財務管理會計檔案管理辦法

2022-11-13 20:27:02 字數 956 閱讀 8108

會計檔案管理辦法

一.總則

為加強公司會計檔案的科學管理,特制定本辦法。

二.會計檔案的界定和主管

1.會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料。

2.財務部為會計檔案主管部門。

3.財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度。

4.公司接受上級財政機關和檔案業務機關的業務指導、監督與檢查。

三.會計檔案管理

1.財務部對每年形成的會計檔案,按照歸檔的要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了後,可暫由財務部保管1年。期滿後原則上編造清冊移交公司檔案部門。

2.檔案部門接受保管的會計檔案,原則應當保持原卷冊的封裝;個別需拆封重新整理的,會同財務部和經辦人共同拆封整理,以分清責任。

3.會計檔案應妥善保管、存放有序、查詢方便,嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和洩密。

4.公司內查閱會計檔案要按規定辦理手續。上級機關或外單位需要查閱的,要經公司領導批准,且派專人陪同閱看;原件不得借出。

5.下屬單位(分、子公司)撤併,會計檔案應隨同轉移到上級控股公司或指定部門,並辦理好交接手續。

6.各種會計傑案的保管期限,可分人永久、定期二類,詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了後的第一天起算。

7.會計檔案保管期滿,需要銷毀的,由公司檔案或財務部提出銷毀意見,並嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,報經主管批准後銷毀。對尚未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料,應單獨抽出、另行立卷,直至案件結束為止。

8.由財務和檔案部門共同派員監銷。會計檔案銷毀前,監銷人應認真清點核對:銷毀後在銷毀清冊上簽名,並將監銷情況上報有關領導。

四.附則

本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執行,經總經理批准頒行。

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