檔案管理制度

一、歸檔範圍。凡是反映本社活動的章程、管理制度、社員情況、規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事情況、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄均屬歸檔範圍。

二、檔案管理由檔案管理員負責。保證本社的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

三、資料的收集與整理。歸檔資料實行「季度收集整理」和「年度歸檔立卷」制度，即：每年的

四、七、十和次年的一月為季度收集整理期，每年二月份為檔案資料歸檔立卷期。在檔案資料收集整理和歸檔立卷期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料，各部門應積支援極配合。凡涉及商業機密的檔案必須按規定另外歸檔存放。

檔案管理員根據有關文書立卷歸檔管理制度實施檔案歸檔整理。

四、資料的分類與歸檔。檔案資料的分類依據文書立卷歸檔管理的有關規定執行。檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

五、檔案的借閱。理事會和監事會成員借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。因工作需要，本社的其他人員需借閱檔案的，本人提出申請，非密級的由理事會成員審批；借閱密級檔案的由理事長審批，原則上只能在檔案室閱覽，不准再外借；本社外的人員借閱檔案，一律由理事長審批。

借閱者要保持整潔完整，不得塗改遺失；要注意安全保密，未經允許，不得翻印、抄錄、轉借、遺失。

六、檔案的銷毀。任何個人或部門未經允許不得銷毀檔案資料。檔案到了銷毀期，由檔案管理員進行清理，寫出書面銷毀報告報理事會批准後執行。

經批准銷毀的檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的檔案資料銷毀審批報告和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。銷毀登記表永久儲存。在銷毀檔案資料時，必須由監事會成員監督銷毀並在銷毀登記表上簽字。