為加強集團公司辦公用品、用具、裝置、設施的管理，規範流程，節約成本，特制訂本辦法。
本辦法適用於集團辦公用品的管理。涉及辦公用品的申請、採購、入庫、保管、發放、使用、維修、報廢、盤存、交接程式等。
一、集中管理原則；
二、程式化原則；
三、權責分明原則。
一、行政事務部是集團辦公用品的管理部門；
二、所有使用部門各自負責本部門辦公用品的日常管理。
一、行政事務部負責集團辦公用品管理的專員為辦公用品管理員（以下簡稱管理員），具體負責集團董事會辦公室、各中心（以下簡稱各部門）辦公用品的盤存、支領、詢價、採購、驗收、入庫、保管、發放、維修、報廢、移交等工作；
二、各使用部門必須設定辦公用品專管人員（以下簡稱專管員），負責本部門辦公用品的預算、申請、支領、保管、使用、核查、維修申請、報廢申請、月度消耗彙總等工作，積極配合行政事務部做好辦公用品管理的工作；
三、員工在使用辦公用品的同時也負有保管、節約的責任；
四、總裁、分管副總裁、行政管理中心主任及行政事務部經理負責對各部門辦公用品的配置審批和報廢審批。
辦公用品按其使用性質分為辦公耗材、辦公用具、辦公裝置、辦公家具四種。（附件1）
一、盤存
（一）盤存時間，管理員於每月五日至十日對集團庫存辦公用品進行月度盤存，並填寫《辦公用品月度盤存表》（附件2）；
（二）盤存意義
1. 為做出較為精確的採購提供庫存依據；
2. 以此減少在保證正常使用條件下的庫存數量，降低資金占用。
（三）盤存要求
檢查辦公用品的庫存情況，必須做到準確無誤。
（四）盤存人員組成
由兩人以上（管理員及由行政事務部指定的盤存人員）人員共同完成盤存並簽字；
（五）盤存責任
庫存數量出現虧空的時，由管理員負責虧空物品的賠償。
二、申請
（一）申請原則
各部門辦公用品專管員要嚴格依據本部門辦公用品使用現狀做及本月預算做出申請；
（二）申請時間
各部門自每月十五日起三個工作日內向行政事務部提交本部門下月度欲支領物品的申請。逾期未申報的部門行政事務部將視為其無辦公用品需求；
（三）申請操作
申請要正確填寫《辦公用品（辦公耗材、辦公用具）申請單》（附件3）、《辦公用品（辦公裝置、辦公家具）申請單》（附件4）（以下簡稱申請單）；
（四）申請責任
使用部門必須參照本部門辦公用品上一月度實際使用及支領情況，認真填報本月度申請。對不負責任地擴大申請數量，造成庫存積壓的予以處罰。實際支領低於申請80﹪的（按金額核算），按積壓物品金額的30﹪對使用部門予以處罰。
（支領要按本辦法「支領原則」規定執行）
三、審批
（一）審批
各部門將申請單遞交行政事務部，行政事務部在兩個工作日內複核彙總後，編制《辦公用品採購計畫單》（附件5），報具有審批許可權的負責人審批（審批人是辦公管理費用控制的負責人；其簽署的批准意見對辦公費用控制構成相應領導責任）；
（二）審批許可權
根據不同的職級劃分辦公用品的審批許可權，並逐級審批。
1. 行政事務部經理負責2000元以下辦公用品採購計畫的審批；
2. 行政管理中心主任負責2001元--5000元辦公用品採購計畫的審批；
3. 集團主管副總裁負責5001元—10000元辦公用品採購計畫的審批；
4. 集團總裁負責10001元以上辦公用品採購計畫的審批。
（三）審批時限
行政事務部負責在兩個工作日內催辦上述審批人的審批工作。
四、詢價
對辦公用品每月進行一次以上的**、質量比較，保證對三家以上**商進行對比。
五、採購
（一） 採購原則
1. 在詢價的基礎上，以「質優價低」為採購原則；
2. 以能開具正式發票的**商為最佳選擇；
3. 採購人員與保管人員不能由同一人擔任；
4. 採購前要注意保持合理庫存；
5. 嚴禁弄虛作假、營私舞弊。
（二）採購管理
1. 採購檔案
管理員必須做好**商建檔工作，編制常用辦公用品的**表；
2. 採購比價
把握辦公用品的****，做好**商的比較、甄選工作，盡最大可能降低辦公用品的採購**。
（三）採購時限
行政事務部根據已審批的《辦公用品採購計畫單》支款後，在三個工作日內完成採購。
（四）其它規定
1. 臨時急需的辦公用品，且庫存暫無存備的，由需求部門負責人提出申請後，經有審批許可權的領導批准後方可購置。
2. 大宗辦公用品或貴重辦公用品的採購時間視具體情況而定，根據集團相關領導指示執行，且應有兩人以上進行採購。
六、入庫
辦公用品採購完成後，由行政事務部辦公用品管理員驗收、入庫填寫《辦公用品入庫單》（附件6），並建立《辦公用品台賬》（附件7）。
七、保管
（一）備用辦公用品由行政事務部在固定存放區域統一存放；
（二） 因管理員個人工作失誤而造成辦公用品重大異常損壞或缺失的，由管理員照價賠償。
八、支領
（一）支領時間
各部門於每月5日左右（具體時間以根據行政事務部通知為準）持審批後的申請單進行物品支領；
（二）支領人
由各部門辦公用品專管員擔任，由其負責本部門物品的統一支領；
（三）支領原則
1. 以實際消耗為依據，部分辦公用品採用 「以舊換新」原則，「以舊換新」的物品詳見「附件1」中標註「▲」的物品。
2. 行政事務部辦公用品管理員嚴格執行「以舊換新」，有權拒絕任何部門及個人無依據支領。
（四） 支領登記
支領人需在《辦公用品支領單》（附件8）及《辦公用品台賬》上登記、簽字。行政事務部做好支出記錄。
（五）新員工辦公用品的支領
入職新員工在本部門辦公用品專管員帶領下，持人力資源中心的「河北大唐鼎旺實業集團****員工入職登記表」至行政管事務部領取辦公用品。標準為：每人配發中性筆一支、檔案欄乙個、筆記本一本及資料夾乙個（特殊崗位除外）。
九、使用
（一）使用責任
1. 各部門辦公用品的使用人是辦公用品保管及使用的直接責任人，應做到「用心保管，合理使用，杜絕浪費」。
2. 各使用部門辦公用品專管員是本部門所有辦公用品的總責任人，對本部門辦公用品的安全完整、正確使用、合理消耗、維護等負責。
3. 各使用部門負責人是本部門辦公用品費用控制的責任人，對本部門辦公用品預算、消耗負責。
（二）使用原則
耐用辦公用品，一般情況不再增補，如重複申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。
十、維修
1．維修申報
辦公用品出現故障及需要維修時，由使用部門的辦公用品專管員告知行政事務部，並填寫《辦公用品維修單》（附件9），行政事務部根據該辦公用品的故障情況聯絡**商或外部維修機構進行維修。
2．責任
若發現辦公用品故障為個人操作失誤、非正常使用造成的，行政事務部將根據具體情況追究使用人或責任人責任。
十一、報廢
（一）對無法維修的辦公用品實行報廢處理時，需經行政事務部確認，由該使用人填寫《辦公用品報廢申請單》（附件10），經過審批達到報廢條件方可報廢。報廢須滿足以下條件：
1. 已經維修但無法修好的；
2. 不存在維修條件的；
3. 沒有維修價值的（重新購買划算於維修）。
（二）報廢審批許可權
1. 報廢品原購買**未超過2000元的，報行政事務部經理審批；
2. 報廢品原購買**2001元--5000元的，報行政管理中心主任審批；
3. 報廢品原購買**5001元--10000元的，報集團管理副總裁審批；
4. 報廢品原購買**超過10001元的，報集團總裁審批。
（三）辦公用品在得到報廢批准後由行政事務部進行**、**處理。
（四）辦公用品在完成報廢程式後，應從《辦公用品臺帳》上核銷，並附《辦公用品報廢申請單》。
十二、調配
行政事務部針對辦公用品使用部門要求，根據辦公用品現狀作出調配使用的決定，並填寫《辦公用品調配單》。（附件11）
十三、遺失
1.如辦公物品出現人為遺失，由使用人員按購買原值進行賠償；無具體使用人的由其部門共同承擔；
2.如出現被盜、搶等情況，導致貴重辦公用品或集團機密檔案被盜，遺失部門應積極配合警察偵破案件，如能追回遺失物品和遺失檔案，則對相關人員處以警告處分，同時被警告人應加強防盜、防劫觀念，積極改進防盜、劫措施；如遺失物品及檔案不能追回，則由其部門及負責人對該事件負責。並填寫《辦公用品遺失單》（附件12），進行遺失確認工作；
3.如出現內盜情況，一經查出，直接報送公安機關，承擔相應法律責任。
十四、移交
1.員工離職或異動調崗前要交回所使用的辦公用品，由行政事務部確認；
2.移交人需列明交接清單，接收人在行政事務部專人的監督下清點、交接。遇有毀損，移交人要書面標明，並按購買**進行賠償；
3.移交人在移交物品清單核實後填寫《辦公用品交接單》（附件13），存檔備查。
十五、彙總
行政事務部及使用部門要進行辦公用品的「月度彙總」、 「年度彙總」。使用部門與行政事務部做出「月度彙總」後，進行共同確認。
（一）使用部門
1.月度彙總，使用部門的辦公用品專管員在填報下一月度申請單前，須將本部門本月實際支領物品進行彙總，填寫《辦公用品申請、支領對比月度彙總表》（附件14）後，與下一月度的申請單一併報行政事務部（填報日期以申請單日期為準）。目的：
（1）加強本部門辦公用品的使用管理，節約使用、降低消耗；
（2）為盡可能準確地填報下乙個月度申請單提供參考。
2.年度彙總，每年元月4日起五個工作日內，使用部門按照上一年度每月的《辦公用品申請、支領對比月度彙總表》及申請單，對上一年度辦公用品的實際支領及申請數量彙總，並填寫《辦公用品申請、支領對比年度彙總表》（附件15），報行政事務部。
（二）行政事務部
1.月度彙總
行政事務部辦公用品管理員對各部門的辦公用品實際支領、消耗進行月度彙總。
目的：（1）對消耗較大、支領較多部門進行核查，是否存在不合理使用及浪費現象；
（2）核查各部門申請物品數量與實際消耗（支領）數量的差距，以減少庫存時間、降低庫存數量及資金占用。
用途：作為確認各使用部門「申請責任」的依據。
（三）年度彙總
每年元月11日起5個工作日內，行政事務部按照各使用部門填報的「年度彙總單」，對當年辦公用品的實際支領及申請數量進行年度彙總，報行政管理中心主任。使用部門與行政事務部做出《辦公用品申請、支領對比年度彙總表》後，進行共同確認。
辦公用品管理辦法
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