1 目的
規定本公司檔案資料的編寫、批准、發布、更改、儲存和作廢等活動以及適用外來檔案的控制要求，確保公司各項工作正常開展和儲存必要的證據。
2 適用範圍
適用於本公司內部檔案的編寫、收發、控制及資料保管和外來檔案的管理。
3 職責
3.1 各職能部門負責工作檔案的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責檔案發放、存檔、資料保管以及檔案的處理。
3.4 辦公室主任主管檔案、資料管理工作的控制。
4 相關檔案
《檔案控制程式》 q/ph—qp—4.2.3
《質量記錄控制程式》 q/ph—qp—4.2.4
5 工作程式和管理辦法
5.1 檔案的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫檔案。
5.1.2總經理助理對檔案進行審核。
5.1.3總經理審批通過的檔案由辦公室列印和發放，作為非受控檔案生效。
5.1.4辦公室對生效的檔案印製，必須使用[印製檔案登記表]（qr—wd01—02—01）。
5.2檔案、資料的類別
5.2.1 受控檔案
a) 內業資料；
b）圖紙資料；
c) 按照質量體系的控制要求進行管理的檔案；
d) 在質量體系中引用的法律、法規和外來檔案；
e) 與服務過程有關的合同協議；
f) 業主檔案（如：公共合約、使用者登記表等，屬於業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程式]q/ph—qp—7.5.4）。
管理與控制具體執行[檔案控制程式]（ q/ph—qp—4.2.3）。
5.2.2非受控檔案
與公司經營和服務工作範圍相關的檔案作為非受控檔案管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便於歸檔，根據目前公司現有的非受控檔案，可分為：
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a) 內行文、外行文: 1
b) 未被質量體系引用的外來檔案: 2
c) 與服務過程無關的合同協議: 3
d) 未被質量體系引用的法律法規: 4
e) 行業標準性檔案: 5
f) **、錄影帶:6
g) 電腦貯存:7
5.3檔案、資料目錄的索引號
x—x.x—xx
檔案盒編號
同號櫃序列號
檔案櫃編號
檔案類別編碼
5.4檔案、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作檔案進行編寫、收集、整理和存檔，並彙總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責檔案、資料的保密性防範，公司所有受控檔案和非受控檔案的資料均屬保密性檔案。
5.4.3 辦公室負責對檔案、資料的管理和保護，檔案、資料應分門別類包裝和存放，對於需存檔的檔案、資料要及時存檔，並建立[存檔備案資料目錄]（qr—wd01—02—02），註明檔案類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。
並在檔案櫃上貼好存放檔案的索引號範圍。確保呼叫、借閱檔案、資料時易於識別和檢索，便於對檔案資料的保管。
5.5 檔案、資料的發放
5.5.1 檔案應按各職能部門工作性質和範圍發放，由辦公室制定[檔案分發登記表]（qr—wd01—02—03），註明發放範圍、數量、分發號等，並要求領用人在[檔案分發登記表]上簽領，以便對發放的檔案進行統計和
檢查。5.5.2辦公室在檔案發放的過程中不得誤發、遺失，發現檔案誤發時應立即追回，同時作好檔案的補救工作。
5.6 檔案資料的呼叫、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應在[檔案、資料借閱登記表]（qr—wd01—02—04）上詳細註明檔案、資料的編號和圖號，並按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的檔案、資料未經允許不得影印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的檔案、資料歸還時，辦公室應對檔案資料是否完好進行檢查，若檔案、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，並在[檔案、資料借閱登記表]的備註欄上註明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。
1. 4機密性檔案的呼叫與借閱規定
a) a級機密檔案資料：公司年度計畫、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟檔案等的呼叫與借閱需經總經理批准。
b) b級機密檔案資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批檔案等的呼叫與借閱需經辦公室主任批准。
c) c級機密檔案資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類檔案的呼叫與借閱需經有關部門負責人批准並向辦公室聯絡辦理。
d) 行業主管借閱檔案、資料的僅限於b級機密和c級機密檔案、資料。
e) 業主（使用者）因工作需要借閱檔案、資料的，僅限於技術圖紙和已張貼在公共場所的檔案。
f) 外來單位借閱、呼叫檔案、資料的限於國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明檔案和相關證件，由辦公室主任向總經理請示後親自辦理。
g) 以上檔案資料的呼叫與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7 檔案的複製、破損和丟失
5.7.1 未經允許，不得隨意影印公司的檔案資料，如因工作需要影印檔案，須經辦公室主任批准，並在[檔案影印登記表]（qr—wd01—02—05）上填寫影印檔案的名稱，影印數量，並簽名。
5.7.2 檔案使用人應對檔案妥善保管，當檔案破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[檔案補發申請表]（qr—wd01—02—06），由辦公室主任批准，辦理更換手續。
補發新檔案時應收回破損檔案，並應給予新的分發號，新的分發號延續原來檔案分發號。
5.8 檔案、資料的更新
檔案增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9 檔案的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用於公司執行或超過有效期限的檔案，經過總經理過期審批後給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發過程中發現檔案遺失或在使用過程中檔案破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批後，給予作廢處理。
5.9.3 作廢檔案蓋作廢章，留一至兩份備案，其餘銷毀。檔案銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。
5.9.4 辦公室對於作廢和銷毀的檔案，應在[作廢、銷毀檔案登記表]（qr—wd01—02—07）上註明作廢或銷毀檔案的編號、版本號和分發號作廢，並向各部門書面發布作廢宣告，防止誤用。
6 使用的記錄**
★檔案、資料借閱（呼叫）登記表
qr—wd01—02—04no
★ 檔案補發申請表
qr—wd01—02—06no.
★ 檔案補發申請表
qr—wd01—02—06no.
★檔案分發登記表
qr—wd01—02—03no
★ 檔案影印登記表
qr—wd01—02—05no.
★印製檔案登記表
qr—wd01—02—01no
★ 作廢、銷毀檔案登記表
qr—wd01—02—07no.
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