會計檔案管理辦法

白城市洮北區會計核算中心

為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，便於報帳單位充分利用會計檔案資料，明確各單位、各部門在管理會計檔案工作中的職責和許可權，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《會計檔案管理辦法》的規定，特制定本《辦法》。

一、會計檔案範圍

會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬薄類:總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬薄，其他會計賬薄。

(三)財務報告類:12月份和年終決算報表

(四)其他類:銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊。

二、會計檔案歸檔要求

各單位每年形成的會計檔案，應當由核算中心審核會計按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，移交給會計核算中心檔案管理部門。

三、會計檔案室保管和調閱

會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、嚴防毀損、散失和洩密。嚴格執行安全和保密制度。要做到不丟失、不破損、不霉變、不被蟲蛀等，會計檔案的資訊不能超過規定傳遞的範圍。

要有專人負責會計檔案保管，要定期不定地檢查會計檔案儲存情況。應按科室、單位、年度順序排列，便於管理和查詢。

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類（後附會計檔案保管期限）。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

調閱會計檔案要嚴格辦理手續，詳細登記設調閱的檔名稱、調閱日期、調閱人員的姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期等。核算中心人員調閱會計檔案需經業務科長同意。會計檔案原則上不得借出，報帳單位如需借閱、影印需經核算中心主任批准,方可調閱；執法部門如需檢查借閱帳薄和會計憑證等會計資料，需經核算中心主人批准,通知被檢單位,並提供相關證明後方可借閱。

涉及報帳單位查閱會計資料，需出據單位介紹信，否則不予查閱。

四、會計檔案的移交

（一）內部移交

每年形成的會計檔案，應由核算中心各業務科按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，並編制清冊移交給本單位的檔案部門保管，可暫由本單位檔案部門保管三年。移交時間為會計檔案形成年度的下一年三月份。移交時審核會計與檔案管理員辦理檔案移交，各業務科長監交，接交人、移交人、監交人分別在移交書上簽字蓋章。

各核算中心業務科室和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包儲存。檔案部門必須按期點收，不得推諉拒絕；接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原業務科和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

（二）外部移交

核算中心檔案管理部門保管三年後，由核算中心檔案管理部門按原清冊移交給原報帳單位檔案管理部門保管。

（1）報賬單位指派一名檔案管理員和財務負責人攜帶單位公章、法人章到核算中心與核算中心檔案管理員辦理交接手續。交接時，由報賬單位財務負責人及核算中心分管副主任、業務科科長監交。

（2）檔案管理員辦理檔案移交按原有移交清冊清點，雙方在移交清冊上簽字，接交人、移交人、監交人分別在移交書上簽字蓋章。

（3）會計檔案返還各單位後，各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、嚴防毀損、散失和洩密。

第一，要嚴格執行安全和保密制度。安全是指會計檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。安全制度，包括會計檔案的儲存、保護責任制、檢查、監督等方面的制度。

保密是指會計檔案的資訊不能超過規定傳遞的範圍。保密制度包括接受會計檔案資訊的範圍、物件，利用會計檔案時保密的程式、方法以及各環節保密的責任等。

第二，要嚴格執行檢查、保管制度。要有專人負責保管會計檔案，報帳員不得兼管會計檔案。有關單位、人員要定期不定期的檢查會計檔案儲存情況，要嚴格按規定的程式、技術方法處理檔案儲存中的問題。

第三，各核算單位應嚴格按照會計檔案管理辦法規定的期限，對會計檔案進行保管。（保管期限見附表）

（4）撤銷、合併單位和建設單位完工後的會計檔案，應隨同單位的全部檔案，一併移交給上級指定的單位，並按規定編制移交清冊，辦理交接手續。

五、本辦法自發布之日起執行。

二〇〇七年七月二十七日

會計檔案保管期限表

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