會計檔案管理規定

檔案編號檔名稱製作日期

fa-qw-005

版本版次a04

核准1/5

審查製作

會計檔案管理規定

2006/8/8

2△頁次/頁碼

修改日期2012.8.91.目的：

有效期限2014.8.9

為加強會計管理，必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和洩密,特制定本管理辦法。2.適用範圍：

適用於總公司與分公司會計檔案3.定義：

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他

會計賬簿。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註

及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計核算

專業資料，「會計檔案移交清冊」，「會計檔案保管清冊」，「會計檔案銷毀清冊」。

4.職責

4.1財務人員負責會計檔案的整理、裝訂與立卷,做好與檔案管理人員的交接。4.2檔案管理員對會計檔案的歸檔、保管查閱、銷毀之日常管理.5.作業內容

5.1會計檔案的立卷：每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求

檔案編號檔名稱

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會計檔案管理規定

負責依照「會計檔案立卷格式」整理立卷，裝訂成冊。

5.2會計檔案的歸檔：當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機

構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

會計檔案的保管期限:分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

會會計檔案期限表如下:

序檔名稱號

一會計憑證類1原始憑證

會計保財務資料室外儲藏室

備註管期限保管期限保管期限

＞8年＞8年

15年≤8年

記帳憑證(包括銀行餘額調節

215年

≤8年表\對賬單)

15年15年15年3年永久15年5年5年永久

5年二會計帳簿類3總賬4明細賬5日記賬三財務報告類

6月、季度財務報告7年度財務報告（決算）四其他類

8分公司會計憑證\賬簿9入庫單\領料單\完工報告10分公司庫存資料

11會計檔案保管\銷毀清冊12其他雜項13公司薪資表

≤8年≤8年≤5年

≤2年≤5年

≤1年≤1年永久

≤2年稅務資料（抵扣聯、存根聯、2023年≤5年出口退稅存業資料、核銷資料）

＞8年包括日記總賬＞8年

＞5年現金和銀行日記賬25年包括各級主管部門＞2年包括文字分析＞5年包括文字分析

送至總公司整理\封存入外儲貨架＞1年＞1年

直接入外儲貨架＞2年

＞5年檔案編號檔名稱

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5.3會計檔案的保管查閱：

5.3.1財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處

若要查閱入庫檔案，必須依照「會計檔案查閱清冊」、「會計檔案借閱清冊」辦理有關借用手續。

5.3.2集團內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批准證

明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

5.3.3外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經

理同意後，方能由檔案管理人員接待查閱，並由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔名稱及查閱理由。

5.3.4會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外複製時，必

須經財務部經理批准，並限期歸還。

5.3.5由於會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須

辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。5.3.6單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移

交會計檔案的單位，應當編制「會計檔案移交清冊「，列明應當移交的會計檔名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

5.4會計檔案的銷毀：

(一)由本單位會計機構提出銷毀意見，編制「會計檔案銷毀清冊」，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

檔案編號檔名稱

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(二)單位負責人在「會計檔案銷毀清冊」上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷.(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，將監銷情況報告本單位負責人。

6.相關檔案無

7.相關表單：1

△7.1會計檔案立卷格式fa-qw-005-017.2會計檔案保管清冊fa-qw-005-027.

3會計檔案查閱清冊fa-qw-005-03(1)7.4會計檔案借閱清冊fa-qw-005-03(2)7.5會計檔案移轉清冊fa-qw-005-047.

6會計檔案銷毀清冊fa-qw-005-058.流程圖:無

檔案編號檔名稱

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修改記錄

修改編號日期修改部門修改內容

7.相關表單編制格式變動，增加對應編

2008.9.22財務課

1號的顯示。

檔案版式修改，增加了「修改日期、有

2011.9.15財務課

2效期限」的字段記錄，a02變更為a03.

因檔案將過有效期限，對其作適宜性評

2012.8.9財務課審，確認內容無需修訂，所以文中未有

3修改標註，版本自然變更為a04。△△△

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