第一章總則
第一條對質量、食品安全管理體系有關的檔案進行控制，確保各相關場所使用的檔案是有效版本，以滿足質量、食品安全管理體系正常執行的要求。
第二條本制度適用於與質量、食品安全管理體系有關的檔案，包括外來檔案。
第二章管理職責
第三條檔案的管理實行統一要求、分類管理的原則。
第四條質量管理處負責對檔案的統一要求，具體負責質量、食品安全管理體系檔案和產品標準、檢驗標準及相關法律、法規檔案的管理。
第五條生產技術處負責作業檔案、工藝圖紙等工藝檔案的管理。
第六條機動處負責裝置管理制度、裝置操作規程等相關檔案的管理。
第七條安全環保處負責安全、環保法律、法規檔案，安全、環保管理制度等檔案的管理。
第八條食品安全管理小組負責對haccp基礎檔案的管理。
第三章管理內容
第九條檔案控制範圍
一、質量、食品安全管理體系檔案，包括質量、食品安全管理手冊、程式檔案、各種記錄等。
二、技術檔案，包括工藝、裝置檔案、圖紙、技術標準、作業檔案、haccp計畫、前提方案、操作性前提方案等。
三、管理性檔案，包括與質量、食品安全有關的管理制度、生產計畫、崗位說明書等。
四、與質量、食品安全有關的外來檔案，包括國家行業主管部門、地方制定的與質量、食品安全有關的法律、法規、標準及顧客提供的檔案。
五、上述檔案可以呈任何**形式。
第十條檔案控制狀態
一、受控檔案，對檔案的編寫、審批、歸檔、發放、修改、作廢和處理進行控制的檔案。
二、非受控檔案，不對更改、報廢、**進行控制的檔案。
第十一條檔案的編寫及管理
一、質量管理處負責組織編寫質量、食品安全管理體系檔案、產品標準、檢驗標準等，負責定期審核檔案的有效性。
二、食品安全小組負責組織編寫haccp計畫、操作性前提方案等。
三、生產技術處負責組織編寫有關工藝規程、作業檔案、工藝檔案等。
四、機動處負責組織編寫儀器、儀表、裝置的維護、保養、清潔、操作規程等。
五、安全環保處負責編寫安全規程，安全、工作環境管理制度等。
六、其他部門按公司要求編寫相關的檔案，並做好這些檔案的管理工作。
第十二條檔案的審批
一、質量、食品安全管理手冊由管理者代表審核，總經理批准，程式檔案由部門經理審核，管理者代表批准。
二、各種與質量、食品安全有關的管理檔案，由部門經理審核後，主管副總批准。
三、技術標準、檢驗規程等檔案由主管副總經理批准。
第十三條檔案的標識
一、檔案發布前，由質量管理處按《管理體系檔案編碼規則》進行編號後發布。
二、檔案可以各種形式發布，以書面形式發布的受控檔案應加蓋「受控」章，並標註分發號。
三、當檔案以電子版本形式發布時，發布部門將檔案設定為pdf格式發放並存檔。
第十四條檔案的更改
一、檔案區域性更改可以劃改或換頁的方式進行。
二、當檔案需要更改時，應由檔案更改人填寫「檔案更改申請表」說明更改原因和內容。交原審批部門進行審批。該部門應得到原審批時的有關背景、資料。
三、檔案更改批准後，由檔案持有人按照「檔案更改通知單」進行改正。
第十五條檔案換版和作廢
一、檔案經多次更改或作重大修改後，應換版。原檔案作廢換發新版本檔案。
二、檔案管理人員按「檔案收發登記表」及時從檔案使用部門收回作廢檔案並記錄。收回的作廢檔案填寫《檔案、記錄銷毀登記表》後由檔案主管部門負責人批准後統一銷毀。
三、對需要保留的作廢檔案，由相應人員提出申請，填寫《作廢檔案保留登記表》，經該類檔案的管理部門審批後，加蓋「留用參考」印章歸檔儲存。
第十六條檔案的存檔、借閱
一、檔案主管部門應對本部門控制的所有檔案存檔，包括外來檔案。應編制「受控檔案清單」並上傳質量管理處。當檔案版本發生變化時對變化的情況及時上傳質量管理處。
受控檔案清單每年進行一次有效性評估。
二、借閱檔案時，應填寫《檔案借閱、複製登記表》報檔案主管部門經理批准後方可借閱，借閱者應在指定日期內歸還，防止檔案丟失或損壞。
第十七條檔案的使用
一、任何人不得在受控檔案上亂塗亂改，更不得私自外借。
二、檔案持有人應愛護檔案，確保檔案清晰。
三、檔案編號應保證唯一性，並標註在顯見位置，易於識別和檢索。
四、受控檔案在檔案持有人調離原崗位時，檔案管理部門應及時收回。
第四章附則
第十六條本制度由公司制度管理委員會發布，由品控部負責解釋。
第十七條本制度自發布之日起施行。
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