理機構的設定
1.公司設立檔案室，隸屬於辦公室，並設定檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
2.公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規範部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
3.各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
4.檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。
二、資料歸檔的基本要求
1.檔案資料必須保持成套性和完整性。
2.歸檔的檔案資料必須準確反映各項活動的真實內容。
3.在乙個年度或乙個專案結束後，由檔案員按照檔案的特點，系統整理組成乙個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒)，經主管負責人審查簽字之後，按移交歸檔程式和時間要求，向檔案室移交歸檔。
4.每乙個保管單位都要填寫案卷封面(包括：單位名稱、專案名稱、保管單位名稱、編制日期、張數、保管期限、檔案號等)卷內目錄和備考表。
5.歸檔的檔案資料必須符合國家規定的檔案種類、檔案格式等有關要求，書寫工整清楚，不准使用原子筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
6.各類檔案歸檔乙份。
7.聲像、電子版檔案歸檔二份。
8確定檔案保管期限的原則：
8.1凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌，對企業有長遠利用價值的檔案，列為永久儲存。
8.2凡在較長時期內需要查考利用的檔案列為長期儲存(30年)。
8.3凡在短時期內需要查考利用的檔案列為短期儲存(10年)。
8.4介於兩者之間的檔案，一律從長儲存。
三.檔案接收制度
1.接收檔案必須認真驗收，並辦理接交手續。
2.存放檔案必須有專用櫃，排列方法一律從左向右自上而下。
3.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
4.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對，做到賬物相符。
四.檔案保管制度
1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防汙染等設施條件。
2.檔案室每月進行一次安全檢查，檢查情況應登記，發現問題當即處理或向領導反映解決。
3.非庫房管理人員，不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的，應由管理人員陪同。
五.檔案登記統計制度
1.檔案統計主要包括：檔案管理基本情況、檔案數量、檔案利用效果。
2.嚴格履行借閱手續，如實填寫《借閱檔案登記表》，並妥善儲存，作為積累檔案利用的依據。
3.檔案員要主動與利用者聯絡，請利用者協助填寫「檔案利用效果登記表」並將利用效果例項彙編成冊。
4.檔案統計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局乙份，檔案室留兩份。
六.檔案的保密制度
1.檔案管理人員必須貫徹執行國家保密制度及公司的檔案保密規定，確保檔案的安全。
2.檔案管理人員對所保管的檔案內容不得洩露。
3.不得擅自翻印、影印、傳抄檔案、資料。
4.經鑑定批准銷毀的檔案、資料，必須送指定造紙廠銷毀，不准賣給廢品收購站。
5.發現檔案、資料丟失或下落不明，要立即報告保衛部門。
七.檔案借閱制度
1.借閱檔案應根據檔案的重要程度履行不同的借閱手續。
2.機關各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者，須經部門經理簽字。調閱檔案且離開檔案室或影印案卷內容(不帶出機關)者，須經部門經理、經理辦公室主任簽字，方准予借閱或影印。
3.凡外單位借閱檔案或影印案卷內容並帶出機關者，必須持單位介紹信，經公司主管領導簽字，方可調閱或影印，「介紹信」留存盤案室。
4.借閱檔案，借出時間最長不超過15天。
5.借閱檔案的人員，必須保守檔案的機密，保證檔案的安全，不得塗改、勾劃、剪裁、拆散或擅自影印、轉借。
借出後歸還的檔案，檔案管理人員要認真核對、檢查，發現問題要向借閱人當面提出，查明情況報告領導。
八.檔案鑑定銷毀制度
1.檔案的鑑定，由檔案鑑定小組負責，檔案鑑定小組由公司主管領導、業務技術部門、經理辦和檔案室的負責人員組成。
2.鑑定工作每三至五年進行一次。
3.根據檔案保管期限規定，對超過保管期限的檔案由鑑定小組提出存毀意見。
4.銷毀的檔案登記造冊，報經公司主管領導批准後，由二人在指定地點監銷，監銷人在銷毀冊上簽字並註明年、月、日，銷毀清冊立卷歸檔長期儲存。
九.違規處罰
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領導人應視情節輕重給予不同程度的處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任：
1.不按規定整理檔案，不按期向檔案室移交檔案的；
2.因保管不善，造成檔案損毀、丟失的；
3.偽造、塗改檔案的；
4.擅自銷毀、抄錄、複製檔案的；
5.洩露檔案內容，造成嚴重後果的。
附則檔案員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑑定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和複製，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對檔案資料進行分類，再把檔案資料按類別分組後分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查詢。5、做好保密工作，並採取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，做好檔案索引，以便查詢。
檔案和檔案管理制度
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一 檔案人員崗位責任制 1 努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。2 認真貫徹執行 中華人民共和國檔案法 等法律法規和有關檔案工作的規章，履行本工作職責嚴禁對造成檔案損毀 丟失 洩密 擅自複製等瀆職行為。3...