辦公用品管理制度

為規範公司辦公用品的採購、保管、領取和使用。確保辦公所需，倡導勤儉節約、物盡其用．杜絕鋪張浪費、大手大腳．管好用好辦公物品．特制定辦公用品管理制度。

一、辦公用品的採購

1、辦公室所有辦公用品的採購工作．統一由行政人事負責人的監督指導下進行。

2、堅持實行集體採購制度。急用現買零散性採購實行雙人採購制度；大宗、批量、貴重物品由公司財務負責人在採購地點、規格型號和質量**上予以把關，全程參與採購工作，必要時，可邀請有關專業人員參與。

3、嚴格採購審批制度。隨用隨買的個別零散性採購。一次性支出在 200 元以下的．由行政人事負責人審批；一次性支出在 200 元以上由主管領導審批。

4、採購工作要科學、合理，增強透明度。採購前。應做好市場調查，充分掌握欲購物品的效能、**及附加優惠條件。

貨比三家，講價壓價，努力達到貨真價實，物美價廉。本地有的物品，只有當因差價節省的錢超過交通運輸成本時，方可派人派車到外地採購。

5、辦公用品採購的一般程式為：

需用部門或個人向行政人事提出購物申請→行政人事確認庫存無可用或可替代的物品後按照規定許可權辦理審批，並報告申購單位(個人)或倉庫保管員驗收；採購人和驗收人各自在發票上簽字→有關領導按規定批准許可權審簽→財務部門核銷。

6、公司汽車要嚴格執行加油和維修制度，並接受行政人事負責人的監督指導。

二、辦公用品的保管

1、辦公用品由行政人事負責人負責保管(辦公自動化管理科管轄的除外)。

2、庫存辦公用品的種類和數量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便於保管和適於批量採購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓。

3、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閒置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公裝置交由行政人事負責人保管，行政人事部要及時**。登記造冊，修舊利廢．充分利用。

4、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。

三、辦公用品的領取

1、領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確．一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用。

2、領取時，領取人須在《辦公用品領取登記本》上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等項並簽字。

3、辦公用品管理部門及人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數量和次數，保證辦公需要。對於消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規的申領，領取人應作出解釋，否則保管員有權拒付。

4、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、檯曆架等)應列入移交，如重複申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。

5、大件物品領取後，應列入辦公室固定資產管理序列，明確責任人。辦公用品領取後發現不適用或未用完部分應立即退還給保管員，採購保管人員根據情況予以調換或收回入庫。

6、為接受民主監督，強化節約意識，每季度通報 1 次辦公用品出入庫數額和各部門領取(購置)情況。

四、辦公用品的使用

1、使用辦公用品應以室為家，牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

2、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦公裝置幹私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

3、精心使用辦公裝置，認真遵守操作規程，及時關閉電源。定期維護保養，最大限度的延長辦公裝置、用品使用壽命。

4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用．貴材賤用。影印紙應用於影印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反覆使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張列印等，充分發揮各種辦公用品的最大使用效率。

5、印製檔案材料要有科學性和計畫性。要根據檔案材料印製要求及數量選擇合適的印製方式，既要方便快捷，又要使成本最低。並力求使印製數與需用數基本相符，略有餘富，避免不必要的浪費。

6、對於高檔耐用辦公用品，部門間應盡量協調相互借用，一般不得重複購置。使用中辦公裝置出現故障，由原採購人員負責協調和聯絡退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成裝置損壞的，直接責任人應負賠償責任。