關於加強涉外單位境外人員管理辦法的通知
公司各部門：
為進一步做好涉外單位境外人員的服務與管理工作，確保公司的生產經營正常持續的開展，完善公司涉外經營管理，結合公司實際情況，現將有關要求通知如下：
一、涉外單位境外人員管理領導小組成員
組長：***
副組長：***
成員：各部門部長
二、涉外單位境外人員領導小組辦公室
涉外單位境外人員領導小組辦公室設在行政部。
辦公室主任：***
工作員：***，聯絡**：***xx
三、 涉外單位的備案管理
根據xx市出入境管理處通知要求，為加強對境外人員檔案的規範化管理，市內各接洽部門應事先到出入境辦理登記備案。
備案管理包括下述內容：
1）建立涉外單位和境外人員管理基礎臺帳：
《涉外單位基本情況登記表》，《涉外單位聯絡卡》。
2）涉外單位應建立並完善接待記錄檔案，接待完畢後將境外人員的相關資料交行政部存檔留底。需交材料如下：
境外人員證件和簽證（注）影印件，《涉外單位境外人員登記表》，，《外國人簽證、居留許可申請表》等。
四、 管理職責
1、領導小組組長職責
對本公司的涉外管理工作負全面管理責任，根據有關要求對涉外工作進行安排部署，確保相關工作符合涉外工作的要求。
2、副組長職責：
根據本人的分工，負責本人管理區域內各部門的涉外管理工作。
3、涉外單位境外人員領導小組辦公室主任職責：
根據涉外工作管理的具體要求，擬定本公司的涉外工作計畫並組織實施。
4、涉外單位境外人員領導小組辦公室工作員職責：
熟悉涉外工作制度與流程，按要求對涉外工作的具體事宜進行辦理，加強相關方溝通和協調，確保涉外工作有序開展。
5、行政部職責：
是境外人員管理的歸口管理部門，負責就安全、住宿登記、簽證、護照等涉外事務辦理等有關事情與集團辦和xx市出入境管理處等有關機構聯絡辦理。
6、公司生產部職責：
作為全公司的安全管理部門，加強境外人員在現場行為的督導、安全隱患的排查。
7、各部門職責：
是本部門因業務工作需要而往來的境外人員的直接管理部門，負責對境外人員安全文明行為進行宣講、就境外人員住宿登記、簽證延期、護照等有關事項與行政部及時申報，並按要求直接經辦。
五、 管理內容
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各部門若有境外人員來訪、安裝除錯或是商務合作，需至少提前三天將接待計畫書面報行政部（含境外人員姓名、性別、公司名稱、預計停留期限、來訪事由、接待行程安排、陪同人員等），行政部提前與公司保密辦、集團辦和市出入境管理處等相關機構聯絡辦理。
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● 根據公司保密體系管理要求，接待來訪境外人員的工作人員，要嚴格遵守公司保密體系相關制度和規定，嚴守公司機密，不得私自向外來人員洩漏公司的機密。
● 各接洽部門需提醒境外人員在公司範圍應服從公司的規章制度和安全操作規程。
● 各部門應派相關人員接待來訪的境外人員，並積極跟進相關的準備工作，落實境外人員的住宿、車輛安排、***理等相關事宜，及時將接待的情況向部門主管和行政部匯報。
● 客人到達後一天內，對應的接洽部門應幫助客戶在酒店或是公司行政部領取《涉外單位境外人員登記表》等相關報表一式兩份，如實填寫，酒店將登記表簽章後報市出入境管理處乙份。
● 另乙份酒店簽章後的《涉外單位境外人員登記表》交公司行政部工作員處存檔備查。
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● 境外人員到達公司後，部門的接待人員首先應確認客戶的簽證等是否在有效期內，若境外人員居留證、簽證等有效證件需要延期，考慮到**週期，接洽部門應在證件到期前十天到行政部領取《外國人簽證、居留許可申請表》。
● 將申請表、護照、**等相關資料準備好後提前交行政部。
● 行政部工作員與市出入境管理處等相關機構聯絡辦理。
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● 節假日前各接洽部門應了解和關注本部門接待的外國客人在節假期間的行程，並書面報行政部存檔。
● 節假日前，部門應提醒外國客人注意人身和財產安全，提醒客人有事情立即與安排的接待人員聯絡。
● 節假日結束，部門接待人員應對外國客人是否安全返回的情況進行確認，若有異常，立即報行政部。
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● 外國客人到訪，各接洽部門首先應將部門內部的接待人員聯絡**告知客人，便於出現異常時能尋求到資源進行幫助。
● 各部門的接待人員接待外國客人的**後，或者發現不安全情況或隱患後，應進行分析並及時處理，如果涉及客人的財產、人身安全的，需立即報部門領導和行政部工作員。
● 行政部按要求及時與市出入境管理處等相關機構聯絡匯報。
● 各部門的接待人員應提高處理境外人員突發異常事件的能力，最大限度地預防或減少各類突發異常事件及其造成的損害。
六、考核管理
1、接待部門未提前申報接待計畫或者接待計畫安排不合理的，對接待部門每次罰款50元。
2、外國客人到達後，接待部門的接待人員沒有在一天內及時將酒店簽章的《涉外單位境外人員登記表》交行政部的，對接待人員每次罰款50元。
3、若接洽部門未提前與行政部聯絡，幫助境外人員準備簽證延期的有效證件等資料，從而導致的境外人員滯留與市級機關的高額罰款，由接洽部門和境外人員自行負責。
4、若境外人員發生異常情況，接待部門沒有及時與行政部報備的，根據引發後果的嚴重程度，對接待部門罰款100-500元。
5、若因接待部門不及時向行政部申報，而導致公司被集團公司、市出入境管理處等單位處罰的，相關罰款由對應的接洽部門承擔。
特此通知
附表1：《涉外單位基本情況登記表》
附表2：《涉外單位聯絡卡》
附表3：《涉外單位境外人員登記表》
駐外人員管理辦法
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涉外調查管理辦法
目錄第一章總則 第二章涉外調查機構資格認定和管理第三章涉外調查專案管理第四章法律責任第五章附則 第一章總則 第一條為了加強對涉外調查的規範和管理，維護 和社會公共利益，保障調查機構和調查物件的合法權益，根據 中華人民共和國統計法 及其實施細則，制定本辦法。第二條本辦法所稱涉外調查，包括 一 受境外組...