在企業的實際應用需求中，系統提供固有的各種檔案資訊及單據的表現形式，不能滿足實際應用需求。為此，系統提供了內容豐富，應用更為靈活的自定義項、自由項的功能,它將能夠在原有的各種檔案資訊及單據的基礎上根據企業自身需要，進行客戶化操作。
系統為原始單據表頭、表體提供了16個自定義項欄位，可為每個自定義項欄位定義名稱，然後在單據設計中為每類原始單據選擇其所需要的自定義項。
示例5-61：由於管理需要，要求對每筆採購業務執行合同管理，即在每張採購入庫單填入其相應的合同號，並且購入的存貨如有輔計量單位，在票據中顯示其輔計量單位的單價。
實現以上要求可通過如下方法實現：
（1）單據自定義項的設定
操作步驟：
1 在企業門戶中單擊「基礎設定」 | 「自定義項」。
2 單擊【單據頭】、【單據體】按鍵，改「自定義項1」為「合同號」、「自定義項1」為「輔計量單價」。如圖5-61所示
3 選擇「是否必輸」項，「資料**」為手工**。如圖5-62所示：
提示：● 在單據頭自定義項設定時，選擇「是否建檔」，系統將會自動選擇「是否檢驗合法性」。
圖5-61基礎檔案—自定義項
單據體自定義項設定
圖5-61基礎檔案—自定義項
一點通：
資料**：可選擇手工輸入、系統檔案。如選擇系統檔案，還應設定對應檔案、對應字段，以此為單據體自定義項錄入依據。
是否定長： 定長的情況下，可輸入的自定義項內容應限制其字元寬度均等於其定義的可輸入寬度；不定長時則輸入的自定義項內容長度只限制不能大於其定義的可輸入寬度即可。
是否必輸：必輸的情況下，使用該自定義項的檔案、單據必須輸入該自定義項內容；反之，可輸可不輸。
是否檢查合法性：設定需要合法性檢查時，在使用該自定義項的檔案、單據中輸入該自定義項內容後需要檢查輸入的內容是否已經存在：如果輸入內容不存在，則返回到單據上，讓使用者重新輸入自定義項；如果輸入內容存在，則檢查當前操作員是否有自定義項檔案編輯的許可權，如果有此許可權，則將當前使用者新輸入的自定義項新增到自定義項檔案中，如果當前操作員沒有自定義項檔案編輯的許可權，則返回到單據上讓使用者重新輸入自定義項。
是否建檔：設定需要建檔時，在使用該自定義項的單據、檔案中輸入該自定義項內容時，若輸入的內容在該自定義項檔案中不存在，則系統應自動將輸入內容存入自定義項檔案中。
4 定義項設定好後，在單據設計中對採購入庫單模版增加表頭自定義項「合同號」及表體自定義項「輔計量單價」。如圖5-63/5-64所示：
圖5-63 單據設定—表頭自定義項
5 增加表體自定義項「輔計量單價」時，還需選擇「自定項屬性」中的「公式定義」，依次雙擊「表體：金額」、「/」、「表體：件數」，這時在右側會出現該自定義項的取數公式，單擊「確定」完成。
圖5-64 單據設定—表體自定義項
（2）單據自定義項的應用
操作步驟：
1 進入「採購、銷售、庫存」中的各類表單，單擊【增加】，錄入「合同號」內容，系統自動將表頭自定義項「合同號」內容增加到檔案中以便將來查詢
2 表體自定義項「輔計量單價」會根據預先設定好的公式計算出來。（345/20=17.25）
圖5-65 庫存管理—採購入庫
提示● 自定義項的**只是自定義項的助記碼（類似存貨**、**商客戶簡稱），不是必輸項。如果定義自定義項檔案時，既輸入了名稱又輸入了**，則在存貨檔案、客戶、**商檔案錄入自定義項時，或在各種單據上錄入自定義項時，使用者既可輸入自定義項的名稱又可輸入**，但仍儲存名稱。
● 只有在功能許可權中賦予操作員"自定義項設定"許可權和"自定義項檔案"許可權，操作員才可操作自定義項【定義】按鈕，進行自定義項定義。
● 如果操作員許可權中只賦予了"自定義項檔案"許可權，則操作員可在單據中增加自定義項檔案，若需要在自定義項設定選單下增加自定義項檔案則還需具有"自定義項設定"許可權，若操作員需要具有自定義項設定下定義自定義項的許可權，則需要具有"自定義項設定"的許可權。
客戶、**商、存貨自定義項是設在系統的客戶、**商、存貨檔案中沒有提供、但又特殊需要的資訊。這些資訊可根據企業管理需要進行個性化設定，並參與查詢、統計。
示例5-62，企業需要記錄每個客戶的規模（大型、中型、小型），及存貨的質量等級（甲級、乙級），並在銷售過程中體現出來。
（1）自定義項的設定
操作步驟：
1 在企業門戶中單擊「基礎設定」 | 「自定義項」。
2 單擊【客戶】、【存貨】按鍵，改「自定義項1」為「規模」、「自定義項1」為「質量等級」。如圖5-66所示：
提示：● 只有定義客戶、**商、存貨自定義項後，在相應檔案中才會顯示上述資訊。
● 存貨檔案、客戶檔案、**商檔案：在這三個基礎檔案中錄入自定義項時，既可輸入自定義項的名稱又可輸入自定義項的**。如果使用者輸入了**，系統將**轉換成名稱顯示。
圖5-66 單據設定—檔案自定義項
3 在自定義項設定時，選擇「是否必輸」和「是否檢驗合法性」；單擊「檔案」進行自定義項檔案錄入。如圖5-67所示：
圖5-67 單據設定—自定義項檔案
4 在企業門戶中單擊「基礎設定」 | 「客戶檔案」和「存貨檔案」。
5 在客戶、存貨檔案自定義頁中選擇所對應的自定義項內容。如圖5-68所示：
圖5-68 基礎檔案—自定義項
提示：● 進入檔案，參照自定義項，如不選檔案將不予以儲存。
一點通：
● 對於同一存貨乙個自定義項只能設定乙個值，但乙個自由項可以設定多個值。
● 同一存貨乙個自定義項只能對應乙個值，存貨決定了，自定義項也就決定了，因此錄入單據時，不需要再選擇自定義項。
● 在庫存管理系統中，可按自由項設定賬簿並進行統計分析，而自定義項則只能作為存貨的乙個備註性質的說明，用於具體描述存貨的屬性。
（2）檔案自定義項的應用
操作步驟：
1 單擊「基礎設定」 | 「單據設計」，將所需要顯示上述內容的單據加入自定義項。
注意：客戶、**商自定義項在表頭中增加；存貨自定義項在表體中增加。
2 在日常業務中，填製單據時系統會根據所選客戶、存貨檔案自動顯示出其對應自定義項「規模」、「質量等級」的檔案。如圖5-69所示：
圖5-69 銷售管理—發貨單
系統僅為存貨檔案提供了10個自由項欄位，可為每個自由項欄位定義名稱，然後在存貨檔案中為每種存貨選擇其所需要的自由項內容。其主要目的是更為方便快捷的統計具有不同屬性的某一商品。
示例5-63： 10輛b型自行車生產完工入庫，其中有3輛是紅顏色、2輛白色、5輛黑色，這是輛車除顏色之外其他屬性完全一樣。若編制3個存貨檔案（b型紅、b型白、b型黑）顯然十分麻煩，類似情況就可通過存貨自由項實現。
（1） 自由項的設定
操作步驟：
1 在企業門戶中單擊「基礎設定」 | 「自由項」，改「自由項1」為「顏色」。如圖5-610所示：
圖5-610 基礎檔案—自由項
2 單擊「檔案」進行自定義項檔案錄入。如圖5-611所示：
圖5-611 基礎檔案—自由項檔案
3 在企業門戶中單擊「基礎設定」 | 「存貨檔案」，選擇b型自行車的存貨檔案，在「自定義/自由項頁中」在單擊顏色，表示此種存貨已新增了自由項「顏色」。如圖5-612所示：
圖5-612 基礎檔案—存貨檔案
（2） 自由項的應用
操作步驟：
1 單擊「基礎設定」 | 「單據設計」，將所需要顯示的單據加入自由項1「顏色」。如圖5-613所示：
圖5-613 基礎檔案—單據設計
2 在日常業務中，當填製單據時遇到存貨為b型自行車時，需選擇所對應顏色的資訊。銷售、調撥等操作亦是如此。如圖5-614所示：
圖5-614 庫存管理—產成品入庫
提示：● 同一存貨乙個自由項由於可以對應多個值，因此在錄入出入庫單時，還應選擇該存貨本次出入庫的對應自由項的值，
● 在庫存管理系統中，可按自由項設定賬簿並進行統計分析，而自定義項則只能作為存貨的乙個備註性質的說明，用於具體描述存貨的屬性。
在採購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算系統的各類統計分析報表中系統都提供了「自定義項、自由項」的查詢，且各類自定義項、自由項可交叉查詢。
如圖所示，單擊以報表會出現查詢選項介面，單擊圖示輸入自定義項、自由項「顏色」、「質量等級」查詢條件後選擇過濾開啟視窗。
題示：● 如不選擇查詢條件開啟視窗，表示內容為所有自定義項、自由項。
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