檔案和檔案管理制度

為了規範公司安全標準化管理體系檔案和資料的控制, 以確保公司安全規章制度和操作規程的編制、使用、評審、修訂的效力，特制定本程式。

本制度適用於公司安全標準化管理體系檔案和資料的控制。

1、公司總經理負責批准頒布安全標準化管理體系檔案。

2、公司主管安全生產的副總經理負責對安全標準化管理體系程式檔案的批准；負責組織體系檔案的評審工作。

3、公司安全生產主管部門負責組織安全標準化管理體系檔案的編寫、發放、更改。

4、各部門（部門）負責本部門作業指導檔案的編寫，並報安全生產主管部門審核、備案。

5、各相關部門（部門）負責本部門所持檔案的管理。

1、受控檔案的分類

（1）安全生產標準化管理程式檔案；

（2）安全操作規程；

（3）安全生產管理檔案；

（4）部門的安全生產管理制度和崗位作業指導書；

（5）相關事故報告和統計

（6）安全標準化管理的相關記錄：主要安全生產檔案、事故、事件記錄；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業健康檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵裝置設施檔案；應急演習資訊；承包商和**商資訊；維護和校驗記錄；技術圖紙等。

（7）各部門（部門）應建立《檔案資料控制清單》、《檔案資料發放/**登記表》，對各類有效版本檔案進行控制。

2、檔案的編寫和變更

（1）安全管理程式檔案的編寫和變更

1）公司級安全管理程式檔案由安全生產主管部門組織編寫。

2）公司安全生產主管部門根據公司各部門的意見、按照有關要求和本公司的實際情況及公司最高管理層下達的指令，組織程式檔案的編寫；

3）公司安全管理程式檔案由該檔案的控制部門組織過程分析，並擬出檔案組織相關部門會簽；

4）程式檔案需變更修改時，由提出變更修改的部門提交《檔案修改申請單》，說明修改變更原因，對重要的變更還應附有充分的證據，提交原檔案批准部門審批；

5）原檔案批准部門審批後，原檔案擬制部門組織實施變更。檔案變更部分或新增條款需劃線標識（更版除外），並受控發放。

6）公司級程式檔案由公司主管安全生產的副經理審批，總經理簽發

（2）安全技術檔案的編制和變更

1）各部門、部門安全管理涉及檔案、要求、安全規程等由本部門、部門主管領導組織編寫、變更與審核，分管公司經理審批。

2）相關安全檔案根據生產工藝要求和生產過程的實際確定編制任務，並落實責任人；

3）相關安全檔案變更，需經原檔案編制部門提出變更原因，經責任部門分管領導審核，報經公司分管經理審批；

4）檔案變更的執行由原檔案編寫部門負責；

5）變更檔案形成的資料應歸檔於原檔案控制部門；

6）檢驗、測量和試驗裝置管理檔案和裝置管理檔案的編寫和變更由裝置部根據公司檔案控制原則擬定細則；

3、檔案發放

（1）檔案發放由檔案控制部門總經辦負責。

（2）檔案發放必須在檔案發放臺帳上登記發放的部門、檔案的名稱、份數、編號、版號、生效日期，並在檔案的右上角註明分發號、蓋受控章。

（3）檔案領用人在檔案發放臺帳上簽名。

（4）各部門應建立檔案控制清單，並註明檔名稱、編號、版號、控制部門執行部門。

4、檔案作廢

（1）新版檔案下發時，原版本檔案作廢，作資料儲存的要加蓋「失效」印章，其餘應及時銷毀。

（2）行政部門提出檔案控制要求，相關部門執行。網上檔案控制規定，發布新檔案時通過網上明確，說明被替代或被補充檔案之間的關係，作廢檔案應予明確標識或刪除。每一年發布有效檔案控制清單，以供檔案使用者查詢；明確網上

**轉為紙質檔案的控制要求，包括**許可權、發放要求、檔案有效性的定期評審、舊檔案的清理和處置等。

1、《檔案資料發放/**登記表》

2、《檔案資料控制清單》

3、《檔案修改申請單》