會計檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司會計檔案管理，統一公司會計檔案管理工作，盡可能保護公司涉及財務方面的商業秘密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，制定本辦法。

第二條公司建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴防毀損、散失和洩密。

第二章會計檔案範圍

第三條電子檔案包括：

1、財務軟體帳套；

2、財務內部編制的各種需備份拷貝的報表及資料。

第四條文字檔案包括：

1、銀行、稅務等相關辦事機構的證照等；

2、會計師事務所提供的審計、評估、驗資報告等；

3、財務報表、帳薄、憑證等財務資料；，

4、公司內部相關的檔案、通知等；

5、銀行餘額調節表、銀行對賬單，重要的合同、協議、章程等。

5、其它需存檔留待以後查閱的資料。

第三章會計檔案的管理

第五條存入檔案的管理

1、電子檔案應定時、定人將備份的光碟交到存檔處保管,交存時應進行登記。

2、文字檔案資料需存檔時,應到存檔處按公司進行登記,必須將原件交留存盤,如無原件可將影印件存檔。

3、會計報表,帳簿,憑證的存檔時間段:可將當前日期的前兩年及之前年限的資料存檔。

4、財務部向其他部門送發各項通知時需先到存檔處先行登記,取得編號後再交由各級領導簽字,待發完通知後再將通知及各領用部門的簽收單一同交留存盤處存檔。

5、各項檔案應分公司、按類別編號存入檔案合。

第六條借用(使用)檔案的管理

1、公司其他部門如有需用財務資料時,應寫明本次需要資料的內容和用途,並有本部門負責人,財務部負責人和提供財務資料的會計簽字後再到財務部存檔處進行登記領取財務資料(包括報表,審計資料等),同時提供財務報表等資料的主管會計應將相同資料交乙份給存檔處留檔記錄，使用原件資料的，使用後應及時交回財務部存檔處。

2、財務內部人員借用各公司證照及資料時,應在存檔處按公司進行借用(使用)登記,用完後盡快交回存檔處登出

第四章會計檔案的整理

第七條各部門和人員按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類，對每一類中的會計檔案再根據不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。

第八條會計憑證的整理

1、每月中旬應將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊，每本厚度不超過2cm。其中，資金訪問款憑單（包括手工單和電腦單）應另外單獨裝訂，並在每本憑證封面上註明日期和訪問款憑條的張數。

2、每本憑證要求摺疊整齊，憑證編號連續，附件齊全，並統一將左上角訂成三角形，每本憑證訂牢不鬆。

3、每本憑證應加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊處各欄內容必須填寫齊全，蓋章清晰，結繩處加貼封紙，並蓋妥裝訂人員騎縫名章。

4、裝訂好的憑證應套上憑證盒，並填寫好憑證盒上各欄內容。

第九條會計帳簿的整理

電腦帳應在每個會計年度終了後分類列印裝訂成冊，並加蓋公司名章。

第十條會計報表的整理、裝訂

1、在辦完年終決算的第二個月應對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數有否短缺，名章是否蓋全。

2、各種月度報表應按月裝訂成冊，年度決算報表應單獨裝訂成冊。

3、分冊製作報表目錄，加製封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，封底結繩處要加貼封紙，蓋妥裝訂人員騎縫名章。

第十一條其他會計資料的整理

平時應做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據其他會計資料的不同型別，分別按照上述會計憑證、帳簿、報表的裝訂要求進行整理、裝訂，並及時歸檔。

第十二條資金調撥單及其附件、專案報告批覆單的保管期限參照經濟合同進行保管；計畫下達指標、計畫執**況報表、保證金餘額差異表及彙總表參照會計報表類進行保管。

第十三條由於工作需要調閱會計檔案，須遵守下列規定：

1、公司內部人員需調閱會計檔案，必須填寫「會計檔案查閱申請單」，先由本部門負責人簽字後，再由財務檔案管理部門負責人簽章同意後，方可調閱；其中，機密級以上檔案經財務總監簽字同意後，方可調閱。申請單一式兩聯，一聯查閱結束歸回檔案後退還查檔人；一聯由檔案管理員編號後留存裝訂。

2、審計、財稅部門因審計和查帳事項需調閱會計檔案時，應出具審計或查帳公文，並由公司接待部門填寫「會計檔案查閱申請單」，申請單經公司財務檔案管理部門負責人簽章同意後，方可查閱；其中，機密級以上檔案的調閱，須經財務負責人批准。

3、公安、檢察、法院、工商等部門因處理相關案件需調閱會計檔案時，應出具正式單位介紹信，經公司法務部門及總裁審核認可後填寫「會計檔案查閱申請單」，經財務檔案管理部門負責人簽章同意後，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或影印，但不得將檔案帶走。

4、外單位人員調閱檔案，需由財務部門人員陪同，查閱完畢，應立即歸還檔案室。

5、查閱檔案時，嚴禁拆散原卷並不得把檔案原件抽走、塗改、勾劃或損壞，

查閱後，應由查閱人在檔案封底備查欄內註明日期和原因。

6、檔案管理員對查閱完畢歸還的檔案應檢查其完整性。

7、會計檔案保管部門應建立「查閱檔案登記簿」，對內部和外部的查閱情況做好記錄，以備查用。

第十四條會計檔案的鑑定和銷毀

1、會計檔案的鑑定。

已到保管期限的會計檔案應由財務檔案主管部門和公司檔案室共同進行鑑定。對債權債務未結清的檔案應抽出重新裝訂，直到債權債務了結後再作銷毀。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出後重新裝訂。

2、會計檔案的銷毀。

經鑑定後需銷毀的會計檔案應由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，並編制「會計檔案銷毀清冊」，經財務檔案主管部門和辦公室審核後按法定程式銷毀。

會計檔案銷毀時，財務檔案主管部門和辦公室應派專人到現場監督整個銷毀過程。

現。第五章會計檔案的移交和保管

第十五條會計檔案的移交與保管

公司財務報表,帳簿,憑證等會計資料在會計年度終了後，可由財務部存檔處將兩年以上的財務報表等會計檔案編制存檔明細表移交給公司會計檔案室，並將其他應交公司會計擋案室存檔的資料編制存檔明細表移交公司會計檔案室，不得自行封包儲存。

將會計檔案移交給檔案室時，應編制一式兩份移交清單，連同實物交檔案室。檔案室應根據移交清單逐件驗收，對不符合規定的應退還移交人員重新整理裝訂。驗收後將移交清單乙份留存，乙份蓋章簽收後退還移交部門儲存。

採用電子計算機進行會計核算的部門，應當儲存列印出的紙質會計檔案，條件具備的還應採用磁帶、磁碟、光碟等磁性介質儲存會計檔案。

會計檔案管理員對已存檔的會計檔案應根據檔案管理的要求和檔案密級

（檔案密級見附件）進行分類、編號、登記和存放，做到妥善保管、存放有序、查詢方便，保證會計檔案的完整無缺，並嚴格執行安全保密制度。

第六章附則

第十六條本管理辦法授權公司財務部解釋和修訂。

第十七條本辦法自2023年11月1日起執行。

附件：會計檔案的保管年限

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