發布日期
編制部門
審核批准
第一章總則
第一條為了進一步加強和完善工程專案檔案管理工作，使之為提高公司的經濟效益服務，特制定本規定。
第二條公司工程專案檔案實行集中統一管理的原則。
第二章檔案管理機構
第三條工程專案檔案直屬技術中心管理部歸檔。
第三章檔案材料的形成與歸檔
第四條工程設計、施工、竣工、驗收等活動中形成的檔案材料，均整理後及時歸檔。
第五條工程檔案材料包括：工程設計方案、竣工檔案、裝置實際安裝清單和完工自檢表等。
第六條檔案材料歸檔的基本要求
1、歸檔的檔案材料必須完整；
2、歸檔的檔案材料必須準確地反映工程的勘測、設計、施工、整改、驗收等的全過程。
3、歸檔的檔案材料必須層次分明，符合其形成規律；
4、歸檔的檔案材料可以電子檔案或紙質為準，書寫規範，影象清晰。
第七條歸檔時間
1、根據oa操作流程，在任務單審核時提交工程設計方案等；在工程完工後提交最終版工程設計方案、竣工檔案、裝置實際安裝清單和完工自檢表。
2、每週末各大區負責提交各項工程進度表，各項工程進度反饋以最終驗收完成止。
3、各檔案歸檔格式：設計方案、竣工檔案以移交客戶的模版為準，裝置實際安裝清單、完工自檢表、工程進度表模版見附件
一、二、三。各項工程必須編寫工程專案編碼，具體工程專案編碼規則見附件四。
第八條檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入工程專案工作計畫；列入公司有關部門的職責範圍和有關人員崗位責任制。
第九條檔案管理員在接受歸檔材料後，要進行必要的加工整理，保持檔案材料之間的有機聯絡，並進行分類、編目、登記、保管。依地區進行分類歸檔，同時編制工程專案清單（參照工程進度表內容進行編制，包括工程專案名稱、編號、開完工時間、驗收時間等），且以檔案材料一一對照。
第十條對永久性的和利用率較高的檔案進行光碟掃瞄，以便各部門的利用、查詢。
第四章檔案管理
第十一條為了維護工程檔案的完整與安全，借閱、利用檔案需按如下規定：
1、借閱人借閱書面檔案時不能轉借他人和擅自拆散、抽頁、塗改。
2、查閱書面檔案材料應在技術中心管理部進行，檔案材料不得擅自帶離。如需影印，須事先徵得檔案管理人員同意。如需外借需填寫「工程檔案外借申請單」。
3、 外單位來公司查閱工程專案檔案，必須經分管技術中心副總經理批准。
第十二條檔案編目與編制檢索工具
1、 工程檔案管理員編制檔案總目錄和分類目錄，及時準確地提供檔案，並負責編制檔案檢索工具，向各相關部門提供檢索、查詢服務。
第十三條檔案的保管
2、 定期進行檔案的清理核對工作，做到清單與實際相符，對破損檔案要及時修補或複製。。
3、 工程檔案材料必須儲存至最終驗收後，對已經超過保管期限，確無繼續儲存價值的檔案需列明清單，提出銷毀申請，經主管領導審批後方可銷毀。
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