會計檔案管理

會計檔案是指會計憑證，會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理，保證會計檔案管理的安全性、有效性，依據《會計檔案管理辦法》制定本制度。

一、會計檔案立卷、歸檔

會計人員要根據國家和上級關於檔案管理的要求，對本單位的各種資料進行定期收集，審查核對，整理立卷的程式是：

1、將每個年度的會計憑證、會計帳簿、會計報表等資料收集齊全。

2、按照會計檔案的不同形式和相互關係，組合成案卷。

3、裝訂案卷：

（1）裝訂會計資料要注意質量，要做到外觀整齊、順序排列不掉頁、不倒置，使於翻閱。超過捲皮規定的大型原始憑證可折疊擺放，與卷皮規格相等的中型原始憑證等應壓摞擺放：小型單據憑證等，可仿魚鱗式由下到上依次擺開壓頁擺放。

（2）各決算期終了，為了妥善保管會計憑證，會計人員對各種記帳憑證和連同所附的原始憑證，按編號順序進行整理，當月會計憑證裝訂在次月25日前，必須裝訂完畢。每冊厚度不得超過40公釐。微機記帳，每月資料應拷貝備份盤並妥善保管，避免散亂丟失。

（3）對於數量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，（如材料支出小票，工資單等）在封面上註明記帳憑證日期、編號、種類，同時在記帳憑證上註明「附件另存」和原始憑證名稱及編號。現金收、付款和銀行收、付款憑證應分別在當期有關記帳憑證前面裝訂。銀行對帳單和銀行存款餘額調節表應裝訂在當期銀行存款憑證的後面。

（4）活頁式帳簿，按科目順序整理成冊，編上頁碼，作好目錄，在封面上寫明帳簿名稱、編號、年度、本年共幾冊、本冊是第幾冊、以及單位名稱、編號和年度等，以便以後查帳，最後登記入檔儲存。

4、擬寫案卷標題，應與案卷內容一致，要根據卷內內容填寫。

5、填寫案卷封面，註明單位名稱、年度、季度、月份、檔案種類、起訖日期、起訖號碼等，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名蓋章。會計報表的封面除註明以上內容外，還應註明主管部門、規定報送日期、報出日期等。

6、裝訂後的會計檔案應建立會計檔案登記簿。每年形成的會計檔案，在會計年度終了後，暫由會計機構保管一年，期滿後，由會計機構編制移交清冊，移交單位檔案機構統一保管。

7、移交檔案部門保管的檔案，原則上應保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

8、會計檔案設專人管理，專門箱櫃存放，存放有序，查詢方便，同時，嚴格執行安全和保密制度不得隨便堆放，嚴禁毀損、散失和洩密。

二、會計檔案的保管

1、檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。保管3年的會計檔案，可不移交檔案管理部門。

2、調閱會計檔案，要嚴格辦理手續。會計檔案原則上不得借出。如有特殊需要經有關人員批准後，方可提供查閱或複製。

（1）本單位人員調閱會計檔案，要經會計機構負責人同意。

（2）外單位人員調閱會計檔案，需要有正式的介紹信，經單位負責人批准後，詳細登記調閱的檔名稱、調閱日期、調閱人、工作單位、理由、歸還日期等。

（3）調閱人員不得將會計檔案攜帶外出，如有特殊需要，需由單位負責人批准。

（4）查閱人嚴禁在會計檔案上作標記、拆封和抽掉。

三、會計檔案保管的銷毀

會計檔案保管期滿，需要銷毀時，按以下程式銷毀：

1、由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限，已保管期限，銷毀時間等。

2、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、銷毀會計檔案時，由檔案機構和會計機構共同派員監銷。

4、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告單位負責人。

5、保管期滿但未清的債權、債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。