會計檔案管理辦法

一、總則

第一條為了規範會計檔案管理工作，提高會計檔案質量，從而達到檔案管理的標準化、規範化、程式化，根據財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》，結合河南宋基保險******檔案管理實際情況，特制定本辦法。

會計檔案是公司的重要檔案資料，必須設專人妥善保管，出納人員不得兼管會計檔案。

二、會計檔案的歸集

第二條凡是本部門形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資表、會計資料、各類合同、協議以及其他有保留價值的會計核算檔案均應歸檔。

在財會工作中形成的收文、發文、會計制度、會計工作計畫、總結等文書材料也要歸檔。

第三條會計檔案的歸檔範圍

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表及會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。

會計檔案可分為：賬簿類、憑證類、報表類、其他等四大類。在歸檔時，需分類清楚，前後分類方法要一致，不得隨意變動。

1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證

2.會計賬簿：包括總賬、日記賬（現金、銀行日記賬）、各種明細賬等。

3.會計報表：包括月份、季度、年度會計報表等

4.其他：包括會計檔案的移交清冊、保管清冊、成本計算表、固定資產明細表、備查賬等。

三、會計檔案的整理與保管

第四條會計憑證的整理

1.會計憑證應按期進行裝訂成冊，原始憑證要按記賬憑證大小摺疊整齊。會計憑證每冊一號，一年內連續編乙個流水號，按年度統一編號。

裝訂前對各種會計憑證要按記賬憑證編號順序排列，嚴格審查，確保無錯、無漏、無串號。做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便於查閱。

2.會計憑證的裝訂要規範，一律左側裝訂，不得頂角。

3.會計憑證封面和封底應按統一方式填寫，一般應寫明：※※年※※月，本月第※※冊，本月共※※冊。

第五條會計賬簿的整理

1.活頁賬需取出空白編頁號後重新裝訂，每本以100-150頁為宜，不宜過厚，不便於日後翻閱。

採用電子計算機進行會計核算的，應當儲存列印出的紙質會計檔案。

2.《賬薄封面》格式應統一使用。

3.總賬、現金日記賬、銀行日記賬、各類明細賬需分開裝訂。

4.會計賬簿在封面上應註明單位名稱、賬簿的名稱，加蓋單位公章。

第六條會計報表的整理

1.會計報表按月份、季度、年度分別裝訂。

2.會計報表的封面、卷內目錄、備考**與文書檔案要填寫一致。

3.會計報表在封面上應註明單位名稱、報表的名稱，加蓋單位公章，財務報表及財務報告在年度終了後，統一收集整理，裝訂立卷歸檔。

第七條合同、協議及其他的整理

各類合同、協議及其他的財務檔案，需按類別及簽訂時間分類保管。

四、會計檔案的借用

第八條因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理相關手續。

第九條因公需要查閱會計檔案時，必須經主管會計同意，方能有檔案管理人員接待查詢。

第十條外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經主管會計同意後，方能由檔案管理人員接待查閱，同時檔案管理人員需詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案的名稱及查閱事由。

第十一條會計檔案一般不得帶出公司，如有特殊情況，需經主管會計同意，總經理或董事長批准並限期歸還。

五、會計檔案保管責任人

第十二條主管會計

1.公司重要經濟合同、協議。

2.資金預算、資金計畫。

3.專案可行性報告、預算、成本計畫。

4.公司下達檔案、通知。

第十三條會計

1.公司原始憑證、會計賬薄、會計報表（含年度報表資料）、納稅資料、監管部門財務報表等。

2.公司經濟往來財務核算發生時各種原始資料。

3.公司使用的收據、發票存根聯。

4.以前年度銀行對賬單。

5.有關銷售協議、台賬、原始單據。

六、會計檔案的保管期限

第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，其中定期保管期限分為：三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了之後的第一天算起。

根據國家有關規定，各類會計檔案最低保管期限如下：

七、會計檔案的移交和銷毀

第十五條會計檔案的移交

1.會計人員工作調動或者因故離職，必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦交接手續的，不得調動或者離職。

2.接替人員應當認真接管工作，並繼續辦理移交的未了事項。

3.會計人員辦理移交手續前，必須及時做好以下工作：

3.1. 已經受理的經濟業務尚未填製會計憑證的，應當填製完畢。

3.2.尚未登記的賬目，應當登記完畢，並在最後一筆餘額後加蓋經辦人員印章。

3.3整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料。

3.4.編制移交清冊，列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現金、有價**、支票簿、發票、檔案、其他會計資料和物品等內容；實行會計電算化的單位，從事該項工作的移交人員還應當在移交清冊中列明會計軟體及密碼、會計軟體資料磁碟（磁帶等）及有關資料、實物等內容。

4.會計人員辦理交接手續，必須有監交人負責監交。一般會計人員交接，由單位會計機構負責人、會計主管人員負責監交；會計機構負責人、會計主管人員交接，由單位領導人負責監交，必要時可由上級主管部門派人會同監交。

5.移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交；接替人員要逐項核對點收。

6.會計機構負責人、會計管理人員移交時，還必須將全部財務會計工作、重大財務收支和會計人員的情況等，向接替人員詳細介紹。對需要移交的遺留問題，應當寫出書面材料。

7.交接完畢後，交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名或者蓋章。並應在移交清冊上註明：單位名稱、交接日期、交接雙方和監交人員的職務、姓名，移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。

8.移交清冊一般應當填製一式三份，交接雙方各執乙份，單位存檔乙份。

第十六條會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經主管會計審查，總經理批准，報上級有關部門批准後執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，並在銷毀單上簽名或蓋章。

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